Chaque technicien qui saisit une entrée de temps dans sa tablette ou son téléphone mobile compatible avec l’application Shepherd injecte essentiellement des données dans le système de gestion du temps de Netsuite. Cet article de blog explique ce que cela signifie et pourquoi c’est si important. 

Une feuille de temps Netsuite complétée : Shepherd est facile à utiliser et évite les risques de retards ou d’informations manquantes.

De là, ces données liées au temps peuvent avoir un impact sur la fiche de paie ou les frais d’exploitation, par exemple. C’est du pain bénit pour le reporting des coûts, qu’il s’agisse d’une installation spécifique, d’un contrat ou d’un client. Sans parler de la tâche la plus évidente : la facturation.

Et toutes ces variables sont à leur tour influencées par les règles et les contraintes de la commande client (pour un ordre planifié) ou du contrat (pour un ordre réactif). Une commande planifiée peut être traitée sous la forme d’un prix fixe, dans lequel les ressources utilisées déterminent les coûts. Dans un autre cas, il peut s’agir d’une facturation à l’heure, où tout est compris, ou d’un prix fixé par contrat, etc. Il y a tellement de possibilités que l’on a le vertige quand on s’assoit et que l’on essaie de les répertorier.

Cette unique saisie de données dans un téléphone portable sur un chantier situé au milieu de nulle part semble marquer le début d’une nouvelle ère dans un univers parallèle amélioré. Pour un œil non averti, il s’agit d’un labyrinthe d’interdépendances qui peuvent avoir un impact considérable sur tous les types de flux de travail d’un utilisateur de Shepherd, ainsi que sur ceux de ses clients.

Temps et matériel : le cœur de la gestion des coûts et des revenus

Le temps saisi pour le travail dans l’application mobile et le temps de traitement résultant dans Netsuite : les données saisies dans l’application mobile sont directement intégrées au système principal : aucun retard, aucune erreur.

Une entreprise de services dispose de deux ressources qu’elle tente d’équilibrer afin de réaliser un bénéfice : le temps, qui s’écoule sans tenir compte des pertes, en plus du matériel. Qu’une entreprise facture ou non le temps passé à ses clients, le temps est un facteur de coût constant ! Il s’écoule, quoi que l’on fasse, et c’est pourquoi on essaie de le rentabiliser au maximum. Les matériaux sont achetés à un certain prix, basé sur une revente rentable.

Cela est particulièrement important pour les modèles d’entreprise dans lesquels le temps est une simple question de coût et n’est pas facturé. Si vous n’avez que des matériaux comme source de revenus, vous devez vous assurer que le temps que votre entreprise consacre à ces matériaux est utilisé le plus efficacement possible.

Les données relatives au temps d’une entreprise constituent également une mesure valable de la performance : elles permettent de savoir ce qu’il est possible de faire au cours d’une période donnée et si ce travail est effectué par tous les membres de l’équipe ou par un seul. Ce sujet fera l’objet d’un autre article de blog que nous vous invitons à lire au cours du prochain trimestre.

L’essentiel est de savoir ce que les utilisateurs peuvent faire grâce aux données sur le temps et les matériaux, mais aussi ce qu’ils n’ont plus besoin de faire. Les données que le technicien solitaire a saisies sur l’écran de son appareil mobile au début de cet article entrent dans un vaste système dans lequel ces données peuvent être utilisées, compilées ou ignorées pour créer des rapports, des analyses, des factures et des fiches de paie, pour ne citer que quelques exemples.

Grâce à cet aperçu du mode de fonctionnement, vous pouvez imaginer le temps que cela permet d’économiser par rapport à ce qui se faisait auparavant.

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Les entrées d’un technicien pour la semaine : la solution de Shepherd permet aux utilisateurs de séparer le travail du temps de déplacement, ce qui facilite le réglage de la facturation.

Éviter le travail, prévenir les erreurs

Prenons l’exemple de la fiche de paie : le technicien est payé pour le temps passé sur place. Le propriétaire du chantier se voit facturer un service et les pièces utilisées pour ce service. Ces deux valeurs combinées donnent les recettes et le bénéfice pour cette seule mission. La somme de ces commandes permet de savoir ce que le technicien a gagné et ce dont l’entreprise a besoin. Tout cela devait auparavant être fait manuellement.

Le temps est enregistré sur une feuille de papier, puis saisi dans le système. Il faudrait ensuite consulter les données du client pour vérifier les conditions du contrat, pour voir ce qui est facturable et ce qui ne l’est pas. À cela s’ajoutent les matériaux qui ont été sortis de l’entrepôt et ceux qui ont été remis en stock, en retirant ceux qui ont été utilisés. Tout cela est intégré dans une facture. 

Ensuite, il faut analyser les mêmes données temporelles pour déterminer ce qui s’est passé pendant les heures de travail habituelles et le reste du temps. Si cela n’est pas connu, il faut trouver et consulter un contrat – cette fois-ci pour déterminer les conditions des heures supplémentaires. Ces valeurs, ajoutées à toutes les autres sur une période de paie, permettent d’établir un chèque de paie.

Cela fait beaucoup d’étapes, et chacune d’entre elles peut conduire à des erreurs qui peuvent être automatisées et automatiquement mises de côté en utilisant la fonctionnalité Shepherd pour le temps et les matériaux. D’une certaine manière, face à un système fluide et efficace, il peut être facile d’ignorer ce que serait l’alternative si ce système n’existait pas.

Il est important de noter qu’une fois que l’on a identifié ce que le système est capable de faire, il existe d’innombrables possibilités de variantes au sein de ce système : différents contrats pour différents clients, différents contrats pour le même client, différents prix pour différents clients, différents prix en fonction de l’endroit où le travail est effectué, s’il est sûr ou dangereux, et ainsi de suite.

L’utilisation du temps peut et doit être gérée différemment dans chaque cas. Dans chacun de ces cas, le système applique les règles temporelles pertinentes pour un travail donné, en fonction de la personne qui l’exécute, de la personne à qui il est destiné, du moment et du lieu où il est exécuté : tout est pris en compte.

Une multitude de possibilités révélées

Pour certains clients de Shepherd, c’est une véritable révélation. Ils sont tellement habitués à se débrouiller avec les options à base de processus décrites ci-dessus qu’un système comme celui-ci, qui fait tout littéralement en appuyant sur un bouton, est quelque chose qu’ils n’auraient pas pu imaginer auparavant.

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Les entrées de temps telles qu’elles apparaissent dans Netsuite : les responsables de service peuvent voir en un coup d’œil où les heures ont été passées, sans avoir à chercher dans les rapports de travail.

Tout à coup, vous disposez de possibilités qui étaient auparavant inaccessibles. Par exemple, vous pouvez exactement savoir ce que les employés font de leur temps. Comme le temps qui passe sans cesse représente souvent la plus grande dépense d’une entreprise, il semble important de savoir où va ce temps. Plus facile à dire qu’à faire si l’on ne dispose pas des bons outils pour réaliser ce projet.

Choisir Shepherd comme EAM natif pour les utilisateurs de NetSuite permet de savoir où va le temps accumulé de votre entreprise, ce qu’il vous coûte et ce qu’il vous rapporte. Grâce à ces données, il est possible de prendre des décisions éclairées plutôt que de se fonder sur des tentatives et de récolter de fausses informations. 

Si vous souhaitez recevoir votre propre démo de Shepherd, contactez-nous dès aujourd’hui.

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