Simplifier les opérations de location : flexibilité et adaptabilité

L’objectif de Shepherd, en quelques mots : éliminer autant que possible les obstacles, les inefficacités et les incertitudes liées à l’information pour les entreprises disposant d’actifs. Grâce à sa longue expérience, Shepherd a su éliminer les principaux risques de gaspillage pour les entreprises. À moins que NetSuite ne subisse des changements majeurs auxquels Shepherd doive s’adapter dans le cadre de son profil, ce sont les détails les plus subtils qui permettent à Shepherd, en tant que seul système EAM natif de NetSuite, de rester en tête.

Une nouvelle dimension dans votre flux de travaux de location

Cet article se penche sur l’une de ces nouveautés intéressantes du module de location : les « Locations avec livraisons ». Le nom lui-même est quelque peu trompeur et vise à aligner la nomenclature de la fonction sur le processus existant dans le module de location.

Plutôt que d’être strictement liée à la livraison des biens de location, elle concerne davantage leur affectation à des réservations spécifiques. Vous constaterez également une intégration plus poussée avec les ordres de service, où les actions de livraison et d’affectation sont désormais directement intégrées au flux de travail des services plutôt que gérées séparément au sein des processus du module de location.

Cela peut sembler anodin, mais si Shepherd a développé cette fonctionnalité, c’est parce qu’elle était suffisamment importante pour qu’un client souhaite qu’elle soit ajoutée. Après tout, c’est ainsi que la plupart des fonctionnalités de Shepherd évoluent aujourd’hui dans les secteurs verticaux existants : c’est le client qui le demande. Examinons cela de plus près pour comprendre pourquoi cette nouvelle fonctionnalité a fait le bonheur d’une personne, et d’autres suivront.

Pour les entreprises de location, la clé d’un chiffre d’affaires solide – et donc de moins de soucis – réside sans aucun doute dans le fait de disposer des équipements à louer et d’en connaître l’état. À cela s’ajoute la nécessité pratique de s’assurer que le bon matériel est disponible, attribué et livré au bon endroit et au bon moment. « Locations avec livraisons » aide à relever ce défi de front, grâce à une étape supplémentaire liée à la liste « Locations avec livraisons » – d’où son nom.

Une vue centralisée permet un meilleur contrôle

La liste des locations avec livraisons offre une vue unique et consolidée de toutes les réservations d’équipement à venir et nécessitant une intervention. Au lieu de passer sans cesse d’un enregistrement ou d’un contrat à l’autre, vous bénéficiez d’une vue claire et hiérarchisée où les réservations sont soigneusement organisées. Cette nouvelle facilité de navigation et d’exécution peut également être mise à la disposition des personnes hors du siège social, comme les techniciens de maintenance sur site chargés de livrer et de préparer physiquement l’équipement sur place, même s’ils ne disposent pas d’autorisations de location spécifiques.

Les entrées sont triées par date de début, car plus un projet doit démarrer tôt, plus il est important de s’assurer que tout est en ordre en ce qui concerne le contrat de location : cela n’a aucun sens de régler les locations pour le mois prochain si celles prévues pour demain sont encore complètement en désordre.

Outre la date de début, un classement logique est effectué par type d’appareil, marque et modèle, ce qui signifie que la solution Shepherd veille à regrouper les réservations similaires tout en rendant les différences immédiatement visibles. Vous évitez ainsi des erreurs embarrassantes et potentiellement coûteuses : moins d’ambiguïtés et des commandes plus faciles à traiter grâce à une organisation plus structurée.

Filtrage et hiérarchisation améliorés

Le regroupement par défaut n’est bien sûr pas immuable, et des modifications sont possibles. La fonctionnalité comprend un système complet de recherche et de filtrage, vous permettant ainsi, en tant qu’utilisateur, d’effectuer une recherche sur n’importe quel attribut de réservation visible. Les filtres permettent d’affiner les résultats de recherche par plage de dates, type d’appareil, marque ou modèle, client ou contrat de location. Comme il s’agit de filtres interdépendants, les sélections effectuées adaptent dynamiquement les options disponibles dans d’autres champs, ce qui évite les combinaisons invalides et garantit la pertinence de l’ensemble de données. Il en résulte, une fois de plus, un gain de temps. 

Lors de la recherche, vous pouvez définir jusqu’à quand les réservations doivent être chargées. Il peut s’agir uniquement des livraisons du jour ou également de celles des jours suivants. Étant donné que certains clients peuvent avoir des dizaines de commandes par jour, ce paramètre permet de garantir que la liste reste claire et corresponde aux priorités opérationnelles. Vous pouvez toutefois passer outre ce paramètre afin de conserver à la fois une structure et une certaine flexibilité, selon vos besoins.

De la commande à la livraison en un seul geste

Le processus d’attribution des appareils est au cœur de cette fonctionnalité. Dès que vous savez quels contrats correspondent à vos critères de recherche, vous pouvez attribuer directement les appareils disponibles à ces réservations. À partir de là, le flux de travail va au-delà de l’attribution et englobe la livraison proprement dite, au cours de laquelle les utilisateurs peuvent, dans le cadre du même processus, sélectionner des appareils spécifiques pour chaque réservation et les marquer comme livrés. Les attributions sont immédiatement prises en compte ; le système met alors à jour les quantités réservées ou supprime les réservations déjà honorées.

Ainsi, l’interface utilisateur reflète en permanence l’état opérationnel actuel, sans nécessiter de mises à jour ou de rapprochements manuels – là où des erreurs ou des doublons pourraient autrement se produire.

Mises à jour en temps réel et réduction des erreurs

Toutes ces opérations s’intègrent également dans le cycle de vie du contrat de location et garantissent que les activités de traitement mettent à jour le contrat en temps réel, sans nécessiter d’étapes de suivi distinctes. Grâce à l’utilisation intensive par Shepherd de configurations permettant de sélectionner des procédures préférentielles, le fait de marquer un équipement comme « livré » peut servir à déterminer le début officiel de la période de location, ce qui permet, par exemple, de lier la finalisation de la livraison à la facturation et à la date du contrat.

Les fidèles lecteurs de ce blog se demandent peut-être si cette fonctionnalité n’a pas déjà été abordée il y a quelques mois, car le sujet semble très similaire. Ce n’est toutefois pas le cas. Alors que l’autre aspect du système traite de la manière dont les articles de location sont classés – par exemple, la distinction entre les immobilisations et les stocks pour le suivi des coûts ou la facturation –, cette fonctionnalité porte exclusivement sur la mise en œuvre pratique. Il s’agit donc d’un sujet connexe, mais non d’un doublon. Votre tâche ne consiste pas à définir ce qu’est un article d’un point de vue comptable, mais à vous assurer qu’il est correctement attribué, livré et suivi au sein du flux de travail opérationnel. Si vous faites cela correctement, l’aspect comptable s’en trouve également grandement amélioré, si vous voyez ce que je veux dire.

Ensemble, ces fonctions forment un niveau axé sur la livraison qui apporte structure, clarté et réactivité au traitement des locations. En combinant une transparence organisée, des options de filtrage flexibles, des horizons de planification configurables et un retour d’information immédiat sur l’affectation, le système favorise une approche plus contrôlée et plus efficace de la gestion de la logistique de location.

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