Tous ceux qui travaillent dans le monde des affaires savent qu’une entreprise est plus à même de donner le meilleur d’elle-même si elle a un plan et un objectif clairs : un instrument qui permet de mesurer le succès ou l’échec et d’atteindre l’objectif. Cela vaut pour une année fiscale entière, comme pour une seule commande de client. En attendant, nous ferions bien de nous rappeler que Moltke l’Ancien proclamait autrefois : « Aucun plan ne survit au contact avec l’ennemi ».
Dans le cas des entreprises, l’ennemi pourrait être appelé « la vraie vie », avec toutes ses variables que nous ne pouvons pas contrôler. L’un des points forts de Shepherd est que ses informations sont enregistrées directement dans NetSuite, où elles sont disponibles pour soutenir toutes les autres fonctionnalités de NetSuite. Et cela signifie que si les choses changent de manière inattendue dans le monde réel, vous en serez informé immédiatement, et non quelques heures plus tard. Bien qu’il ne soit pas au pouvoir de Shepherd d’empêcher l’imprévisible, il est certainement possible de vous fournir toutes les informations et options nécessaires pour réagir rapidement.
Des yeux et des oreilles en action
Comme les appareils mobiles sont autant variés qu’omniprésents, il est rare qu’une personne n’ait pas accès à Internet. Dans le cas de la GMAO propre à NetSuite, cela permet aux employés sur le terrain de communiquer leur statut sur le terrain, de recevoir des instructions du siège ou de décider eux-mêmes de la meilleure façon de procéder si quelque chose se passe mal. Toutefois, dans les cas où votre personnel est hors ligne, Shepherd passe automatiquement en mode hors ligne et permet au technicien d’effectuer toutes les opérations de service.
Considérons ces 3 fonctions l’une après l’autre et imaginons comment elles pourraient se développer dans la vie réelle. Faisons-le à travers les yeux d’un technicien imaginaire : Daniel. Daniel travaille pour une entreprise de maintenance spécialisée dans les systèmes de pompage de l’Agence nationale de l’eau. Son entreprise a récemment été chargée de prendre en charge les services sur le terrain sur tous les sites du nord-ouest du pays.
Partager la situation sur le terrain
Dans la première situation, Daniel se rend sur place pour effectuer une maintenance programmée sur une station de pompage de banlieue. En arrivant sur place, Daniel apprend que son prédécesseur n’a pas effectué les travaux nécessaires sur la pompe en question, ce qui signifie que ses propres tâches journalières sont désormais impossibles à réaliser tant que les travaux de maintenance en attente ne seront pas terminés.
Les ingénieurs et les techniciens doivent aller chercher des pièces dans le stock. Shepherd modélise l’inventaire de terrain en étendant les fonctionnalités de site et d’emplacement de stockage dans NetSuite. Les techniciens de terrain et d’usine peuvent même fouiller dans les camionnettes et les camions d’autres collègues techniciens. Cela signifie qu’un chauffeur qui transporte une pièce peut en rencontrer un autre qui a besoin de cette pièce sur place, sans qu’aucun des deux n’ait à retourner à la base.
Prendre des décisions à la volée
Heureusement, dans ce cas, Daniel a été prévoyant et a emporté au travail une sélection de pièces fréquemment utilisées, ce qui lui permet de gérer la situation sans aide. Cela signifie toutefois que son travail sur place prendra beaucoup plus de temps. Il peut en faire part au siège via l’application mobile Shepherd. Grâce à cette information, le responsable de la maintenance peut prendre des mesures pour maintenir la journée de travail sur les rails et s’assurer que tous les clients reçoivent le service pour lequel ils ont payé, en réaffectant les commandes.
Sinon, Daniel (qui se rend compte presque immédiatement que la situation a torpillé ses plans pour la journée) peut simplement prendre l’initiative d’utiliser l’application mobile pour marquer son propre plan de travail comme « non attribué », après quoi il sera disponible pour tous les autres techniciens. Ils peuvent ainsi choisir eux-mêmes leur prochaine affectation, par exemple en fonction de leur portée ou de leur familiarité avec les exigences des différentes tâches.
Orchestrer des actions sur le terrain depuis le siège social
Il peut arriver que le client informe le manager de Daniel d’un incident majeur : une panne de courant ou un incendie, par exemple. Que faire alors ? Il est évident que dans un tel cas, la visite prévue de Daniel sur place serait une perte de temps, car il y aurait d’abord d’autres problèmes à résoudre. Normalement, un manager appellerait simplement pour annuler la mission, mais Shepherd fait plus.
Oui, la commande peut être annulée, mais lorsque cela se fait par l’intermédiaire de Shepherd, les ajustements sont beaucoup plus rapides : Daniel peut chercher la prochaine commande sur la liste, qui se trouve peut-être à proximité ou pour laquelle il peut utiliser les pièces qu’il a emportées par précaution, de sorte qu’elles puissent être revendues et ne pas simplement retourner à l’entrepôt sans avoir été vendues après un voyage dans la région.
Une flexibilité générale qui va au-delà de la gestion de l’inattendu
Laissons Daniel de côté : à un niveau plus automatisé, les clients peuvent simultanément créer et mettre fin aux status des machines louées, appartenant à l’entreprise ou au client, afin de déterminer l’état actuel, passé et prévu de leur flotte. Cela se produit lorsque Shepherd met fin au statut actuel et en crée automatiquement un nouveau, y compris une heure de fin prévue. Shepherd fait cela automatiquement pour les déclencheurs identifiés par le participant. Chaque entrée de statut constitue un ensemble de données qui offre la possibilité d’ajouter de riches métadonnées. Tous ces changements de statut relèvent de l’historique de l’installation, afin de donner un aperçu complet de ce que cette installation a réalisé en termes de travail, de coûts et de recettes.
Dans le monde NetSuite, dans lequel Shepherd est chez lui, les problèmes dans la chaîne d’approvisionnement sont également mis en évidence immédiatement, pour que des mesures puissent être prises immédiatement. Pour en revenir à Daniel, il saura qu’il doit reporter une visite prévue dès qu’il apprendra que des pièces qui devraient être en stock sont en réalité en retard. Cela peut retarder l’exécution d’une commande, mais pas autant que si Daniel avait été informé des pièces manquantes que le jour de la visite prévue.
Une preuve écrite claire élimine toute ambiguïté
Un autre avantage réside dans le fait que l’application mobile de Shepherd permet aux entreprises comme celle de Daniel, de prouver en cas de contestation des événements pour des raisons contractuelles, où et quand il était en relation avec l’événement en question, ce qui signifie qu’elle peut soit éviter les questions de responsabilité et éventuellement facturer légitimement le temps de déplacement, si cela est possible dans le cadre de leur contrat de service. Outre les avantages immédiats pour la distribution, ce suivi peut également être utilisé ultérieurement à des fins d’audit, par exemple, comme preuve complète pour documenter les méthodes d’évaluation des risques (RAMS) ou comme indication générale de la productivité du personnel.
Qu’elle soit grande ou petite, la capacité à s’adapter rapidement est à la fois plus efficace et moins stressante. En outre, cela minimise le risque d’un effet domino qui pourrait se répercuter sur d’autres clients. Si vous souhaitez intégrer cette flexibilité dans vos opérations quotidiennes de terrain et de gestion, n’hésitez pas à prendre contact avec un responsable des ventes Shepherd ou un conseiller en solutions NetSuite.
