Cet article de blog traite du tableau de planification des locations, qui avait déjà fait l’objet de la première newsletter de Shepherd en septembre dernier. Pour comprendre pourquoi ce sujet est à nouveau abordé dans un article de blog, commençons par vous donner quelques informations de fond.
Vers la fin du troisième trimestre de l’année dernière, Shepherd a publié une mise à jour générale qui a mis à la disposition de ses utilisateurs existants une série de nouvelles fonctionnalités.
Pourquoi les tableaux de planification sont-ils si précieux ?
Cela se produit à intervalles réguliers, et si vous avez lu l’article sur les fonctionnalités sur mesure datant d’août 2025 , vous voyez de quoi nous parlons. Cette mise à jour était très importante pour de nombreux utilisateurs, car elle leur a permis d’accéder à une extension du concept de tableau de planification de Shepherd.
En quoi consiste ce concept ? L’analogie la plus simple serait peut-être de se remémorer l’année 2007 et de réfléchir à la manière dont l’arrivée du premier smartphone, sous sa forme moderne, a transformé notre mode de vie. Pourquoi cette comparaison ? Parce qu’un tableau de planification comme celui de Shepherd est, précisément comme un smartphone, un centre d’informations et une interface permettant d’accéder à toutes sortes de données
Au lieu de devoir parcourir différents onglets dans différentes sections de la solution EAM native de Shepherd sur NetSuite, voire dans NetSuite lui-même, toutes les informations présentées dans le tableau de planification (configurable selon vos préférences et vos besoins) servent de lien vers le fichier ou l’enregistrement dont elles dépendent. Même pour une tâche aussi simple que la consultation du plan d’entretien d’un appareil, il fallait autrefois parfois mémoriser son numéro de code. Une seule erreur, et il fallait revenir à l’écran d’accueil pour tout vérifier à nouveau – ce n’est désormais plus nécessaire.
Les défis spécifiques du secteur de la location et leurs solutions
À bien des égards, la gestion d’une entreprise de location est plus complexe que d’autres modèles commerciaux : contrats, emplacements des équipements, tarifs de facturation, historiques de maintenance, plannings d’intervention des techniciens, équipements restitués en avance ou en retard, dont certains doivent être entretenus, d’autres remplacés, tandis que d’autres encore doivent être disponibles le lendemain à un autre endroit.
Vous voyez où je veux en venir. Pour les entreprises qui n’ont pas encore franchi le pas vers un système EAM, cela se traduit par un dédale de feuilles de calcul, d’onglets de navigateur ouverts et de références croisées manuelles qui engloutissent des heures, voire des journées entières, et coûtent de l’argent en silence (et parfois pas si silencieusement que ça) – sans parler d’un petit coup de vieux qui vient s’ajouter à tout cela.
La raison d’être du tableau planificateur de location de Shepherd est précisément celle de mettre fin à tout cela.
Et le meilleur dans tout ça : pour toute entreprise utilisant déjà le « module de location » de Shepherd, cette fonctionnalité sera automatiquement intégrée dès sa publication. Il suffira à votre administrateur de l’activer. Le « tableau planificateur de location » ne nécessite aucune migration, aucun projet d’intégration ni aucune période de formation à partir de zéro.
Tous vos contrats, actifs, ordres de service ou factures, regroupés en un seul endroit
Voici ce que cela signifie concrètement pour votre entreprise. Comme expliqué plus haut, l’avantage immédiat le plus évident du module de location, c’est la « consolidation réfléchie ». Les documents que vous souhaitez avoir à portée de main – contrats de location, fiches d’équipement, historiques de facturation, calendriers de maintenance et ordres de service – sont tous regroupés dans une seule et même interface, et non plus dispersés entre différents systèmes ou dans des fichiers gérés manuellement.
Examinons tout d’abord la gestion des contrats. Pour cela, il convient de présenter brièvement les capacités d’un système EAM. Lorsqu’un ordre de service est créé, le système extrait automatiquement les tarifs de facturation du contrat qui régit cette relation. Si un client dispose de plusieurs contrats à des tarifs différents, c’est le tarif approprié qui est appliqué sans intervention manuelle. Les factures sont générées à partir des conditions contractuelles convenues, et non à partir de chiffres ressaisis manuellement.
Les contrats récurrents peuvent être configurés pour s’exécuter automatiquement, ce qui élimine la charge administrative liée à la recréation de la même entente à chaque cycle. Qu’il s’agisse d’un nouveau contrat ou d’un renouvellement, vous pouvez y accéder depuis le tableau de planification, via la fiche d’ordre de service figurant dans le calendrier de ce tableau.
La même logique s’applique aux équipements. Que vous exploitiez deux machines ou deux mille, chaque actif dispose d’une fiche accessible depuis le planificateur, vous permettant de consulter son coût d’achat, l’historique de facturation, les coûts de maintenance, son emplacement actuel et les ordres de service associés. La planification des machines (à distinguer de celle du personnel) s’effectue directement depuis le même écran que celui utilisé pour établir les factures et envoyer les techniciens sur site. Si votre entreprise utilise la surveillance IoT, les données de performance des actifs sont transmises en temps réel à la plateforme, ce qui permet d’effectuer des diagnostics à distance et de prendre des décisions de maintenance proactive avant qu’une panne ne devienne un problème pour le client.
Les modifications apportées aux contrats, telles que les ajustements de durée, les échanges d’équipements, les restitutions anticipées ou les prolongations, sont gérées par des opérations de glisser-déposer qui, auparavant, nécessitaient de naviguer entre plusieurs écrans. Ce qui demandait autrefois six onglets et sous-menus se résume désormais à une seule action..
Lorsque la visibilité opérationnelle s’améliore, les décisions ont tendance à s’améliorer elles aussi
Au-delà de la réduction des tracas administratifs, le planificateur de location élargit l’étendue des informations que vous pouvez réellement surveiller concernant votre activité, et sur lesquelles vous pouvez ainsi agir. Il y a tout d’abord le niveau des actifs, où vous pouvez voir ce qu’une machine donnée a rapporté en chiffre d’affaires par rapport à ce qu’elle a coûté en maintenance ou à l’achat.
Cette comparaison directe est idéale pour évaluer si un actif apporte sa contribution ou s’il réduit discrètement la marge – en particulier lorsqu’un prix d’achat avantageux a pu fausser l’évaluation en sa faveur. Si de nombreuses sociétés de location ont certes cette image en tête d’un point de vue théorique, la vérité nue et crue exprimée en chiffres, accessible d’un simple clic pour chaque actif, est tout autre et bien plus fiable.
Au niveau des clients, les outils de rapport vous permettent d’identifier quels clients et quels types de clients vous rapportent le plus, et pour lesquels les coûts de gestion sont supérieurs aux revenus. Ces informations ont des implications stratégiques quant aux secteurs que vous devriez cibler, aux structures contractuelles à privilégier et aux cas où le volume n’est pas synonyme de rentabilité. Cela pourrait s’avérer très utile, par exemple, pour décider dans quelle région ouvrir une filiale.
Cela a également un impact sur la planification quotidienne – et ce, d’une manière qui ne passe pas inaperçue auprès des clients. Comme le système indique quel équipement est lié à quel contrat, où il se trouve et quand il sera restitué, vous pouvez gérer les transitions entre les contrats de manière beaucoup plus simple et flexible. Cela inclut, par exemple, la planification des travaux de maintenance, la prise en compte de la livraison au client suivant et la communication précise de ce calendrier.
Les clients qui peuvent planifier leurs propres opérations en s’appuyant sur une disponibilité fiable des équipements deviennent plus fidèles et ont davantage tendance à concentrer leurs dépenses auprès d’un fournisseur sur lequel ils peuvent compter. Dans les secteurs où la concurrence est rude, le passage d’un service « suffisant » à un service « véritablement utile » dépend souvent de ces détails : en d’autres termes, de la confiance.
Intégré nativement à NetSuite
L’un des avantages pratiques du module de planification des locations (et de Shepherd en général) est que votre équipe n’a pas besoin de travailler sur plusieurs systèmes. La solution est intégrée en natif à NetSuite, ce qui signifie que l’intégrité des données est déjà garantie, que la structure d’autorisations déjà utilisée dans votre entreprise s’applique et que les techniciens de terrain qui mettent à jour les fiches d’intervention via l’application mobile alimentent en données le même système que celui utilisé par vos équipes de facturation et de gestion. Les enregistrements sont mis à jour en temps réel.
Il n’y a pas d’étape de synchronisation, pas d’importation par lots et pas d’incohérences entre les versions. Si NetSuite est mis à jour, Shepherd l’est également.
Pour les entreprises qui ont développé progressivement leur activité de location en ajoutant du matériel, des clients et des types de contrats au fur et à mesure des besoins, le défi le plus courant n’est pas un manque de données. Le problème est plutôt que les données sont trop dispersées pour être réellement exploitables.
La plupart des chefs d’entreprise et des dirigeants connaissent bien ce phénomène : les solutions provisoires qui fonctionnaient encore lors de la phase de démarrage se sont maintenues pendant la phase de croissance et menacent désormais le bon fonctionnement de l’entreprise dès que celle-ci a atteint sa maturité. La valeur ajoutée du planificateur de location ne réside pas tant dans l’apport de nouvelles informations à votre entreprise que dans la capacité à rendre les informations existantes accessibles, interconnectées et exploitables.
L’activité de location repose sur des actifs, des contrats et des relations. Les entreprises qui gèrent ces trois aspects avec le plus de précision sont généralement celles qui connaissent une croissance rentable, qui fidélisent les bons clients et qui peuvent se développer sans que la charge administrative n’augmente proportionnellement. C’est précisément ce résultat que le planificateur de location vise à favoriser. Si vous ne l’avez pas encore activé, faites-le dès maintenant et profitez de ses avantages.
