Les lecteurs attentifs de ce blog se souviennent peut-être d’un article publié il y a quelques semaines, qui mettait en lumière les avantages d’une solution EAM par rapport à une situation où l’on travaille sans une telle solution. L’idée générale était que l’investissement dans un système EAM en valait largement la peine grâce aux coûts cachés mis en évidence, réduits ou éliminés. Un facteur de coût souvent négligé, qui n’avait pas été pris en compte dans cet article, est la rotation du personnel.
À moins qu’il ne s’agisse d’un départ à la retraite, ce phénomène s’explique par une certaine insatisfaction. Celle-ci peut être liée à la rémunération ou aux conditions de travail. Parfois, c’est aussi l’accumulation d’une multitude de petits détails. Des petits soucis que Shepherd peut éliminer. Ce défi spécifique a été abordé dans un autre article de blog consacré aux avantages de la standardisation grâce à Shepherd, et il sert également d’introduction au sujet de cet article : le remplacement des applications de gestion des temps tierces.
Il est grand temps !
Il y a quelque temps, Shepherd a élargi son éventail de fonctionnalités. Il était question d’un aspect relativement mineur, qui s’est toutefois révélé extrêmement apprécié – une preuve supplémentaire que ce sont justement les petits détails qui peuvent faire toute la différence. L’entreprise qui avait demandé cette fonctionnalité se plaignait du fait que ses collaborateurs étaient frustrés de devoir saisir deux fois leurs données de pointage.
Ils ne voulaient pas effectuer deux fois la même tâche. Ils remettaient sans cesse cette tâche à plus tard, surtout une fois que les saisies d’heures correspondant à leur paie étaient terminées. Une fois cette tâche accomplie, leur motivation à répéter le processus pour de simples raisons administratives tombait à plat.
Shepherd a donc développé une fonctionnalité permettant de transférer automatiquement les données de temps saisies par le technicien dans l’application mobile vers toutes les bases de données et tous les registres concernés. Cela a permis d’éviter la saisie multiple des mêmes données – et donc le risque d’incohérences qui y est associé. Les techniciens sur le terrain saisissent leurs temps de travail et de déplacement dans leurs outils opérationnels, tandis que les collaborateurs au bureau ou au service de la paie saisissent à nouveau ces mêmes données sur les plateformes de gestion de la paie.
Un flux de travail, une source d’informations
Il y a ensuite le temps non productif : cela comprend par exemple les journées de formation, les congés ou les mesures relatives à la sécurité au travail et à la protection de la santé. Il se peut que les trajets inférieurs à une certaine distance ne soient pas pris en compte dans la facturation. Tout cela est souvent enregistré séparément, et cette fragmentation conduit à la création d’îlots isolés de données pertinentes dans le système, que quelqu’un doit ensuite rassembler quelque part. Lorsqu’un système est configuré de cette manière, les collaborateurs n’ont d’autre choix que de s’en accommoder. Tout cela explique probablement pourquoi un client de Shepherd a un jour eu l’idée que Shepherd pourrait être utile.
Et Shepherd a résolu le problème. Cette amélioration relativement mineure est devenue, comme mentionné précédemment, l’un des atouts les plus appréciés de Shepherd. Examinons donc quelques-uns des changements concrets qui vont au-delà de la réduction de la charge administrative pour les techniciens.
Combler les lacunes, améliorer l’accès aux données
La consolidation ne fonctionne que si les données sont intégrées de manière transparente dans les systèmes financiers de NetSuite et peuvent y alimenter les relevés de temps natifs. Les prestataires de paie peuvent alors accéder à ces données. La différence essentielle réside dans le fait que la paie ne s’appuie plus sur un ensemble de données distinct, mais utilise plutôt les mêmes informations que celles employées pour le suivi opérationnel. Tout comme l’outil BI de Shepherd [lien vers le blog sur l’outil BI] s’alimente directement à partir du grand livre, cela crée une source unique de vérité, ce qui élimine le besoin de rapprochement entre les systèmes.
Nous avons déjà évoqué le fait que les techniciens, par exemple, doivent remplir des relevés de temps pour le service de maintenance, puis également les fiches de paie, ce qui les oblige souvent à justifier des lacunes ou à ajouter manuellement des périodes non productives. En revanche, avec le système consolidé de Shepherd, l’ensemble du temps – qu’il soit productif ou improductif – est enregistré dans un flux de travail unique. La fiche de paie reflète exactement les données saisies au cours des opérations quotidiennes, et les étapes de rapprochement sont totalement supprimées. Fini les écarts inexpliqués !
Improving data quality and insight
On constate d’ores et déjà une réduction de la charge administrative, car il n’est plus nécessaire de saisir ou de vérifier deux fois les mêmes données. Cela accélère le traitement des paies et réduit les tâches manuelles. Et lorsque les tâches prennent moins de temps, vous disposez soit de plus de temps pour vous consacrer à d’autres sujets, soit vous veillez à ce que les collaborateurs se sentent moins surchargés, soit les deux. Chacun de ces résultats est un atout. Les processus de travail entre les équipes sur le terrain et celles au bureau sont optimisés, car les deux travaillent avec le même système. La formation des nouveaux membres de l’équipe se déroule également de manière beaucoup plus fluide, tant pour le formateur que pour la personne en formation.
Pas besoin d’être consultant en processus pour comprendre que cette consolidation améliore également la qualité des données. Vos relevés de temps sont directement liés aux commandes, aux immobilisations et aux activités, fournissant ainsi le contexte qui fait généralement défaut dans les systèmes de paie autonomes. Vous voyez quels collaborateurs consacrent combien de temps à quels projets ou à quels équipements – que ce soit pour déterminer la rentabilité ou les coûts –, et ce avec la plus grande précision possible. Tout le monde s’appuie sur le même ensemble de données, ce qui rend les rapports plus homogènes. Il en résulte une analyse financière fondée sur des informations complètes et fiables.
Afin d’éviter les erreurs qui devraient ensuite faire l’objet d’un suivi, toutes les saisies de temps enregistrées doivent également être validées, ce qui permet une vérification rapide mais indispensable des données saisies.
Réduction de la complexité du système et des coûts
Il en résulte donc des avantages pour vos collaborateurs et pour les systèmes avec lesquels ils travaillent. Deux autres services devraient également se réjouir de ce changement : le service informatique et le service comptable. Les clients de Shepherd peuvent souvent se passer de solutions tierces qui ne sont pas intégrées nativement à NetSuite, qui engendrent des coûts de licence et qui nécessitent une adaptation constante à NetSuite à chaque mise à jour. Dans ce cas, ils bénéficient de la possibilité de mettre hors service leurs systèmes de saisie des temps autonomes. Et là encore, votre entreprise bénéficie d’un effort de formation réduit et d’un risque minimisé d’incohérences de données entre les systèmes.
Cette solution s’étant avérée efficace, ce qui avait initialement été conçu pour répondre à une demande spécifique d’un client a été adopté à plus grande échelle et est désormais fréquemment sollicité lors de nouvelles implémentations. Cela semble être un autre bon exemple de la manière dont Shepherd développe une solution pratique et axée sur les problèmes, qui évolue ensuite vers une fonctionnalité clé afin de répondre à un besoin largement répandu.
La leçon générale à en tirer est simple : les inefficacités courantes ne sont souvent que des hypothèses qui ne sont pas remises en question. S’y attaquer peut apporter une valeur ajoutée disproportionnée. Peut-être existe-t-il chez vous des inefficacités que vous souhaiteriez éliminer. Ou peut-être souhaitez-vous rendre votre suivi du temps aussi clair que possible. Quoi qu’il en soit, une démonstration serait un excellent point de départ pour le découvrir.
