Le thème principal de ce billet de blog porte sur la manière dont les utilisateurs de Shepherd peuvent facturer leurs clients, même s’ils paient leurs techniciens sur la base d’un roulement.

Lorsque vous facturez le travail effectué à une entreprise, celle-ci ne s’intéresse pas particulièrement aux contrats de vos employés. L’auteur de la facture veut seulement s’assurer que le travail que vous avez fourni pour un ordre de service lui sera facturé — et rien de plus.

À cet égard, l’un des véritables bénéficiaires de cette fonctionnalité supplémentaire est le technicien, car c’est lui qui doit saisir « le début du travail posté » et « la fin du travail posté » dans l’application Shepherd. Puisqu’il est impossible d’interrompre le quart de travail pour créer des fiches de paie, cela signifiait jusqu’à présent que les différents ordres de travail (nécessaires pour facturer les clients) et le temps administratif au bureau (qui n’est pas facturé et pendant lequel on ne travaille pas sur les ordres de travail) devaient tous être saisis manuellement.

Saisie automatisée des temps : minimisation des erreurs et des étapes de travail supplémentaires

Cette procédure nécessite de nombreuses manipulations supplémentaires, chacune d’entre elles pouvant constituer une source d’erreur dont le suivi et la correction représentent un véritable casse-tête. Désormais, ces lacunes peuvent être comblées automatiquement. Les heures de bureau, les heures d’absence, les heures de travail et les heures de déplacement peuvent être saisies au cours d’une période de travail posté en cours. Le temps de travail posté se calcule donc automatiquement à partir du temps total moins les différentes activités mentionnées ci-dessous. Alors que le temps de travail posté ne peut pas être édité, le décompte est adapté si l’une de ces autres entrées est éditée après la fin du temps de travail posté.

Bien qu’il s’agisse de l’amélioration la plus significative pour cet aspect du système, il existe d’autres améliorations liées à la saisie du temps, qui devraient également compenser des défauts procéduraux pour les personnes concernées.

Blocage de l’exécution prématurée des tâches

La première option permet de désactiver le champ « Action terminée » jusqu’à ce qu’il soit prouvé que toutes les tâches soient terminées, afin d’éviter qu’une même tâche soit oubliée dans l’ordre de travail, ce qui entraînerait des retards et des désagréments. Avant que cette option ne soit disponible, il était possible de finaliser l’action de saisie des temps même si des tâches n’avaient pas été effectuées dans l’ordre de travail. Cela est toujours possible si l’utilisateur le souhaite, mais si un technicien a tendance à oublier des tâches parce qu’il a marqué prématurément la saisie des temps comme étant terminée, cela l’obligerait à être plus prudent.

Une autre cause peut résider dans le fait que les techniciens rédigent leurs rapports au bureau dès que le travail est terminé. Lors de la saisie du temps, il s’agirait du premier élément à marquer comme terminé. S’il est suivi d’un appel téléphonique ou d’une distraction quelconque, d’autres parties du rapport pourraient être négligées et oubliées.

Majoration de temps pour les horaires de travail supplémentaires

Un autre affinement temporel est lié au temps de travail. Dans un blog précédent, nous avons décrit comment les techniciens pouvaient ajouter un élément de travail à un ordre de travail en fonction des besoins de travail constatés sur place, plutôt que de créer un élément entièrement nouveau, ce qui nécessiterait une nouvelle visite. Il en va désormais de même pour l’ajout de temps à un nouveau bon de travail, puisque certains contrats exigent d’être payés en fonction du temps passé et non des tâches effectuées.

Mettre en veille le temps de transport pour les pauses ou les trajets d’approvisionnement

Le dernier exemple est une nouvelle petite addition. Comme déjà décrit dans l’exemple supérieur de la saisie du travail posté, il se peut que certains contrats incluent le temps de déplacement comme temps facturé. Dans ce cas, il est compréhensible que le client ne veuille pas payer pour des retards ou des interruptions sur le trajet vers le lieu d’intervention. Néanmoins, il peut arriver qu’un technicien doive faire un arrêt en cours de route. Un arrêt pour acheter du matériel qui n’était pas en stock est toujours préférable à l’annulation ou au report de la mission. Jusqu’à présent, il n’existait toutefois aucune possibilité de « suspendre » le temps pour de tels événements. Cette possibilité existe désormais.

Un technicien peut s’arrêter pendant son temps de conduite pour n’importe quelle raison, que ce soit pour reprendre son souffle, déjeuner, faire le plein, récupérer des objets ou même faire un détour par un autre site qui se trouve sur son chemin. Sans cette fonction, il faudrait cliquer sur ” Terminer le temps de trajet “, ce qui aurait signifié auparavant que le ” temps de service “ aurait commencé automatiquement, ce qui aurait entraîné un effet domino de corrections de temps qui n’auraient dû être effectuées que plus tard.

Une fois que les clients ont passé la phase de sélection des services et de mise en œuvre de Shepherd, ce sont souvent ces petits détails qui transforment le quotidien grâce à l’utilisation de Shepherd et procurent une sensation de changement rafraîchissant qui rappelle au client qu’il a effectivement fait le bon choix pour son entreprise. Pour profiter de ce sentiment de satisfaction durable, la première étape consiste à réserver une démo pour découvrir Shepherd de plus près.

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