Dans un récent article de blog, il est question du gain de temps (excusez le jeu de mots) obtenu grâce à Shepherd, qui permet aux techniciens de comptabiliser le temps qu’ils ont investi et de l’injecter automatiquement dans un système qui recoupe toutes les sources d’informations pertinentes pouvant avoir un impact sur la personne qui consacre ce temps à la veille économique, aux rapports, à la facturation, etc.
Ce blog traite de la manière dont ce même système peut aider les entreprises à voir exactement comment elles rentabilisent leurs investissements au niveau du personnel.
L’application mobile de Shepherd remplit plusieurs fonctions lorsqu’il s’agit de fournir à l’utilisateur de Shepherd des informations sur son entreprise. Elle permet de savoir quelles pièces sont sous-traitées et à bord du véhicule d’un technicien donné. Elle peut permettre aux techniciens d’agir de manière proactive et d’attribuer eux-mêmes des tâches pertinentes, de sorte que le client ne perde pas inutilement du temps précieux en raison de temps morts.
Comme il s’agit d’un appareil mobile, il peut également être suivi.
La triste réalité, c’est que pendant que vous vous penchez sur la question, vous préférez probablement ne pas penser à l’éventualité que vos propres employés ne soient pas toujours aussi consciencieux que vous le souhaiteriez. Il se peut même que certains négligent leurs obligations.
Suivi des techniciens pour les responsabiliser
Vous payez vos techniciens pour qu’ils effectuent un travail. Vous facturez également ce travail à vos clients. Si les informations utilisées pour l’un ou l’autre de ces processus sont imprécises, cela peut poser des problèmes sous une forme ou une autre. La saisie des temps de Shepherd vous permet de savoir quand un technicien a commencé un travail et quand il l’a terminé, notamment pour remplir ses obligations contractuelles envers vous.
Vous pouvez également retracer l’endroit où ils se trouvaient au moment où ces entrées ont été faites. Des emplacements exacts et des horaires précis. Cela signifie que vous pouvez vérifier toute affirmation d’un technicien non professionnel selon laquelle il était sur place lorsque la mission a « commencé ». Si cette affirmation s’avère être fausse, vous pouvez faire le nécessaire pour garantir que les pointages frauduleux et opaques ne se produisent plus.
Des données incontestables sont à votre disposition
Le système « triangule » également les informations, de sorte que l’utilisateur est en mesure de savoir quand une notification relative au travail atteint l’appareil d’un technicien, à quel moment il la consulte et où il se trouve à ce moment-là. De cette manière, les travailleurs qui ne respectent pas leur contrat de travail et espèrent que l’ignorance des circonstances désarme leur employeur ne peuvent se cacher nulle part.
De même, ces informations peuvent être utilisées pour réfuter les affirmations d’un client selon lesquelles un travail n’a pas été effectué, car ils ne sont pas non plus à l’abri de la tentation d’obtenir quelque chose gratuitement. Dans de tels cas, votre technicien zélé obtient gain de cause et votre client reçoit une facture conforme au contrat. Dans ce contexte, il doit payer – également conformément au contrat.
La nécessité d’avoir une idée claire de ce qu’est un service et de ce qu’il n’est pas ne doit pas cacher un motif sournois. Dans les Service Level Agreements, il existe des critères pour déterminer ce qui est considéré comme du travail convenu et non convenu et combien de temps le client doit attendre avant qu’un technicien n’arrive. En revanche, les données fournies par Shepherd peuvent être très efficaces pour montrer si les prestations ont été respectées, que ce soit en termes de fréquence des services, de durée, d’emplacement, etc.
Utilisation des données temporelles pour identifier les écarts de performance
Parfois, l’utilité de cette saisie transparente des temps de travail ne réside pas dans des comportements peu scrupuleux de la part des employés ou des clients, mais simplement dans le fait de voir qui travaille efficacement et qui devrait être formé davantage. Si vous avez une équipe de techniciens qui peuvent tous fournir une certaine prestation en quatre heures, mais que deux autres mettent six heures à compléter la tâche, il faut clairement agir.
Si vous savez qu’il leur faut 50 % de temps en plus pour effectuer la même tâche, vous pouvez examiner où se situe le problème. Il se peut même que vous découvriez que le groupe principal n’est pas plus rapide, mais qu’il a manqué une étape en raison d’une documentation insuffisante – ce qui aurait été dissimulé si les temps consignés dans l’application Shepherd n’avaient pas servi de référence.
À bien des égards, les informations recueillies par la fonction « Temps et matériel » de Shepherd vont au-delà des processus quotidiens de facturation, d’attribution des commandes et de suivi des stocks. Elles constituent une police d’assurance contre les malentendus et la désinformation, qu’elle soit accidentelle ou intentionnelle. Elle peut révéler des déséquilibres en termes de performances et de connaissances au sein de l’organisation et aide à mettre en évidence les écarts entre le travail effectué et le travail requis.
Ces utilisations font à elles seules de Shepherd’s Time and Materials une fonctionnalité qui vaut la peine d’être utilisée avant même de prendre en compte les heures de travail qu’elle permet d’économiser et les erreurs potentielles qu’elle élimine. Pour plus d’informations, contactez Shepherd et demandez une démo.
