L’utilisation de la GMAO Shepherd a le mérite d’optimiser l’organisation de vos départements de service sur le terrain, de gestion de la maintenance et de location. Votre service informatique s’en réjouira également : la maintenance de la solution fondée sur Shepherd elle-même est conçue pour avoir le moins d’impact possible sur les activités quotidiennes de votre entreprise.
Si l’on parle de la solution de GMAO native NetSuite de Shepherd, la maintenance peut se résumer à suivre le rythme des fonctionnalités, à configurer et à mettre en place le logiciel et à dispenser une formation sur son utilisation. Le seul aspect qui affecte sensiblement le travail d’un client est sans doute celui de la formation, car les autres se font en arrière-plan et NetSuite dispose de systèmes permettant de minimiser les effets secondaires négatifs du travail de codage.
Mises à jour : la maintenance la plus courante chez Shepherd
Pour maintenir la fonctionnalité, Shepherd publie toutes les deux semaines des mises à jour qui corrigent des erreurs ou mettent de nouvelles fonctionnalités à la disposition des clients.
Contrairement aux solutions intégrées, la maintenance chez Shepherd est une affaire beaucoup moins joyeuse. La raison principale en est tout simplement que la maintenance s’effectue jusqu’à trois endroits à la fois : dans le logiciel tiers lui-même, dans les modifications requises par NetSuite et dans la manière dont chaque nouveau code interagit avec NetSuite, c’est-à-dire l’intégration. Dans le cas de Shepherd, il n’y a qu’une seule solution.
À l’instar des mises à jour proposées par les fabricants de smartphones, c’est à l’utilisateur de décider s’il souhaite mettre en œuvre une mise à jour ou non, en tout cas, c’est le cas de Shepherd. Contrairement à un smartphone, le fonctionnement d’une entreprise n’est pas affecté si elle choisit de ne pas appliquer une mise à jour Shepherd : pas de ralentissement des performances, pas de bugs dans les fonctionnalités.
Pas de condition préalable à un service fiable.
Shepherd considère ses mises à jour comme un opt-in et non comme un opt-out. Shepherd met un point d’honneur à fournir aux utilisateurs des informations claires sur ce qu’offre une mise à jour. Cela leur permet de prendre une décision éclairée sur l’opportunité de l’implémenter ou non.
La recommandation standard de Shepherd est d’effectuer la mise à jour en même temps que le plan de mise à jour semestriel de NetSuite, afin de ne pas trop se désynchroniser avec l’installation de NetSuite. Toutefois, la probabilité qu’une entreprise rencontre des problèmes parce qu’elle ne met pas à jour Shepherd au moins deux fois par an est faible.
Pour illustrer ce point, supposons qu’au moment de la création de ce blog, un client donné ait cessé de faire des mises à jour depuis 2 ans et 2 mois. Cela n’est pas dû à la négligence ou à la désorganisation, mais plutôt à un signe de réussite : le fait qu’aucune mise à jour ne soit plus nécessaire est un signe qu’un état stable a été atteint. C’est un stade que la plupart des entreprises souhaitent atteindre. Un stade où tous les processus sont optimisés, où l’entreprise est sûre et où elle peut avancer avec un minimum de saisies ou de révisions.
La maintenance en dehors des versions planifiées
Les seuls autres scénarios dans lesquels Shepherd doit intervenir après l’implémentation initiale sont les suivants : un client décide d’ajouter une autre fonctionnalité Shepherd à son système (par exemple, un client décide d’ajouter le module Location à son portefeuille Shepherd existant), ou un client décide d’acheter un logiciel tiers qui doit impliquer ou affecter Shepherd et NetSuite d’une manière ou d’une autre. Un nouveau module NetSuite pourrait avoir un effet similaire.
Une telle démarche doit être envisagée avec prudence, car tout le travail supplémentaire qui en résulterait serait à la charge du client : un nouveau code est, après tout, un nouveau code. Cela dit, Shepherd fait tout ce qui est raisonnablement possible pour s’assurer qu’un client dispose de l’environnement de travail qu’il souhaite, même si cela implique de prendre en compte de nouveaux produits externes après la mise en œuvre initiale de Shepherd. Le temps a montré que Shepherd peut trouver la solution la plus pratique et la moins coûteuse pour un tel changement dans la configuration ERP/CMMS d’un client.
Mise en œuvre dans le but de réduire les efforts
Parmi les exemples d’intégration de tiers, on peut citer le couplage de Shepherd avec un autre produit appelé Square Works, qui propose des solutions de stockage de données. Un autre exemple est l’intégration d’un logiciel de création d’images appelé Smart Equip. Ceux-ci fonctionnent comme prévu et, bien que les coûts de mise à jour puissent être plus élevés que si l’on utilisait uniquement Shepherd, ce dernier s’est donné les moyens de réduire ces coûts au maximum.
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