Les Commandes Attribuées sont une nouvelle fonctionnalité proposée par Shepherd, qui apporte de la souplesse à la gestion des tâches récurrentes.
Le service de maintenance qu’une entreprise propose à ses clients peut être réservé aux cas d’urgence. Il peut également ne concerner que certains aspects du programme de maintenance d’un bien que ce client ne peut effectuer lui-même. Il peut enfin couvrir tout ce dont un client a besoin afin de maintenir un bien en état de fonctionnement.
Ainsi, une entreprise peut être amenée à émettre des Commandes de Service pour des travaux récurrents, similaires, répétitifs, pour les mêmes clients, à maintes reprises. Dans ce cas de figure, il est très probable qu’un technicien en particulier soit tout désigné pour être chargé de ces commandes, que ce soit en raison de son expérience avec l’équipement en question, de sa familiarité avec le site ou le personnel, ou même de la nature de sa relation de travail avec le client.
Une plus grande flexibilité dans la planification
La fonction de Commande Attribuée dont il est question ici rend cette affectation possible sans impacter la capacité d’un technicien à planifier son temps de manière optimale. La Commande Attribuée indique simplement au technicien qu’il a un travail à effectuer : la tâche dont il va s’occuper est à son nom ; et, alors que les détails tels que la personne qui réalisera le travail, l’endroit où il se déroulera et sur quoi il portera sont convenus à l’avance, la date précise de réalisation de la tâche reste ouverte.
Le technicien peut décider du moment où il effectuera le travail.
Ce qui semble n’être qu’un détail peut avoir un véritable impact. Auparavant, une Commande de Service ne pouvait être établie sans une date et une heure précises, ce qui impliquait une limite pratique au nombre de commandes pouvant être générées à l’avance. Or, une Commande de Service, c’est un contrat pour votre entreprise. Vous savez que ce travail sera effectué et facturé. Le client sait que le travail sera effectué et qu’il devra le payer. Les sommes en jeu sont connues, du moins dans une certaine mesure.
Il devient donc possible de faire des prévisions raisonnables sur les revenus qui pourraient être obtenus sur la base des Commandes de Service existantes.
Dorénavant, dans la mesure où la saisie d’une date précise n’est plus nécessaire, davantage de Commandes de Service peuvent être émises à l’avance : l’entreprise peut prévoir à plus long terme la somme de ses recettes et planifier son activité de manière plus souple.
Les budgets prévisionnels sont désormais plus faciles à établir
Grâce à des Commandes Attribuées enregistrées en temps voulu, vous êtes susceptible d’avoir un quota complet de services facturés avec vos dix principaux clients pour le reste de l’année, vous permettant d’établir des prévisions réalistes sur les fonds qui pourraient être disponibles, et prévoir vos futurs investissements.
Sur le terrain, vos chargés de maintenance seront en mesure de déterminer avec plus de précision les équipes qui risquent d’être à court d’effectifs et d’organiser leur soutien par d’autres moyens. Sur la base des commandes en cours, ils pourront aussi détecter plus rapidement l’occurrence de contrats dont les exigences risquent de ne pas être satisfaites.
Ces informations peuvent également permettre aux gestionnaires de discriminer plus rapidement entre ce qui est susceptible d’être fait et ce qui est réellement nécessaire, anticiper un problème ou une situation inhabituelle permettant en général de l’éviter.
Une meilleure planification de la main-d’œuvre pour un travail plus fluide
Sur le terrain, votre technicien tire profit d’un moyen de planifier son propre emploi du temps d’une manière flexible et adaptée aux situations rencontrées ; une marge de manœuvre qui lui permet de pouvoir faire face à l’imprévu plus facilement.
Les Commandes de Service peuvent être établies sans autre renseignement que le nom du client et son adresse. En sus de la localisation, une Commande de Service dûment réservée mentionne la date, l’heure et le nom du ou des techniciens dépêchés sur site.
La Commande Attribué se veut l’étape intermédiaire, où seules la date et l’heure restent ouvertes. Le reste est défini. La simple possibilité de pouvoir procéder de la sorte peut considérablement soulager la pression administrative qui pèse sur le responsable de la maintenance. Il peut traiter davantage de commandes, sachant que la durée de l’intervention ne dépend pas de lui, mais qu’elle est décidée par le technicien.
De son côté, le client est rassuré de savoir que son besoin a été reconnu et planifié, éventuellement des mois à l’avance, et que, le cas échéant, il peut même être effectué par le technicien de son choix.
Cette nouvelle fonction a pour effet de réduire le poids de votre fardeau administratif, la survenue de situations imprévues et de favoriser la satisfaction générale de vos clients. Si vous souhaitez bénéficier d’un tel degré de flexibilité pour votre service de maintenance, demandez une démonstration de Shepherd.
