Les cinéastes ont souvent recours à ce cliché aphoristique : « L’information, c’est le pouvoir. » Dans le monde des affaires, il serait sans doute plus juste de dire que l’information instaure la confiance. En poussant un peu plus loin, on pourrait même affirmer que c’est la transparence de ces informations qui instaure la confiance. Il est donc tout à fait opportun que ce soit précisément le sujet de cet article : des PDF sur mesure que vous pouvez gérer vous-même.
Aussi bien Netsuite, en tant que système ERP, que Shepherd, en tant que solution EAM native privilégiée par les utilisateurs de NetSuite, traitent quotidiennement d’énormes volumes de données. Selon leur utilisation et leur présentation, toutes ces données peuvent être soit instructives, soit source de confusion. C’est pourquoi l’une des fonctionnalités les plus appréciées de Shepherd (et celle pour laquelle les clients ont jusqu’à présent exprimé le plus grand besoin de personnalisation) est l’option de personnalisation des PDF.
Transformer les données en informations
Dans le monde des affaires, les collaborateurs doivent décider quelles informations partager, avec qui et comment, afin de s’assurer que le bon message passe. Après tout, la manière dont un message est compris est tout aussi importante que le message lui-même. La possibilité de déterminer soi-même le contenu des fichiers PDF ainsi que leur présentation offre aux entreprises une grande flexibilité en matière de communication. D’autant plus que le pool d’informations dans lequel puiser comprend toutes les données qu’un client a stockées dans Shepherd et NetSuite.
Examinons quelques exemples avant de voir comment tout cela fonctionne.
Transparence vis-à-vis des clientsy
L’un des exemples les plus simples pourrait consister à donner à un client un aperçu de la répartition de ses frais de service. Il peut s’agir d’un rapport suite à une visite récente ou d’une ventilation des travaux effectués au cours du dernier trimestre ou au-delà. Cela permet soit de mettre en évidence l’énorme charge de travail couverte par les factures, soit de montrer quels coûts supplémentaires ont été évités grâce au respect de plans de maintenance préventive rigoureux.
Quel que soit l’objectif de la communication, l’utilisateur de Shepherd peut choisir les informations que le système collectera et la forme que prendra le document une fois généré. Il peut s’agir d’un document ponctuel ou d’une pièce jointe standard à toute facture envoyée. Le résultat ? Le client est moins susceptible de se poser des questions du type « qu’est-ce que j’obtiens pour mon argent ? », et est plus enclin à faire confiance grâce à une plus grande transparence.
Conformité et documentation
Une autre application peut s’avérer particulièrement pertinente pour les secteurs fortement réglementés ou pour ceux qui ont, par exemple, conclu des accords stricts avec des fabricants d’équipements. Les PDF peuvent être conçus de manière à fournir une preuve de conformité confirmant que les processus ou le déroulement des activités respectent les normes requises.
Un audit permettant de vérifier des rapports d’activité clairs ou des tests d’étalonnage sans qu’il soit nécessaire de procéder à un examen minutieux de toutes les archives facilite considérablement le travail de l’auditeur ou du consultant externe. Et lorsque la situation est clairement définie, le risque de passer à côté de certains documents et de tirer des conclusions incomplètes et défavorables s’en trouve réduit.
Une meilleure communication interne
Voici un autre scénario : les techniciens de l’atelier ou du service extérieur et les cadres du siège travaillent certes pour atteindre le même objectif : un chiffre d’affaires plus élevé, des bénéfices plus importants, un plus grand succès. Mais les méthodes que chacun utilise pour tenter d’atteindre ces résultats seront très différentes. Leurs perspectives et leurs priorités divergeront également. Il en résulte que le langage et les critères qu’ils utilisent pour mesurer le succès ne sont probablement pas les mêmes. Là encore, une communication bien pensée permettra à un collaborateur d’un camp de mieux comprendre les problèmes qui préoccupent ou motivent un collaborateur de l’autre camp.
Il se peut que le service après-vente ait besoin d’investir dans des domaines dont l’importance réside dans des aspects techniques. Un document PDF expliquant comment ces considérations techniques se traduiront plus tard par des coûts élevés si elles ne sont pas prises en compte, ou par un chiffre d’affaires important si elles sont prises en compte.
En raison de circonstances liées au marché, le comité de direction pourrait être confronté à un défi qu’il ne peut pas empêcher, mais seulement atténuer – ce qui a des répercussions sur le financement ou les processus dans d’autres services. Une analyse claire des facteurs, de leur importance et des conséquences possibles en cas de non-respect peut contribuer à obtenir l’adhésion de personnes qui, autrement, refuseraient instinctivement d’apporter leur soutien.
Adaptation avec ou sans l’aide de Shepherd
L’avantage supplémentaire est que, bien que Shepherd puisse et va mettre en place de telles adaptations de PDF selon les spécifications du client, ce dernier peut également, s’il dispose d’une personne maîtrisant les codes de développement de bas niveau, configurer les choses selon ses propres idées. Shepherd n’y voit aucun inconvénient et se réjouit de recevoir des retours de clients sur leurs approches d’utilisation de la solution Shepherd.
Que le type de contenu et les formats aient été définis bien à l’avance ou que le sujet soit totalement nouveau au moment de la mise en œuvre, il est possible de développer des PDF automatisés. Ceux-ci permettent de mettre en avant, de hiérarchiser et de consigner les informations qui sont les plus importantes pour vous ou pour le client, que ce soit pour la communication avec les clients, les autorités externes ou vos propres équipes en interne. Pour en savoir plus, il n’y a qu’une seule chose à faire : réservez une démonstration.
