Pour les services qu’ils rendent à leurs clients, les abonnés de Shepherd font souvent appel à des sous-traitants. Dans de nombreux cas, ces sous-traitants sont de petites PME ou même des entreprises individuelles, qui sont connues pour ne faire leur comptabilité que lorsqu’ils ont eux-mêmes besoin de liquidités. C’est ainsi qu’à l’approche des fêtes de fin d’année, les abonnés de Shepherd reçoivent souvent plusieurs vagues de factures en provenance de leurs sous-traitants.
Des risques cachés
Une aubaine pour la trésorerie, à première vue. En y réfléchissant bien, cependant, il est difficile de gérer de tels reports sur les coûts, que ce soit pour une grande entreprise, comme pour une structure plus modeste. Par exemple, des multinationales rédigent souvent des accords-cadres pour des services que des clients de Shepherd exécutent ensuite, et l’un des aspects les plus exigeants de ces contrats est que les clients de Shepherd doivent soumettre leurs factures ainsi que la preuve de tout coût associé dans un court laps de temps après l’exécution du service.Vous avez probablement déjà identifié le problème : lorsqu’un sous-traitant présente ses factures en retard, les clients de Shepherd doivent retarder la facturation de leurs propres clients et peuvent même perdre le droit de le faire.
Prévenir la lenteur de la facturation par les fournisseurs
C’est pourquoi Shepherd a amélioré sa fonction de Traitement du Temps et du Matériel afin d’automatiser la facturation des fournisseurs et des sous-traitants à l’heure et à la pièce. La variante horaire de ces fonctions calculera la facturation de votre fournisseur en fonction des taux de main-d’œuvre définis pour des services spécifiques à ce fournisseur. NetSuite permet aux fournisseurs et aux sous-traitants de déclarer leurs heures dans NetSuite à l’aide de l’application mobile Shepherd. Sa configuration est facile et l’utilisation de cette application prend en charge les rapports et l’automatisation de la facturation via l’ERP de NetSuite.
Choix du mode de facturation
La variante parcellaire de cette fonctionnalité calcule la facturation non pas en fonction du temps passé, mais en fonction d’une quantité, par exemple de surface de revêtement de sol installée. Attribuez à chaque fournisseur son propre prix à la pièce et Shepherd calculera ce qui est dû à ce fournisseur dans le cadre du traitement du temps et du matériel.
Que ce soit dans la variante horaire ou dans la variante à la pièce, le résultat automatique peut être un bon de commande ou une facture, selon votre préférence. Shepherd recommande l’utilisation d’un bon de commande ou d’une facture non encore approuvés. Les abonnés de Shepherd donnent souvent à leurs propres fournisseurs la possibilité d’approuver ou de contester cette facturation, ce qu’ils peuvent faire par courriel ou en se connectant au NetSuite Vendor Center.
Ne plus dépendre de l’administration des autres
Qu’il s’agisse d’allouer rapidement les coûts à la bonne période ou d’améliorer vos propres comptes clients pour les clients qui exigent des preuves de coûts, la facturation automatisée des fournisseurs vous permet de mieux contrôler votre entreprise. Si vous souhaitez utiliser Shepherd pour éviter de dépendre de la comptabilité des autres, contactez-nous pour en savoir plus.
