Pour rester dans l’analogie médicale du titre, toute personne ayant déjà passé du temps à l’hôpital connaît bien la visite matinale du médecin. Lors de cette tournée dans le service, le médecin s’informe de l’état actuel, de l’évolution ou de l’aggravation de chaque patient. La vie dans l’usine n’est en réalité pas si différente.
La tradition selon laquelle un supérieur hiérarchique ou un contremaître effectue une tournée dans l’usine au moment du changement d’équipe afin de s’assurer que tout est impeccable pour la journée de travail à venir existe depuis des décennies. Pour beaucoup, cela se faisait et se fait encore aujourd’hui avec un bloc-notes à la main. Shepherd propose une autre approche : utilisez plutôt une tablette (ou un smartphone). Cet article de blog traite de la fonction « visite matinale » de Shepherd, qui offre aux chefs d’équipe et à leurs équipes un avantage en matière de documentation et de planification.
Traitement des cas NetSuite dans le secteur manufacturier
Cela peut se faire sur un site avec des équipements loués ou dans une usine de production avec des équipements appartenant à l’entreprise. Cela peut également se faire simultanément sur plusieurs sites de la région. En examinant tous les postes de travail, les lignes de production, les véhicules et les équipements, et en discutant avec les opérateurs et les techniciens concernés, les erreurs ou les problèmes peuvent être enregistrés dans l’application Shepherd.
Le problème peut ainsi être signalé comme un « cas NetSuite ». Une fois le cas ouvert, la solution Shepherd permet l’échange d’informations entre les parties concernées, telles que le supérieur hiérarchique sur place et le responsable au siège. L’appareil portable permet de prendre des photos de l’installation, qui peuvent être jointes au cas dans le cadre des données signalées.
Élimine les doublons et donc les coûts
Il est possible que d’autres personnes aient également remarqué le défaut en question. Dans ce cas, le responsable et le technicien peuvent discuter de la situation à l’aide de la fonction de chat intégrée. Ils peuvent ensuite décider lequel des deux rapports doit être supprimé et lequel doit être transmis, et de quelle manière : faut-il créer un ordre de service ou demander un appareil de remplacement conformément aux conditions du contrat ?
Bien sûr, Shepherd n’a pas inventé cette routine. Comme mentionné précédemment, cela fait des décennies que de nombreux secteurs ont pour habitude de faire le point avant de commencer à travailler. Shepherd facilite et améliore toutefois la fiabilité de ce processus. Comparons cela aux méthodes utilisées auparavant : un carnet ou un bloc-notes.
Plus qu’une simple question de temps
Un bloc-notes n’a beau pas nécessiter de chargeur, mais il faut tenir compte des écritures illisibles et des taches lors de la saisie des données. Tous les détails sont-ils notés ou sont-ils juste mémorisés pour être retranscrits ensuite de mémoire au bureau après la visite ? S’agit-il de la même personne qui retranscrit que celle qui a effectué la visite ? Après tout, un supérieur hiérarchique a de nombreuses tâches à accomplir, et remplir des formulaires n’est peut-être pas sa priorité.
En revanche, l’option « Téléphone ou tablette » signifie que le rapport est déjà enregistré dans le système en tant que dossier dès que le supérieur hiérarchique a saisi les faits pertinents relatifs à une erreur ou à un problème et est passé au poste de travail ou à la ligne de production suivant(e). Toutes les images ou tous les codes scannés associés sont également enregistrés et stockés dans le dossier pour un traitement ultérieur.
De plus, comme mentionné précédemment, cela évite d’avoir à effectuer des recherches manuelles fastidieuses par la suite. Si cet élément est déjà présent dans le système, il est immédiatement visible. Et si les données et les problèmes sont similaires, il est facile de reconnaître qu’il s’agit du même problème signalé deux fois et de le résoudre. La fonction de reconnaissance vocale étant aujourd’hui omniprésente sur les appareils portables, le superviseur n’a même plus besoin de taper grâce à la réponse de Shepherd.
Ce sont les gains de temps cumulés et la prévention des erreurs grâce à des fonctions Shepherd telles que celles-ci qui, au fil des jours et des semaines, se traduisent par une réduction considérable de la charge administrative et des vérifications ou corrections a posteriori. Le processus est raccourci dans son exécution, avec beaucoup moins d’erreurs potentielles, ce qui réduit le temps nécessaire aux deux extrémités du processus.
Des données claires sur lesquelles s’appuyer pour agir
Le dossier est créé et les décideurs disposent alors de tout ce dont ils ont besoin pour… eh bien… prendre une décision. Le manager peut être invité à donner son avis sur la meilleure marche à suivre, que ce soit en raison de son jugement, de son expérience ou des directives de l’entreprise. Et n’oublions pas que le temps gagné grâce à la saisie et à l’escalade du problème n’est pas seulement bénéfique pour le supérieur hiérarchique. Une erreur est parfois grave pour l’entreprise et nécessite des mesures urgentes. Les minutes gagnées par le supérieur hiérarchique peuvent représenter des milliers d’euros de recettes perdues pour l’entreprise si l’erreur est détectée suffisamment tôt.
Papier et crayon continueront d’avoir leur place, mais il s’agit d’une forme provisoire de création de dossier, différente des autres et pouvant renvoyer plus concrètement à un problème identifié. Une fois créé, il est beaucoup plus difficile d’ignorer ou d’oublier un message dans votre boîte de réception ou une feuille dans votre corbeille à papier, car ceux-ci pourraient être noyés parmi des dizaines d’autres.
Ces processus s’appliquent aux inspections à l’échelle de l’usine, aux contrôles de la flotte de location et aux changements d’équipe. Ils peuvent avoir lieu dans une petite usine familiale, une vaste usine de fabrication ou une plate-forme pétrolière, voire dans un hôpital où les conditions sont contrôlées et les équipements essentiels. Au total, cette fonctionnalité permet d’économiser des journées de travail entières, car les petits détails administratifs ne sont plus un obstacle. Et comme nous le savons tous, le temps, c’est de l’argent.
Des répercussions étonnamment importantes pour les entreprises
Il en résulte non seulement une escalade du cas, qui peut parfois se produire en quelques minutes, mais aussi des changements à l’échelle du service ou de l’entreprise, qui ont non seulement des répercussions financières, mais aussi des implications en matière de santé et de sécurité. Vous disposez d’un enregistrement numérique qui, une fois créé, s’affiche immédiatement dans différents systèmes pertinents, par exemple dans le planificateur du responsable du service, dans la liste d’affectation du gestionnaire d’entrepôt et enfin dans la liste des commandes de vente du comptable. Une piste d’audit complète, générée à partir d’une seule saisie effectuée en une seule matinée : plus besoin de gérer des « post-it ».
Une autre preuve de l’importance de cette fonction, qui peut sembler insignifiante à première vue, est que les nouveaux clients demandent souvent dès les premiers entretiens informatifs avec Shepherd si une telle fonction est disponible. Pour découvrir quelles sont vos autres priorités déjà prises en compte dans la solution Shepherd, prenez rendez-vous dès aujourd’hui pour une démonstration.
