Cette newsletter est consacrée au domaine de la location et aborde un sujet qui était si important aux yeux d’un client de Shepherd que cette fonctionnalité, initialement considérée comme un simple « plus », est devenue une réalité : la fonctionnalité de restitution des équipements de Shepherd, une fonctionnalité du module de location très apprécié de Shepherd EAM.
Les équipements loués peuvent être classés de différentes manières : disponibles, réservés, loués, restitués ou perdus – et c’est précisément sur ces trois dernières catégories que nous allons nous concentrer ici.
La réalité n’est plus en contradiction avec le processus
Une modification du statut des équipements loués n’a plus nécessairement d’incidence sur l’ensemble du contrat. Si un ou plusieurs équipements doivent faire l’objet d’une maintenance ou ne sont plus utilisés, ils peuvent être restitués sans que cela n’affecte l’ensemble du contrat. Les contrats peuvent désormais s’adapter à l’évolution des besoins des clients, et cette flexibilité va au-delà de la phase de restitution.
Ce qui vaut pour les équipements vaut également pour les accessoires, pour lesquels aucun contrat ne serait conclu indépendamment. Imaginez un cycle de vie complet entre les équipements et les accessoires, qui influencerait à la fois la phase de location et celle de restitution. Prenons un exemple saisonnier à titre d’illustration.
À Tallinn, la ville natale de Shepherd, la saison de voile commence. Les bateaux reprennent la mer, et les loueurs de matériel proposent des grues en location pour faciliter les opérations. Mais le transport de bateaux haut de gamme nécessite bien plus qu’une simple grue : des châssis de transport, des sangles certifiées et d’autres équipements sont indispensables. Il serait absurde de gérer chaque élément via des contrats distincts, mais un suivi insuffisant est tout aussi peu judicieux. Cette fonctionnalité comble cette lacune.
Actifs suivis, quel que soit leur statut
Moins il y a d’interventions de service, moins il y a de paperasse, sans pour autant compromettre la possibilité d’assurer un suivi indépendant des composants. À l’expiration du contrat, la restitution de tous les articles peut être confirmée. À l’inverse, leur restitution peut déclencher la conclusion du contrat. Le processus reste simple, tout en répondant à toutes les exigences.
Revenons à l’exemple des pays baltes : des articles tels que les sangles et les supports sont indispensables, mais ne peuvent être considérés comme des objets de location à part entière. Prenons l’exemple des forets utilisés avec une perceuse. Les fournisseurs ont besoin d’un suivi dans le cadre des contrats existants, d’autant plus que les appareils et les accessoires peuvent être ajoutés, utilisés ou restitués à des moments différents.
Un autre problème fréquent réside dans le fait que les clients demandent des ajouts pendant la durée du contrat : les accessoires peuvent certes être indispensables, mais ils sont souvent traités de manière moins formelle que l’équipement principal. D’un point de vue procédural, ce n’est pas idéal, mais cela arrive. Ces éléments peuvent être ajoutés manuellement, suivis sans grande rigueur et traités de manière incohérente. Le résultat est prévisible : des facturations omises, des retours incomplets et une charge administrative inutile.
Structure et procédés plutôt que bureaucratie
Le retour de location de Shephed résout ce problème en intégrant la structure de gestion des accessoires au cycle de vie des équipements.
Les accessoires sont directement associés aux données des équipements, et des mises à jour à l’échelle du système garantissent que les stocks, les statuts et les fiches techniques reflètent immédiatement la réalité. Cela réduit les erreurs de comptabilisation, les retards et les imprécisions lors de la facturation, car ces petites pièces sont officiellement attribuées à des équipements spécifiques et reflètent ainsi leur utilisation effective.
Les mises à jour sur les appareils mettent également immédiatement en évidence les accessoires associés, ce qui permet de toujours garder une vue d’ensemble. Les accessoires peuvent même être configurés comme « recommandés » ou « obligatoires », ce qui les ajoute automatiquement aux commandes des clients.
Voici comment cela fonctionne
Lorsqu’un appareil est sélectionné, une liste prédéfinie s’affiche. Les articles obligatoires doivent être ajoutés avant de poursuivre, afin d’éviter toute omission importante et de prévenir tout problème opérationnel ou lié au client.
La page dédiée à la mise à jour des appareils regroupe tous les accessoires associés dans une seule vue, ce qui simplifie son utilisation sans avoir à passer d’un écran, d’un onglet ou d’une page à l’autre. Cela s’avère particulièrement utile lors des interventions sur le terrain, où les contraintes de temps et les limitations des appareils rendent indispensable un mode de travail efficace.
Les utilisateurs peuvent restituer et facturer les accessoires individuellement. Bien qu’ils soient regroupés avec les appareils, chaque article conserve sa propre fiche et son propre statut, ce qui évite toute omission.
Les restrictions prévues restent en vigueur
Cette flexibilité est soumise à certaines règles : les appareils doivent être marqués pour retour avant les accessoires, et les deux sont soumis à une date de retour commune. Cela permet d’éviter les écarts de stock et de réduire le cauchemar de tout chargé de clientèle : les divergences de facturation.
Le lien avec les accessoires est particulièrement utile en cas de retour. Le marquage des appareils destinés au retour déclenche l’affichage des accessoires associés, et inversement, garantissant ainsi qu’aucun élément ne soit oublié. Cela peut être désagréable pour le client et gênant pour vous si le client ne récupère pas tout en une seule fois. Sans parler de la perte de temps qu’entraîne un déplacement supplémentaire pour rectifier le tir.
Cette fonctionnalité permet également une visibilité conditionnelle, de sorte que l’association des accessoires peut être activée ou désactivée en fonction des besoins de l’entreprise. Toutes les entreprises de location ne gèrent pas les accessoires de la même manière ; les utilisateurs peuvent donc décider eux-mêmes comment adapter au mieux la solution Shepherd à leurs processus – et non l’inverse.
De plus, le système désactive les options de restitution des accessoires lorsqu’aucun accessoire n’est associé. Cela peut sembler anodin, mais cela élimine les ambiguïtés et empêche les actions non valides, ce qui permet de réduire au minimum les désagréments et la frustration des utilisateurs.
Dans l’ensemble, ces innovations permettent de transformer la gestion des accessoires, qui passe d’un processus informel à un flux de travail structuré. La gestion des accessoires ne dépend plus de la mémoire de chacun ni de solutions de fortune, mais est intégrée au même système qui gère les appareils. Cela améliore l’efficacité, réduit les erreurs et garantit que tous les composants nécessaires sont correctement livrés et restitués.
Que diriez-vous d’un cadeau de Noël anticipé pour votre responsable de la location ? Prenez rendez-vous dès aujourd’hui pour une démonstration chez Shepherd !
Blogs en vedette :
Le terme PDF n’évoque généralement pas l’enthousiasme, mais cela pourrait bien changer grâce à la toute nouvelle fonctionnalité de Shepherd présentée dans un article de blog le mois dernier. Shepherd permet désormais à ses clients de créer des PDF personnalisés à partir des informations de leur choix, qu’elles proviennent de Shepherd ou de NetSuite.
Avec la possibilité d’y intégrer une identité visuelle et des éléments graphiques, des documents autrefois austères deviennent soudainement attrayants, pertinents et faciles à produire. Un atout indéniable pour le destinataire. Pour en savoir plus, consultez cet article de blog.
Études de cas Shepherd : votre histoire mérite d’être mise en lumière
Shepherd est toujours à la recherche de nouveaux clients pour des études de cas. Récemment, certains utilisateurs actuels ont manifesté leur intérêt à partager leur expérience, leurs atouts et comment l’adoption de Shepherd comme solution EAM a transformé leur fonctionnement, en réduisant leurs coûts, en augmentant leur chiffre d’affaires, ou les deux.
Ces entreprises seront ensuite présentes sur le site web de Shepherd, ce qui leur permettra d’apparaître dans les résultats de recherche et de disposer de l’intégralité de leur témoignage pour en extraire des informations et des citations percutantes à partager sur leurs réseaux sociaux ou dans d’autres contenus.
Vous souhaitez nous rejoindre ? Représenter votre secteur et mettre en avant l’efficacité au cœur de vos services ? Écrivez-nous à newsletter@shepherdcmms.com et nous vous contacterons.
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