La location occupe une position intermédiaire par rapport aux autres modèles basés sur les actifs. Certaines entreprises vendent du matériel. D’autres l’achètent, puis investissent pour garantir sa longévité. Les entreprises qui louent du matériel achètent quant à elles cet équipement pour vendre son utilisation – et non le matériel lui-même –, ce qui pose certains défis. L’utilisateur du matériel s’intéresse davantage à son bon fonctionnement qu’à sa maintenance. Il souhaite simplement que les appareils soient opérationnels.
C’est au loueur de veiller à ce que tout fonctionne correctement pendant le plus longtemps possible. En d’autres termes : l’entreprise de location doit trouver un équilibre entre, d’une part, la maintenance préventive et les autres réparations, et, d’autre part, le souhait de ses clients de bénéficier d’une utilisation sans interruption. Cet article de blog explique comment l’outil natif de NetSuite « Shepherd » peut résoudre ce conflit et simplifier au maximum les exigences de maintenance pour les deux parties.
Assurer le bon suivi des actifs lorsqu’ils sont entre les mains de tiers
La manière dont cela se passe concrètement dépend certes fortement des systèmes privilégiés par le loueur – mais quels que soient les systèmes utilisés, Shepherd facilite la surveillance. Dès qu’un équipement est enregistré dans les registres de l’entreprise, une fiche Shepherd est créée : coût d’acquisition, plans de maintenance, pièces utilisées, pièces de rechange courantes nécessaires, etc. Toutes ces données sont enregistrées au fil du temps pour chaque équipement. La solution Shepherd surveille les informations collectées et avertit les personnes concernées lorsque, par exemple, une maintenance doit être effectuée prochainement ou qu’une pièce de rechange critique a été prélevée du stock ou consommée.
Il est ainsi possible de planifier de manière anticipée, afin que les mesures de maintenance préventive soient effectuées à la date prévue ou aussi rapidement que possible. Cela signifie que les sociétés de location savent exactement ce qu’il advient de leurs équipements lorsqu’ils sont entre les mains des clients, et que les plans de maintenance peuvent continuer à être respectés.
Planifier les rendez-vous de maintenance en fonction des besoins des clients
Les clients ont eux-mêmes leurs propres priorités : ils souhaitent utiliser le bien loué de manière à maximiser leur retour sur investissement. Pour concilier ces intérêts, la capacité à établir des prévisions de maintenance permet de planifier les interventions au plus près des temps d’arrêt prévus ou des périodes d’activité minimale, afin de réduire, voire d’éliminer, les répercussions négatives sur le client. L’avantage est double : le propriétaire du bien s’assure que son investissement est bien entretenu, et le client réduit considérablement le risque de panne qui le priverait d’un équipement indispensable.
Comme indiqué plus haut, la manière dont cet équipement est surveillé dépend du système utilisé. La durée de fonctionnement d’une pompe peut ainsi être communiquée par le client à intervalles réguliers et convenus, ou lors d’une visite de contrôle effectuée par un technicien de la société de location. Elle peut également être mise à jour automatiquement grâce à l’Internet des objets. Quel que soit le moyen utilisé, le résultat est le même : un calendrier d’entretien fondé sur des données réelles, et non sur des estimations approximatives.
Lorsque des mises à jour automatiques sont disponibles, le système reçoit ces informations de Shepherd et les intègre dans la fiche de l’installation concernée, sur laquelle reposent toutes les alertes et tous les rappels. Si une telle fiche n’existe pas et que, par exemple, des relevés de compteurs sont nécessaires, le rappel correspondant du système n’indiquera peut-être pas qu’une maintenance est due, mais qu’un relevé est nécessaire. Dans ce cas, le client peut être invité à déclarer les heures de fonctionnement pour la journée en cours.
L’objectif est le même : éviter de manquer les créneaux et les délais de maintenance, effectuer les travaux de maintenance nécessaires en temps voulu, voire en avance, et prolonger ainsi la durée de vie d’une installation dont dépendent tant le bailleur que le client en tant que source de revenus. À cet égard, il s’agit d’une situation dans laquelle une gestion fluide apporte des avantages à toutes les parties prenantes.
La maintenance proactive en tant que processus piloté
Il existe désormais de nombreux outils permettant de respecter ce plan de maintenance. Les utilisateurs de Shepherd peuvent choisir celui qui s’adapte le mieux à leur flux de travail, afin de maximiser à la fois l’adhésion au processus et sa transparence. De cette manière, cet outil ne risque pas de finir enfoui sous une montagne de listes de tâches.
Certains utilisateurs peuvent souhaiter que des notifications ou des rappels s’affichent sur leur écran lorsqu’une intervention de maintenance est prévue. D’autres préfèrent peut-être travailler avec un rapport automatisé, configuré en termes de fréquence et de contenu, afin de savoir ce qu’ils doivent noter dans leur agenda. Il est possible de configurer des requêtes de recherche enregistrées qui regroupent tous les équipements d’un certain type ou ceux dont la maintenance est assurée par un technicien spécifique, afin d’offrir une vue d’ensemble.
Quelle que soit la manière dont le système est configuré, le principal avantage pour les entreprises est qu’il favorise et encourage une approche proactive plutôt que réactive. Cela signifie moins de casse-tête, moins de panique et moins de déceptions.
Même si la vie réelle ne se déroule pas toujours comme prévu et que la loi de Murphy est toujours là pour contrecarrer nos plans, il est préférable d’organiser les processus de manière à ce que les travaux de maintenance aient lieu entre deux périodes de location – ou, dans le cas d’installations mobiles, à un moment où l’équipement peut être remplacé par un équivalent fraîchement entretenu. Ainsi, lorsque le contrat de location arrive à échéance – même si un appareil est encore à environ 100 heures de fonctionnement de sa prochaine révision –, la fin du contrat constitue le moment le plus simple et le moins perturbant pour effectuer la révision. Tout technicien vous confirmera qu’il vaut mieux effectuer une révision en avance plutôt qu’en retard.
Shepherd permet de mettre en place ce processus. Les contrats de location sont suivis et facilement consultables dans le tableau de planification des locations. Les utilisateurs peuvent les consulter, tout comme le système Shepherd. Vous pouvez le configurer pour qu’il recoupe la date d’échéance du contrat, les équipements concernés, leurs fiches techniques et leurs calendriers d’entretien, puis déduire quand l’intervention doit avoir lieu. Si un employé devait effectuer tout ce travail manuellement, sur l’ensemble des équipements, il y aurait sans aucun doute des plaintes avant même la fin de la journée, sans parler des erreurs qui s’en suivraient.
Les économies ne se limitent pas à l’actif en question
Cela permet également de réduire le nombre d’interventions sur site. Celles-ci restent certes nécessaires, mais elles engendrent à chaque fois des coûts : temps de travail du technicien (et donc temps perdu pour d’autres tâches), frais de déplacement, carburant et usure du véhicule. C’est donc certainement un objectif louable que de limiter le nombre de ces interventions au strict nécessaire pour obtenir les résultats souhaités.
Un équipement bien entretenu apporte une valeur ajoutée à toutes les parties prenantes, que ce soit en termes de durée de vie, de fiabilité, de valeur de revente ou de retour sur investissement. Cela vous évite également de vous heurter aux clauses restrictives des garanties ou à des litiges, que ce soit avec un client qui prétend que son temps d’indisponibilité est de votre faute, ou avec un fabricant qui cherche à se soustraire à ses obligations de garantie. De plus, comme la gestion est assurée par Shepherd, la traçabilité est complète et peut être configurée selon différents formats.
Au sein même du système Shepherd, la maintenance préventive n’est pas un outil externe auquel il faut recourir : elle est intégrée au module de location et accessible via des interfaces telles que la fiche d’équipement mentionnée précédemment, la fiche client ou simplement via la vue d’ensemble de la planification de la location. En l’utilisant comme prévu, vous pouvez travailler sur les projets et les rendez-vous de demain, au lieu d’essayer d’éteindre les incendies d’hier ou d’avant-hier.
Les processus et modèles économiques complexes ne sont pas difficiles à gérer en soi. Tout dépend de la manière dont cette complexité est maîtrisée (ou non), si le travail devient un fardeau psychologique ou un projet gratifiant que l’on peut diriger et développer. Shepherd facilite considérablement la réalisation de ce dernier objectif – et garantit ainsi une meilleure rentabilité dans le bilan ainsi que des expériences plus positives pour les collaborateurs qui y travaillent. Si vous rencontrez des problèmes ou des écueils que vous aimeriez éliminer, demandez une démonstration et découvrez par vous-même ce que Shepherd peut faire pour vous.
