La lettre d’information de ce mois-ci :
Même s’il existe désormais de nombreuses solutions informatiques, il y a de fortes chances qu’un nombre non négligeable de responsables de maintenance et de service après-vente accrochent encore des dizaines de post-it sur le bord de leur écran.
De plus, il y a de fortes chances que certains de ces post-it colorés servent à organiser la planification des interventions des techniciens – en particulier lorsque ces interventions ne sont, dans un premier temps, enregistrées qu’à titre provisoire. C’est pourquoi cette newsletter s’adresse à tous ceux qui souhaitent disposer d’une solution claire pour leurs réservations et interventions qui ne sont pas encore définitivement fixées. Voici la fonction « Brouillon d’un planning d’intervention » de Shepherd dans le Planificateur de techniciens.
Fini les solutions de fortune
Dans l’environnement Shepherd, un ordre de service peut être glissé-déposé depuis la liste vers un créneau horaire sur le tableau de planification – et est ainsi déjà planifié du point de vue du système. Le technicien sélectionné reçoit alors une notification concernant la prochaine intervention prévue sur son planning. Du point de vue du service et de la maintenance, ce processus constitue l’essence même du tableau de planification.
C’est une fonctionnalité très utile. Mais que se passe-t-il si le délai sélectionné pour l’ordre de service n’est garanti qu’à 70 % ? Même à 99 %, il reste une marge de manœuvre pour des modifications, et si une telle modification survient effectivement, l’ensemble du processus d’affectation doit être annulé et recommencé depuis le début.
Comme indiqué plus haut, certains s’appuient sur des post-it ou des blocs-notes pour garder une vue d’ensemble des options. D’autres créent des « techniciens fictifs ». Il s’agit de personnes qui existent sous forme de profil et dont le profil sur le tableau de planification peut être renseigné avec toutes ces interventions qui ne sont pas encore définitivement fixées.
Cependant, lorsque le nombre de demandes d’intervention est trop important, cette solution n’est plus viable. Que faire alors ? Créer encore plus de profils « factices » ? Un pour chaque membre réel de l’équipe ? Heureusement, Shepherd a mis au point une solution plus simple et plus efficace : la possibilité de créer une visite de technicien sous forme de brouillon.
Poursuivez votre lecture ou consultez ces diapositives de présentation :
Moins de chaos, plus d’ordre
Les projets peuvent apparaître dans l’agenda d’un technicien donné sur le tableau de planification, mais ne s’affichent pas pour ce technicien dans le flux de son application mobile. Cela ne se produit que lorsque le statut de ce bon de service passe de « possible » à « confirmé ».
À l’état de brouillon, cette intervention technique porte certes le nom du membre de l’équipe prévu, mais reste pour l’instant provisoire pour le reste du système. Pour l’instant, rien d’autre n’est encore associé à cet ordre de service dans l’écosystème Shepherd ou NetSuite.
Cette phase de brouillon ne sera pas nécessairement permanente. Il se peut que, pendant les 45 premières minutes passées au bureau, on utilise des brouillons d’interventions pour organiser la journée. Si un service travaille avec des délais de préparation plus longs, le responsable peut éventuellement profiter de la première moitié d’un lundi matin pour planifier les semaines à venir. Et dès que tout est organisé, toutes les interventions peuvent passer aux statuts « attribuée », « confirmée » et « portée à la connaissance du technicien ».
Pas de solution universelle
Il convient de noter que cette fonctionnalité convient particulièrement aux responsables qui se chargent eux-mêmes de la planification des rendez-vous, et moins aux équipes dans lesquelles chaque technicien gère son propre agenda.
Si toutefois un technicien venait à créer une intervention de sa propre initiative, cela serait signalé au responsable de la planification grâce à des notifications push. Ce dernier peut alors remplacer, reporter ou confirmer l’intervention par rapport aux interventions provisoires qu’il a éventuellement créées pour ce même technicien.
La question est : s’agit-il simplement de se faciliter un peu la vie au quotidien ?
En un mot : non. Bien sûr, cela évite d’avoir à garder un œil sur une douzaine de tâches à effectuer en même temps, sans savoir exactement qui va les réaliser ni quand. Mais les avantages ne s’arrêtent pas là.
Plus les rendez-vous sont confirmés tôt, plus les techniciens savent rapidement ce qu’on attend d’eux, et plus ils peuvent s’y préparer à l’avance. Voilà pour un aspect. De plus, cela vous évite de transmettre à l’équipe des informations qui ne sont pas encore confirmées. Cette pratique peut comporter des risques.
C’est dans la nature humaine : cela nous est déjà tous arrivé.
Quelqu’un dit qu’un événement pourrait avoir lieu un jour donné, et aussitôt, nous commençons dans notre tête – voire concrètement – à organiser notre journée de travail autour de cette nouvelle information. C’est un gaspillage de travail, d’efforts et de stress mental si ce rendez-vous non confirmé finit par être reporté à une date toute autre.
Projets d’intervention par nom
Ces interventions peuvent être créées sous le nom du technicien qui en sera très probablement responsable. Pour les interventions lancées via la vue d’ensemble de la planification, celles-ci apparaissent sous le statut de workflow « B Technicien non attribué ». Dès que l’intervention obtient le statut « confirmé », le workflow peut être défini sur « C planifié ». C’est tout.
Une fois cette opération effectuée, l’ordre ne diffère plus d’un ordre créé à partir de données et d’horaires connus. Des notifications push sont envoyées au technicien, si cette fonctionnalité est configurée, et celui-ci sait alors qu’il doit consulter ses ordres de travail attribués ou son agenda pour prendre connaissance de tous les détails. De même, le brouillon d’une intervention n’apparaît dans les interventions prévues des techniciens qu’une fois que ce changement de statut du workflow a eu lieu. Les brouillons ne s’affichent que dans la liste provisoire.
Une fonctionnalité apparentée, mais distincte, appelée « ordres de travail provisoires » existe depuis un certain temps déjà. Elle a déjà été mentionnée dans la newsletter de novembre, mais ces ordres de travail se basent sur des devis créés dans NetSuite. Il s’agit donc d’un principe similaire, mais avec une motivation et une application différentes. Dans le scénario des devis, il s’agissait simplement d’une note susceptible de déboucher ultérieurement sur un ordre de service. Celui-ci ne pouvait ni être planifié ni traité via le tableau de planification. Dans le cas présent, l’ordre de service existe déjà. Il n’est simplement pas encore attribué et est planifié à titre provisoire lors de la création du brouillon d’intervention.
Bien que la fonctionnalité de création de projets de déplacement ait été développée à la demande des clients, Shepherd est conscient que de nombreux utilisateurs recourront à l’une des alternatives décrites précédemment sous une forme adaptée – et pour eux, cela constituera probablement également un changement bienvenu. Si cela vous semble être un défi auquel votre responsable technique est confronté, veuillez contacter votre interlocuteur Shepherd pour savoir comment activer cette option simple et pratique, afin d’élargir l’arsenal d’outils permettant à votre responsable de gagner du temps.
Articles de blog recommandés
Comme des produits tels que Shepherd prennent en charge une grande partie du travail lié à l’utilisation efficace des équipements et du personnel qui en a la charge, on oublie facilement d’autres aspects de la gestion qui peuvent sembler insignifiants, mais dont les conséquences en cas d’erreur peuvent être considérables. L’un d’entre eux est la saisie des temps de travail.
Les entreprises qui ont recours à des applications tierces pour la synchronisation de leur agenda et autres tâches similaires sont confrontées aux mêmes problèmes lors des mises à jour, etc. Alors pourquoi les utiliser ? Shepherd dispose d’une fonctionnalité de gestion d’agenda qui s’active très facilement dans le système de l’utilisateur. Cet article de blog explique comment cette fonctionnalité fonctionne et à qui elle profite.
Études de cas
Vous cherchez un moyen simple de renforcer la visibilité de votre entreprise ?
Nous sommes toujours ravis de mettre en avant les clients de Shepherd à travers nos études de cas. C’est l’occasion idéale de présenter votre entreprise, de valoriser votre travail et de faire connaître votre marque à un public qui ne l’aurait peut-être jamais découverte autrement.
Chaque entreprise a une histoire qui mérite d’être racontée. Peut-être avez-vous connu une croissance rapide, adopté une meilleure méthode de travail, surmonté un défi majeur ou créé quelque chose d’unique dans votre secteur. Une étude de cas vous permet de partager votre parcours (et vos projets d’avenir) dans un format professionnel et captivant, centré sur votre entreprise et ses réussites.
De plus, le contenu publié apparaîtra dans les résultats de recherche en ligne, ce qui est idéal pour attirer l’attention de clients potentiels.
Les avantages ne s’arrêtent pas à la publication de l’article. Vous disposerez d’un contenu soigné, prêt à être partagé avec vos clients, prospects, partenaires et collaborateurs. De nombreuses entreprises utilisent également leurs études de cas comme support marketing, contenu pour les réseaux sociaux, ressource pour leur site web ou outil d’aide à la vente lors de leurs échanges commerciaux.
Le processus est simple : nous nous chargeons de la rédaction, vous relisez le projet, et rien n’est publié sans votre accord. Il nous suffit d’échanger avec vous sur votre entreprise, sur ce que vous souhaitez faire savoir à son sujet et sur l’impact de Shepherd sur votre façon de travailler.
Si vous souhaitez que votre entreprise figure dans une prochaine étude de cas Shepherd, envoyez un e-mail à newsletter@shepherdcmms.com avec pour objet « Case Study Enquiry » (Demande d’étude de cas) et nous reviendrons vers vous.
