Les pièces utilisées dans un service d’entretien et de maintenance peuvent être relativement bon marché ou très coûteuses ; elles peuvent avoir des délais de livraison longs ou être utilisées dans chaque intervention. Selon la manière dont une entreprise souhaite gérer ces pièces (par date de sortie ou par consommation), la solution Shepherd peut adapter la gestion de ces pièces en conséquence. Dans cet article, vous constaterez comment vous pouvez permettre aux techniciens d’utiliser librement certaines pièces et quels avantages financiers cela peut apporter.
Avant l’introduction de Shepherd et NetSuite, de nombreux utilisateurs commandaient souvent des pièces fréquemment utilisées en grandes quantités. Une fois reçues, elles étaient souvent distribuées aux techniciens qui en avaient besoin. Les pièces pouvaient être stockées dans une camionnette ou un camion, sur un lieu de travail, dans un atelier, un dépôt ou un quai de chargement, ou même dans le conteneur de pièces de rechange à bord d’un bateau. Le résultat était toujours le même : les pièces étaient disponibles sur place et immédiatement accessibles.
Parfois, une entreprise modélise les pièces dans différents endroits et déclenche la planification de la demande lorsqu’une pièce est distribuée. Souvent, elles sont alors considérées comme épuisées, alors qu’elles ne le sont peut-être pas. Cela signifie que lors d’une nouvelle commande, il n’est pas possible de savoir si le lot précédent a été entièrement utilisé ou si 95 % de celui-ci se trouve encore dans le camion de livraison, dans le bac à pièces ou dans le tiroir du poste de travail. Cela peut entraîner des coûts fréquents, croissants et inutiles.
Pièces utilisées vs pièces distribuées
L’application de la procédure discrétionnaire par Shepherd signifie que tout peut être distribué, mais que rien n’est commandé tant qu’il n’y a pas de raison de le faire. Cette raison survient lorsque les commandes de service cumulées montrent que suffisamment d’exemplaires de cette pièce ont été utilisés et qu’une nouvelle baisse des quantités pourrait entraîner des retards dans le service. En d’autres termes, le calcul des coûts s’effectue au moment de l’utilisation et non au moment du prélèvement, ce qui entraîne des effets importants sur la comptabilité générale et la planification des besoins. Et si ces pièces, aussi courantes soient-elles, se situent en réalité dans la partie haute de l’échelle des prix, cela peut avoir un impact considérable sur les économies de coûts, car aucun capital n’est immobilisé dans des stocks qui dépassent largement le strict nécessaire.
Réduire les coûts sans compromettre la disponibilité opérationnelle
La raison en est qu’un technicien doit être en mesure de travailler efficacement. Et un moyen sûr d’y parvenir est d’éviter les allers-retours inutiles à l’entrepôt pour aller chercher quelque chose dont on sait qu’il en aura besoin une douzaine de fois au cours de la semaine. C’est pourquoi plusieurs pièces sont retirées en une seule fois. Le moment où cela se produit dépend de la politique de l’entreprise. Il se peut que le technicien doive rendre les pièces inutilisées à la fin de la journée et les enregistrer à nouveau. Dans d’autres situations, cela peut se faire à la fin de la semaine ou du mois. Dans d’autres cas encore, ils peuvent conserver les pièces jusqu’à ce que d’autres pièces de ce type soient nécessaires.
Lorsqu’une équipe est petite et que la question de la localisation des pièces nécessaires se fait en une simple demande à voix haute à travers l’atelier, il peut arriver, dans certaines circonstances, que les entreprises renoncent même complètement à la sortie de stock, ce que l’on appelle également le traitement direct. La raison en est que, même si l’entreprise ne sait pas où se trouvent ses dix pièces réparties à ce moment précis, elle peut néanmoins affirmer avec certitude qu’elles se trouvent chez l’un de ses quatre employés, quelque part dans l’atelier à côté de l’entrepôt où ces quatre personnes travaillent. L’entreprise a décidé que cela représentait un niveau de sécurité qui lui convenait. Et lorsqu’une pièce est utilisée, elle est toujours enregistrée dans la facturation jusqu’à ce que les stocks indiquent qu’une nouvelle commande est nécessaire.
Agir selon des informations prédéfinies
Un service nécessitant une vidange d’huile ne peut pas être effectué si l’huile usagée est utilisée : cette huile est un élément indispensable de ce service, et il n’est pas judicieux d’attendre qu’elle soit ajoutée manuellement à la commande de service lorsque le service est enfin prêt.
Lorsqu’un plan de maintenance préventive est créé et attribué, la liste des tâches convenue constitue la base du plan de maintenance. Le système Shepherd utilise cette liste pour établir des prévisions de service, à partir desquelles des ordres de service sont ensuite générés. Outre la planification des tâches, les pièces nécessaires sont déjà identifiées afin d’être prises en compte dans les stocks, planifiées pour l’approvisionnement et intégrées dans les données financières.
Les avantages sont multiples. Le prestataire de services n’a plus à se soucier d’une tâche supplémentaire, qu’il pourrait oublier. Les étapes administratives récurrentes sont supprimées et le risque d’oublis est réduit. De plus, les besoins en stock et les coûts sont apparents à un stade précoce, ce qui permet de mieux planifier l’approvisionnement et d’éviter les pénuries ou les excédents.
Des prévisions plus simples et plus étendues
D’un point de vue financier, la pré-réservation de pièces améliore la fiabilité des prévisions de chiffre d’affaires. Elle permet également aux clients de mieux estimer les coûts sur toute la durée du contrat et leur offre une plus grande sécurité dans la planification de leur propre budget. Lorsque l’utilisation d’une pièce est prévisible sur la base des plans de maintenance et des contrats, le système Shepherd peut, grâce à sa configuration, réduire le temps et les efforts administratifs nécessaires.
Dès qu’un ordre de service d’un type prédéfini est émis, ces pièces sont immédiatement ajoutées par le système et le stock ainsi que les listes de pièces dans le PTM reflètent également cette action. Une fois que le PTM est mis à jour, toutes les conditions sont réunies pour un processus de facturation fluide. La fonction du PTM transforme finalement une tâche autrefois manuelle et répétitive en une mesure de sécurité intégrée pour l’efficacité, la prévisibilité et l’exécution sans heurts des services.
Préparation des pièces nécessaires lors du rapport, et non lors de l’inspection
Dans ce contexte, la fonction Shepherd « Allocated Parts » (pièces allouées) permet aux prestataires de services de mettre de côté les pièces connues pour les travaux nécessaires, même si elles ne figurent pas dans le plan de service. Il s’agit, par exemple, de réparations de pièces déjà connues au moment du rapport et non pas seulement lors de l’inspection, comme un pneu usé d’un véhicule particulier de la flotte.
Si nous connaissons le véhicule, nous connaissons également le modèle de pneu. Et s’il est usé, une inspection sur place par un technicien n’est pratiquement pas nécessaire, car celui-ci conclurait également qu’un pneu est nécessaire pour que le véhicule soit à nouveau opérationnel. La pièce peut ainsi être réservée immédiatement et ajoutée à la liste des pièces que le technicien doit emporter lors de sa visite.
Le responsable du service peut activer cette fonction dès que le client a raccroché, peu importe que le technicien se rende sur place le jour même ou qu’un rendez-vous ait été pris pour la semaine suivante : le pneu est mis de côté pour le client et attendra d’être chargé, transporté sur le lieu d’utilisation, monté et facturé.
Pourquoi confier votre source de revenus à un tiers ?
Mais que se passe-t-il si l’article ne doit pas être monté lors d’une intervention de service, mais livré, et s’il ne s’agit pas d’une pièce de rechange, mais d’un appareil complet ? Certains clients fournissent à la fois le matériel et les techniciens pour la maintenance ultérieure. Dans ce cas, il semble quelque peu inutile de confier la livraison des marchandises à une entreprise distincte, car les membres de l’équipe de service se rendent régulièrement sur les lieux d’intervention. Le seul obstacle est le suivi des coûts ou, dans ce cas, des économies réalisées.
Dès qu’un client a acheté un article et que seule la livraison reste à effectuer, Shepherd permet à ses utilisateurs de donner aux techniciens l’accès au bon de livraison correspondant à cet achat. Le nouveau rôle temporaire du technicien en tant que livreur signifie que, du point de vue de NetSuite, la preuve de la transaction d’achat est fournie par le technicien et son camion, et non par une entreprise de livraison, ce qui entraînerait des coûts supplémentaires, des factures et de la TVA.
Moins de temps et de paperasse pour que tout se passe bien.
Sans oublier que vous n’avez plus à vous inquiéter si quelque chose tourne mal avec le ou les articles concernés pendant leur transport par l’entreprise de livraison. Il en résulte un service plus rentable et plus rapide, avec des délais de livraison plus fiables et moins de parties prenantes ou d’intervenants. Bien qu’il n’y ait aucun obstacle physique empêchant un technicien de livrer un produit acheté par l’entreprise au client dans son véhicule de fonction, il existe des obstacles administratifs.
Ce sont ces facteurs que Shepherd prend en compte dans les autorisations d’accès d’un technicien donné, afin que cet employé ait non seulement accès aux ordres de service dans NetSuite, mais aussi à la gestion des stocks. Sans ces autorisations, le système ne pourrait pas faire la distinction entre les articles qui quittent l’entrepôt avec les autorisations requises et les autres.
Configuration flexible pour des processus de travail plus pratiques
Quel que soit le type de manutention des pièces qui soit le plus pratique, le plus rentable ou le plus rapide, qui corresponde aux directives existantes en matière de manutention des pièces ou qui permette une modification structurée de ces directives, la solution Shepherd n’est qu’à une configuration près de rendre cela possible. Comme toujours, la satisfaction des utilisateurs est notre priorité, et non la facilité de programmation. Demandez donc une démonstration pour découvrir le potentiel de Shepherd dans votre entreprise.
