Pour tout contrat de service complexe, Shepherd propose sa solution de « Service Continu’’ afin d’aider les entreprises à garder le contrôle sur l’enregistrement des travaux et leur facturation.
Il vous est peut-être déjà arrivé de devoir rendre un rapport sur une intervention qui remonte déjà à un certain temps… Qui avait demandé quoi, exactement ? Quand ? Combien d’unités devaient être renvoyées ?
Avec une facturation qui intervient au terme d’un service ayant duré plusieurs jours, voire plusieurs semaines, qui a été assuré par plusieurs personnes, il est parfois difficile de s’y retrouver.
Nous dévoilons dans cet article un aperçu de la solution de ‘’Service Continu’’ que Shepherd propose à ses clients, et qui permet d’effectuer des mises à jour sans pour autant déclencher la clôture du dossier au niveau de l’application.
Les prestations de service varient et ne se ressemblent pas
Lors du traitement d’une prestation standard, la saisie des données lui étant associée implique que le travail est terminé et entraîne la clôture du dossier. Il est en effet difficile de prévoir quelles pièces vont être utilisées et combien d’heures lui seront consacrées tant que celui-ci n’est pas terminé.
Une commande de service peut cependant impliquer des travaux qui s’étendent sur des jours, des semaines, voire des mois. Elle peut nécessiter plusieurs visites sur site, couvrir une ligne entière de production, voire plusieurs. Elle peut enfin impliquer de nombreux techniciens, dont certains qui ne peuvent commencer avant que d’autres n’aient terminé.
Qui s’occupe de l’inventaire des pièces ? Qui est responsable du décompte exact des heures travaillées, du début à la fin ?
Qui est chargé de différencier les travaux couverts par la garantie de ceux qui seront facturés ?
Rendre le contrôle aux techniciens
Les clients de Shepherd ont demandé au CMMS natif de NetSuite de les aider à relever ce type de défi.
La fonction « Service Continu » conçue par Shepherd donne au technicien sur le terrain la liberté de décider comment saisir au mieux les données pertinentes en fonction de la tâche dont il est chargé. Il se peut par exemple qu’un travail soit répétitif et prévisible, et que les informations puissent être saisies à l’avance. La fonction « Service Continu » prévoit ce cas de figure.
Les informations peuvent aussi être partiellement saisies. Par exemple, un technicien entre ses heures et les pièces utilisées au cours de sa procédure d’entretien, et seulement les siennes. Le technicien suivant fait de même et ainsi de suite jusqu’à ce que la commande soit entièrement traitée.
C’est un exemple très courant de l’utilisation de la fonction Service Continu : le temps passé est saisi quotidiennement, et chaque technicien intervenant sur la mission instruit lui-même l’application, au fur et à mesure, jusqu’à exécution effective de la commande de service.
Une saisie des données étape par étape
Pour résumer, la solution Service Continu permet au technicien en activité de signaler au système que, bien qu’il ait entré certains détails relatifs à l’intervention, celle-ci n’est pas terminée et va se poursuivre, jusqu’à ce que tous ses critères soient remplis, afin que la mission soit considérée comme terminée. Dès lors que toutes les données sont saisies, le système valide le traitement de la commande et transmet les informations nécessaires à NetSuite pour déclencher les opérations de facturation.
Certes, il existait déjà des moyens de contourner ce problème et il a toujours été possible de rouvrir un dossier de commande de service, mais réémettre des factures à cause d’une erreur comptable antidatée est une perte de temps pour l’entreprise, comme pour ses clients, sans compter le manque à gagner dû à certains éléments ou heures oubliés avec le temps.
La solution de Shepherd prend donc en charge ce type de situation propice à des erreurs aussi coûteuses qu’embarrassantes, et les structures en processus facile à suivre et à administrer.
Si vos prestations de service reposent beaucoup sur vos techniciens, en termes de répartition ou de planification, vous pouvez envisager de demander à Shepherd une démonstration de produit, afin de voir de quelle manière la supervision et la facturation de vos prestations pourraient en bénéficier.
