Pour le plus grand soulagement des directeurs financiers et des gestionnaires de location, c’est à l’intérieur d’un même dossier que les abonnés de Shepherd enregistrent la location de leurs équipements, leur maintenance et leur entretien. Cette association permet à Shepherd de rendre compte de l’ensemble de la rentabilité d’un équipement dans son ensemble, des revenus de sa location aux coûts et revenus de ses services. De nombreux abonnés de Shepherd choisissent également de représenter leur équipement de location en tant qu’actif fixe à l’aide du module d’actifs fixes de NetSuite. Outre sa capitalisation automatique, cela permettra plus tard de calculer sa dépréciation, sa valeur résiduelle, etc.
Les biens de location : des biens comme les autres
Il est important d’établir une distinction entre un bien de location et un bien d’inventaire. Fréquemment, les abonnés de Shepherd achètent leurs biens de location en tant qu’articles d’inventaire dans NetSuite. Cela se produit souvent avant la mise en application de Shepherd. Un bon nombre de ces nouveaux abonnés indiquent qu’ils ont utilisé des solutions « maison » ou tierces qui leur permettaient de louer leurs articles d’inventaire. Bien que ces méthodes aient pu fonctionner dans une certaine mesure, elles sont vouées à l’échec. Les biens de location sont avant tout des biens, et il n’est pas souhaitable de les comptabiliser dans la catégorie des autres actifs à court terme.
Le procédé d’enflottement de Shepherd a pour finalité de supprimer l’article de l’inventaire pour le représenter comme un bien de location dont nous déterminons ensuite les détails lors de sa configuration en tant que tel. Pour les clients qui ont mis en œuvre le module d’actifs fixes de Netsuite, Shepherd représentera également cet article d’inventaire comme une immobilisation dont la valeur est égale à celle de l’article d’inventaire en stock.
Garder une trace de chaque article, petit ou grand
Lors de la modélisation des actifs locatifs, il existe une exception à ce processus de capitalisation : le traitement des accessoires de location. Souvent, les sociétés de location proposent des câbles, des jauges ou d’autres accessoires en tant qu’accessoires supplémentaires lors de la location. Il est probable que vous ayez loué une voiture dont les agents de location ont proposé d’inclure un appareil GPS moyennant un coût journalier supplémentaire. A quelle fréquence pensez-vous que ces petits appareils disparaissent ?
Pour de tels cas, Shepherd permet l’inclusion d’accessoires, représentés comme des articles d’inventaire sur ses contrats de location. L’utilisateur peut choisir de facturer des frais de location supplémentaires pour ces articles. Au retour de la location, l’application rappelle aux agents de location qu’ils doivent également vérifier le retour de ces accessoires. Les accessoires manquants se retrouvent alors dans le bon de commande, ce qui élimine automatiquement les pertes fréquentes et non comptabilisées.
Le bénéfice anecdotique de ces fonctions est malgré tout évident, et contribue à rendre l’utilisation de Shepherd si avantageuse pour ses clients. Pour en savoir plus sur la façon dont Shepherd peut améliorer vos opérations, adressez-vous à votre directeur régional des ventes.
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