Si votre flotte est si importante que vos doigts et vos orteils ne suffisent plus à en compter les éléments, alors vous pouvez parler d’une grande flotte, car celle-ci dépasse la capacité de votre cerveau à garder un œil fiable sur toutes les opérations la concernant. Si vous disposez d’une telle flotte, votre solution de gestion doit probablement répondre à trois besoins essentiels : une vue d’ensemble de l’activité, une vision globale et des options de filtrage complètes.
Cette newsletter explique comment Shepherd apporte transparence et automatisation basées sur le statut dans les domaines de la location, de la maintenance et de la gestion des interventions – en particulier pour les membres du club mentionnés ci-dessus qui disposent de grandes flottes.
Jetez un œil au document ci-dessous ou poursuivez votre lecture pour en savoir plus :
Statut des équipements loués
Le statut spécifique à la location de Shepherd indique à quelle étape du cycle de location se trouve un équipement. Celui-ci peut être en cours de location, en cours de restitution, en cours de livraison, en cours de résiliation de contrat ou indisponible pour une autre raison – par exemple s’il a bien été restitué, mais qu’il est endommagé et nécessite une réparation imprévue.
Le statut de location sert avant tout à fournir aux entreprises de location une vue d’ensemble de la disponibilité actuelle et future, notamment en ce qui concerne les locations à long terme, dans le cadre desquelles les équipements sont immobilisés pendant une période prolongée. Les types ou catégories de statut ne sont pas prédéfinis : les clients peuvent créer les leurs afin de refléter leurs processus de travail spécifiques, y compris des états intermédiaires tels que la livraison, l’installation, le recalibrage ou autres.
Au-delà des cas habituels, une société de location proposant des équipements spécialisés destinés à une utilisation dans des lieux isolés peut être amenée à faire vérifier ou remplacer les batteries avant de réexpédier les appareils. Une autre entreprise peut offrir une garantie absolue de confidentialité et doit donc soumettre ses appareils électroniques à une procédure de réinitialisation et d’effacement. Un fournisseur d’appareils médicaux peut être amené à soumettre ses appareils retournés à un processus de stérilisation rigoureux.
Chacun de ces événements spécifiques à l’entreprise pourrait représenter un statut – voire plusieurs, si la tâche est de nature complexe. Comme vous aurez compris, les combinaisons possibles sont presque aussi infinies que leur importance pour l’utilisateur concerné du module de location Shepherd.
Statut de maintenance de l’équipement
Indépendamment du statut de location, le statut de l’équipement sert à refléter l’état de fonctionnement ou de maintenance d’un objet. Il peut exister un plan de maintenance qui va de soi pour le responsable de la maintenance, mais dont les détails sont inconnus du responsable des locations qui souhaite livrer cet équipement à un nouvel utilisateur.
Dans ce contexte, le statut permet à toutes les parties prenantes de comprendre clairement quelle est la situation actuelle et ce à quoi elles peuvent raisonnablement s’attendre. Parmi les statuts possibles, on peut citer par exemple « hors service pour cause de maintenance ou de réparation », « disponible à la location » ou « opérationnel, mais actuellement indisponible en stock ». Le statut de l’équipement est visible sur le tableau de planification et aide les responsables de service à identifier rapidement les équipements indisponibles en raison de travaux de maintenance. À l’instar du statut de location, ces statuts sont également définis par le client, ce qui permet une grande flexibilité pour répondre à des exigences spécifiques à un secteur ou à une niche.
Des règles automatisées qui prennent les devants
Ici, comme pour toutes les initiatives de Shepherd, la philosophie de travail standard de Shepherd s’applique. L’automatisation est mise en œuvre partout où elle est possible et pertinente. Lorsque la configuration par l’utilisateur reste nécessaire, celle-ci est également conservée. Le système prend donc en charge la création et la modification automatisées des statuts de location et des statuts des équipements sur la base de règles configurables. Ces règles sont définies au moment de la mise en œuvre, mais peuvent être modifiées à tout moment par un administrateur système ou un intervenant Shepherd.
Ces règles sont généralement liées au cycle de vie des ordres de service. Ainsi, un statut peut par exemple être créé ou modifié lorsqu’un ordre de service est créé, lancé ou clôturé. Cela permet des transitions automatiques telles que : « prêt à l’expédition – en cours d’acheminement – loué » pour un actif expédié à un client. Un autre exemple serait : « Appareil hors service – en réparation – opérationnel » pour les appareils sur site ou en stock. Comme expliqué précédemment, les clients peuvent définir eux-mêmes ces règles, ce qui garantit que Shepherd met à jour automatiquement l’état de l’appareil, sans intervention manuelle, et ce conformément aux processus les mieux adaptés au client.
« Le statut peut être créé ou modifié lors de la création, du démarrage ou de la finalisation d’une commande de service. Cela permet des transitions automatiques telles que : prêt pour la livraison – en cours de livraison – en location. »
Statut des ordres de service
Le statut ne doit pas nécessairement se limiter à un seul appareil. Les prestations de service déjà fournies peuvent également faire l’objet de ces changements de statut. Les ordres de service sont soumis à des modifications, et ce sont ces dernières qui déterminent si un ordre de service peut passer ou non à la phase de facturation ; c’est pourquoi il est très utile d’en assurer le suivi. Lorsque des ordres de service sont créés pour des réparations, des travaux de maintenance, des installations ou des livraisons, ils peuvent déclencher automatiquement les modifications correspondantes du statut de l’équipement ou de la location. Le système enregistre également si les ordres de service ont été planifiés, générés de manière réactive ou sur la base de prévisions, et relie ces états à la disponibilité des équipements et aux temps d’arrêt.
Agrandissez ou réduisez l’affichage selon vos besoinsoard
Vous souvenez-vous des vues macro et globales tant appréciées des responsables ? C’est sur le tableau de planification qu’elles sont les plus faciles à utiliser. Celui-ci offre une vue d’ensemble consolidée et visuelle tant de l’état des équipements que de leur statut de location. Les options de filtrage peuvent être configurées de manière simple ou détaillée, selon les préférences de l’utilisateur.
Les utilisateurs peuvent ainsi identifier quels équipements sont loués, indisponibles, en maintenance ou opérationnels, et consulter la durée de ces états. Cela s’avère particulièrement utile pour les entreprises qui gèrent des centaines d’équipements, car cela permet de prendre rapidement des décisions de planification et d’éviter les doubles réservations ou les conflits de dates.
Contrats de location
Lors de la création de contrats de location, Shepherd filtre les équipements indisponibles en fonction de leur statut actuel et futur en matière de location et de disponibilité. Les utilisateurs ne peuvent sélectionner que les actifs disponibles pour la période de location spécifiée, ce qui permet d’éviter efficacement les conflits. Cette fonction de filtrage sert davantage de mesure de sécurité que de générateur automatique de propositions alternatives et garantit le respect des conditions de location au niveau contractuel.
Un vieux proverbe dit : « La connaissance, c’est le pouvoir. » La connaissance est aussi synonyme de tranquillité d’esprit et constitue un remède efficace contre le désespoir face à une crise imprévue qui aurait pu être évitée grâce à une vue d’ensemble claire de la situation. Grâce aux options de statut configurables de Shepherd, qui s’étendent à tous les modules, les clients disposent de toutes les informations nécessaires sur leur activité pour garantir un fonctionnement fluide et prévisible – deux facteurs essentiels pour satisfaire leurs propres clients.
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