Lorsqu’il s’agit de facturer un client, les utilisateurs de Shepherd ou les abonnés envoient des factures sur la base de deux ressources possibles vendues. C’est, en effet, le cas de toutes les entreprises. Il s’agit soit d’un produit physique, soit de connaissances, soit de compétences. Le premier est inscrit sur la facture en tant qu’objet, tandis que le second apparaît en tant que temps passé.

Ce blog traite de la manière dont Shepherd peut réduire le risque de retards dans la facturation ou d’erreurs qui doivent ensuite être corrigées lors de la facturation de ces produits physiques ou matériaux.

Suivre les pièces de l’étagère à la facture

L’un des avantages reconnus depuis longtemps de la solution Shepherd et de son application mobile est qu’il n’y a plus de trous noirs dans l’entrepôt. Autrefois, un responsable de l’approvisionnement aurait demandé au personnel de l’entrepôt de le tenir au courant de ce qui était disponible ou non. Lorsque les stocks étaient faibles, il suffisait de passer des commandes. Cela peut paraître simple, mais ce n’est pas parce que quelque chose n’est pas en stock qu’il n’y en a plus. 

Il est tout à fait possible que la pièce ou le composant soit encore en possession de l’entreprise, mais qu’il se trouve, par exemple, sur le plateau d’un véhicule ou sur un établi. Grâce à l’application mobile de Shepherd, il est possible d’enregistrer le parcours d’une pièce depuis l’étagère jusqu’à la facture du client. Un changement rafraîchissant quand on est habitué à voir des pièces disparaître des étagères et qu’il ne reste plus qu’à espérer que quelqu’un se souvienne de quand et pour qui elle a été achetée, et qu’alors la pièce puisse être enregistrée en conséquence.

Dès que la pièce quitte l’entrepôt, elle est certes mobile, mais elle a toujours une valeur dans le bilan de l’entreprise. La remplacer maintenant serait une dépense inutile qui apparaîtrait également dans le bilan. Si l’on multiplie cela par toutes les pièces qui sont externalisées pour toutes les commandes, ces bilans pourraient être très différents de la réalité.

Règles de facturation personnalisées pour différents clients

Cette situation est encore compliquée par un élément que Shepherd prend également en compte : le fait qu’un contrat de service donné peut traiter la facturation d’une même pièce différemment d’un client à l’autre. Un client peut avoir un contrat de service dans lequel les pièces et les matériaux sont couverts ; un autre peut avoir un contrat dans lequel les pièces ne sont facturées que pour certains types de travaux, mais pas pour d’autres. Les permutations sont nombreuses et, quelles qu’elles soient, Shepherd veille à ce que les règles de facturation applicables dans un cas donné soient respectées. Pas d’erreur, pas de perte de revenus.

Maximiser la rentabilité grâce à un inventaire et une facturation précis

Shepherd, et donc Netsuite, le permettent. En fait, les analyses incluses dans NetSuite Inventory permettent aux abonnés de Shepherd de bénéficier de prévisions et d’analyses de dépenses beaucoup plus précises pour leur budget de pièces détachées. Cela leur permet de voir si cet aspect de leur modèle d’entreprise est rentable, s’il ne fait que tourner en rond ou s’il leur fait perdre de l’argent. Par essence, aucun aspect du parcours d’une pièce dans les opérations d’un abonné ne reste dans l’ombre et lorsqu’elle est utilisée comme prévu, son inclusion dans la facturation est automatique, sans retard ni inexactitude.

Illustrons cela par un exemple. Un abonné donné peut avoir en stock dix pièces d’un coût de 1000 dollars chacune. Lorsque six d’entre elles sont retirées par des techniciens ayant des travaux à effectuer, il en reste quatre sur l’étagère. Le remplacement des six pièces manquantes ferait passer les coûts de l’abonné de 10 000 dollars à 16 000 dollars, sans qu’aucun revenu de facturation ne soit perçu. La fonctionnalité de Shepherd permet de savoir clairement où se trouvent les six premiers, évitant ainsi des dépenses inutiles et la vulnérabilité qui en découle.

Dans l’intervalle, ces six pièces sont progressivement utilisées dans la fourniture de services aux clients du participant, trois d’entre elles étant installées dans le cadre de contrats dans lesquels des pièces sont incluses et ne sont donc pas facturées. Une autre est facturé à moitié prix dans le cadre d’une offre d’acquisition de nouveaux clients et seuls les deux dernières sont facturées à plein tarif sur leurs factures respectives.

Avec toutes ces informations, l’organisation d’abonnés peut maintenant déterminer quand elle doit effectivement commander à nouveau les six pièces utilisées, puisqu’elle sait combien ces six pièces ont coûté à l’achat et ce qu’elles ont rapporté à l’entreprise en termes de recettes facturées. Il est ainsi plus facile de déterminer si les nouveaux contrats clients représentent une bonne idée ou si les contrats incluant des pièces sont plus ou moins rentables que ceux dans lesquels les pièces sont facturées à l’usage. Sans parler de l’intégration dans la fonction de planification des besoins de NetSuite avec des alertes, spécialement conçue pour aider les utilisateurs à s’assurer qu’ils disposent du stock dont ils ont réellement besoin au moment où ils en ont besoin — ni plus ni moins.

Si votre entreprise dépense plus en pièces que vous ne le souhaitez, vous devriez peut-être essayer de voir ce que cela donnerait d’avoir un aperçu de ces dépenses. Réservez une démo Shepherd dès aujourd’hui.

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