Gestion des horaires de travail avec la fonction de tableau des heures de travail de Shepherd
Pour que le service extérieur se déroule avec succès, il faut tenir compte de nombreuses choses. Mais le succès ne se résume pas seulement à ce que tout se déroule correctement. Il faut également gérer l’ensemble de l’administration, en veillant à ce que les factures soient envoyées correctement et dans les délais. Shepherd a ici aussi la solution pour que le technicien puisse aider sans se prendre la tête.
La gestion du temps pour les techniciens de service est désormais un jeu d’enfant grâce à la fonction de temps d’équipe de Shepherd. Cette fonction optimise la gestion des tableaux de temps de travail et garantit que toutes les heures de travail enregistrées sont saisies et rapportées avec précision, éliminant ainsi le besoin de recourir à des outils externes de gestion des calendriers ou des événements, qui présentent un potentiel de difficultés d’intégration et de mise à jour. Elle est également accessible au gestionnaire de service, de sorte que tout le monde est tenu au courant.
C’est parti
Pour accéder à la fonction « Temps d’équipe », la fonction « Tableau de travail » doit être activée dans l’application. Une fois activée, les techniciens peuvent facilement naviguer vers la page « Tableau des temps de travail », où ils peuvent accéder et gérer les nouvelles entrées de temps ainsi que celles qui ont été enregistrées précédemment. Sur la page « Tableau des heures de travail », le temps est récapitulé et compté par jour. Il est également possible d’apporter des corrections et de les faire approuver par les employés avant d’obtenir l’autorisation du supérieur hiérarchique.
Lorsque les techniciens sont prêts, ils peuvent créer une nouvelle entrée en appuyant sur l’icône « + ». Toutefois, cela n’est pas possible si l’option « Démarrer une équipe » n’est pas activée dans la configuration de l’application. Dès que l’option est activée, l’application invite l’utilisateur à déclencher rapidement et intuitivement la saisie des temps.
Gestion des interruptions
Dès qu’une équipe commence, le système peut enregistrer toutes les interruptions qui peuvent survenir au cours de la journée. Ces interruptions peuvent être hors du contrôle d’un technicien et ne pas être considérées comme facturables par le client ou le département de service, comme les retards dus aux machines. Pour les comptabiliser, le technicien bascule entre les boutons « Pause » et « Reprise », garantissant ainsi une comptabilisation précise du temps.
Si, pour une raison quelconque, la pause s’avère être la fin de l’équipe, le technicien peut sélectionner le bouton « Fin » au lieu du bouton « Reprendre ». Cette flexibilité garantit que les techniciens peuvent consigner avec précision l’ensemble des heures travaillées, même si des pauses ou des interruptions se produisent au cours de la journée. Shepherd est toutefois conscient qu’un employé fatigué, travaillant dans des conditions potentiellement désagréables, pourrait appuyer prématurément sur le bouton « Terminer ». Pour éviter qu’une équipe ne se termine prématurément, un technicien doit remplir un champ de confirmation avant que l’équipe ne soit définitivement consignée comme terminée.
Une caractéristique essentielle de la fonctionnalité de temps d’équipe de Shepherd est qu’elle est limitée à une seule équipe par jour. Une fois qu’une équipe a commencé, elle ne peut pas être relancée ou dupliquée le même jour. Certains techniciens peuvent s’en plaindre, mais cela permet de garantir que les données introduites dans le système sont basées sur des heures réelles et non sur des estimations de la veille, de la semaine ou du mois précédent. Cette fonction permet d’éviter les erreurs et de s’assurer que les enregistrements horaires ne sont pas dupliqués. Lorsque les techniciens sont prêts à confirmer leur quart de travail, le système leur demande de confirmer l’heure de début.
Mise au point
Dès qu’il est confirmé que l’équipe de ce jour est terminée, le système enregistre automatiquement cette confirmation dans NetSuite sur la feuille de temps correspondante. L’équipe terminée apparaît à côté de toutes les autres entrées de temps de la même semaine, offrant ainsi un aperçu complet de toutes les heures de travail consignées. Cette fonction aide les gestionnaires de service et les chefs d’équipe à surveiller le temps de travail hebdomadaire des techniciens et fournit un instantané clair de toutes les activités de la journée.
Elle peut également aider à déterminer dans quelles situations un technicien peut avoir besoin d’une aide supplémentaire ou si les limites légales pour un certain type de travail sont presque atteintes sur une période donnée, aidant ainsi les entreprises à éviter que les employés ne soient mis en danger tout en enfreignant la loi.
Les fonctionnalités de la saisie du temps d’équipe de Shepherd simplifient considérablement la gestion des temps en offrant une solution centralisée et efficace. En réduisant le besoin d’outils de planification tiers, l’application garantit que toutes les heures de travail des techniciens sont enregistrées avec précision et offre un moyen convivial et efficace de gérer les heures de travail.
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