Cet article de blog traite de l’évolutivité et de la façon dont elle est rendue possible par la mise en œuvre d’une solution de CMMS bien pensée et adaptée à votre entreprise. Concrètement, implémenter un changement de cette envergure à vos opérations courantes revient à découvrir que vous avez des vitesses lorsque vous pédalez en montée : votre capacité s’accroît tout en soulageant votre effort. Native de NetSuite, la solution CMMS de Shepherd optimise encore votre entrée dans cette nouvelle façon de concevoir l’efficacité. Pour vous en convaincre, nous vous invitons à lire ce qui suit.
Dire que Shepherd enregistre toutes les informations pour les rendre disponibles sur le terrain est une description simplifiée de ce qu’offre l’application : Shepherd automatise la communication. Il s’agit de protocoles qui s’effectuent à l’insu de l’utilisateur, ce qui n’est une bonne chose si l’on considère les volumes d’information concernés et le fait que devoir faire passer cette information par un utilisateur est souvent précisément ce qu’un client de Shepherd souhaite éliminer.
Le facteur humain
Une telle communication a lieu entre les ventes, la comptabilité et le service après-vente. Avant la mise en application de Shepherd au sein d’une structure, il n’est pas rare que le service des ventes négocient un service qui n’est ensuite pas exécuté par l’équipe de maintenance. Ou bien encore, qu’une tâche ait été entreprise par l’équipe de maintenance sans jamais avoir été facturée. Pourquoi ? Ces erreurs se produisent parce que les processus utilisés exigent de quelqu’un qu’informe activement les autres départements de ce qui doit être fait et peut-être aussi de ce qui a été fait, et il arrive parfois que ce processus échoue.
Ces erreurs aboutissent à un travail inefficace, qui coûte plus cher, ou par un travail qui n’est pas facturé. Quoi qu’il en soit, sans compter le manque à gagner, le résultat est le même : la réputation du prestataire de services est entachée aux yeux de ses clients. Une impression d’une opération désorganisée sape la valeur principale des relations d’affaires : la confiance.
Les canaux de communication de Shepherd
Initialement, le service des ventes communique avec le service après-vente pour l’informer qu’il a vendu un service que l’équipe dédiée est chargée d’exécuter. Shepherd s’en occupe automatiquement : dès son enregistrement par le service des ventes. Concrètement, en fonction du service acheté par le client, Shepherd s’assure que le technicien auquel la mission est assignée maîtrise les tâches qu’il est censé effectuer : ce que les ventes saisissent, le technicien le voit sans qu’une personne supplémentaire ne joue le rôle d’intermédiaire.
La comptabilité doit maintenant être informée que le travail doit être facturé sur la base de ce qu’il a exigé en termes de ressources facturables. Au-delà des opérations quotidiennes, toutes ces informations peuvent également être affinées, ce qui permet à la direction générale d’avoir une vision plus large de ses coûts et de ses revenus et de voir si son modèle actuel est aussi rentable qu’elle le souhaite.
La rentabilité d’un seul élément de l’entreprise serait très difficile à estimer manuellement, mais avec Shepherd, il suffit de demander un rapport à l’application. Cet élément peut être un client : vous coûte-t-il plus qu’il ne vous rapporte ? Il peut aussi s’agir d’une machine : son entretien est-il plus coûteux que le travail qu’elle accomplit pour vous ?
Cohérence avec la commande de service
Le facteur humain peut être à l’origine d’erreurs, dues à des oublis. Il peut également être à l’origine d’erreurs dues à des habitudes. Il n’est pas rare qu’un technicien effectue les tâches qu’il a l’habitude de faire, au lieu de celles que celles que son travail exige de lui. Dans ce cas, les problèmes qui nécessitaient intervention peuvent rester en partie irrésolus. Un service médiocre pour le client et une perte de temps pour votre entreprise, car le technicien devra effectuer une seconde visite pour achever ce qui aurait dû être fait lors de la première.
Shepherd écarte ce problème : ce dont le client a convenu sur le bon de travail initial est exactement ce que le technicien voit sur le terrain, affiché sur son appareil. Grâce à cette liste de contrôle, la comptabilité peut facturer exactement ce que le technicien confirme avoir fait, au lieu d’effectuer les mêmes tâches, par esprit de routine. Cela aboutit au fait que le temps passé sur le site est bien employé, que moins de visites seront nécessaires pour corriger des erreurs, et que la facturation est plus précise.
Une plus grande capacité, un meilleur contrôle
Selon une conception verticale, l’évolutivité signifie que vos responsables de services peuvent gérer plus facilement un plus grand nombre de techniciens. Une planification plus simple aboutit à des itinéraires de service optimisés afin de permettre d’effectuer plus de services dans le même laps de temps. Comme nous l’avons vu plus haut, il y aura moins d’interventions répétées pour des tâches non effectuées lors de visites précédentes. Du point de vue de la location, vous pouvez prévoir et planifier plus efficacement afin d’optimiser le taux d’utilisation de chaque bien locatif que vous possédez.
Plus encore, l’implémentation de Shepherd peut vous donner une nouvelle perspective sur les opérations de votre entreprise : vous n’êtes plus dans l’ignorance de ce que font vos techniciens (à la fois une dépense importante pour l’entreprise et une grande source potentielle de revenus) pendant leurs quarts de travail. Shepherd vous permet de repérer, très facilement, les techniciens qui sont efficaces et produisent du bon travail, et ceux qui ne le sont pas, ce qui vous aide à prendre de bonnes décisions quant à la gestion de votre personnel.
Les prévisions gagnent également en fiabilité. Les prévisions à long terme ne sont plus une vague estimation, mais une idée claire de ce que vous pouvez ou ne pouvez pas espérer faire dans les mois ou les années à venir. Vous saurez si vous avez suffisamment de personnel pour atteindre vos objectifs, ou si vous en manquez. La coordination des congés est également infiniment simplifiée, de sorte que vous n’êtes jamais dans l’incapacité de remplir vos obligations. Tous ces avantages sont confirmés par les retours des clients actuels de Shepherd.
La préparation est la clé d’une transition en douceur
Pour tirer le meilleur parti des possibilités offertes par le CMMS de Shepherd, gardez à l’esprit que, comme c’est souvent le cas, la préparation est nécessaire à la transition. Réfléchir et documenter les exigences de service exactes de vos propres ressources ou de celles dont vous vous occupez pour vos clients est une première étape. Dresser la liste des compétences de vos techniciens, tant au niveau global qu’individuel, vous permettra également de vous assurer que vous pouvez tenir les engagements que vous passez.
Une autre bonne méthode de préparation consiste à prendre les informations contenues dans vos relevés manuels précédemment utilisés et à les enregistrer dans un format qui peut être uploadé sur Shepherd. Indexer le travail de maintenance sur le nombre d’exemplaires d’un dossier sur papier constitue un manque à gagner, dans la mesure où l’ensemble de données contenu dans ces dossiers pourrait être converti en une version numérique accessible à tous, à tout moment et en tout lieu.
Un autre ensemble de données qui peut être examiné est le stock présent dans vos véhicules de service : les entreprises sont constamment surprises de constater la quantité de pièces détachées qu’elles ont réparties dans les coffres et sur les sièges arrière des véhicules de service. Ces pièces sont invisibles pour l’entrepôt. Shepherd connaît des cas où des pièces à long délai de livraison que l’on croyait manquantes sont soudainement apparues grâce à ce processus. Jusqu’alors, des travaux avaient été reportés et refusés en raison de l’absence de ces pièces, alors qu’en fait, elles étaient là depuis toujours : inconnues de l’entreprise jusqu’à l’implémentation de Shepherd.
Permettre à votre entreprise de se développer
Il ne s’agit là que d’un aperçu de ce qui est possible lorsque vous adoptez le CMMS de Shepherd pour la gestion de votre maintenance, de vos services sur le terrain et de vos locations, et que votre potentiel réel est libéré et mis à profit.
Si les fonctions et les possibilités énoncées vous semblent pouvoir bénéficier à votre entreprise, pourquoi ne pas faire le premier pas pour passer à la vitesse supérieure ? Demandez-nous une démonstration. Découvrez tout ce que vous pourriez faire de plus et comment vous développer avec le CMMS de Shepherd.
