Parmi les services que vous fournissez, certains demandent des certifications industrielles pour les techniciens employés ou sous-traitants, pour être éligibles à la mission concernée. Certaines de ces certifications exigent une habilitation documentée en matière de santé et de sécurité (SISTI, par exemple). En cas de non-conformité, vous vous exposez à des risques, que ce soit en termes de licences et d’habilitations délivrées par l’État ou de responsabilité en cas de sinistre. Bien compris, ce qui semble n’être qu’une paperasserie fastidieuse de plus devient, de par sa simplification, un atout utile et précieux.
Une tâche plus facile à remplir et à mémoriser
Shepherd permet aux techniciens de remplir des formulaires conformes de santé et de sécurité, en préalable aux services concernés, ainsi que la possibilité de choisir les formulaires requis en fonction des conditions météorologiques ou d’autres facteurs soumis aux changements.
Le formulaire doit être rempli avant de procéder aux commandes de service afin de s’assurer que le technicien assigné est certifié, confirmant qu’il comprend tous les risques possibles auxquels il peut être confronté sur le terrain. Voilà qui met en évidence l’un des nombreux avantages de l’utilisation de Shepherd : vous pouvez faire de cette partie essentielle de votre journal de bord une étape fondamentale dans la prestation de vos services.
Dans la mesure où un technicien est avant tout concentré sur la résolution du problème technique qui lui a été confié, il peut avoir tendance à considérer le remplissage d’un formulaire comme une formalité négligeable, qu’il peut remettre à plus tard ; c’est la nature humaine, en particulier lorsque l’horloge tourne et que l’on doit fournir des résultats. En la transformant en une étape incontournable du processus, vous vous assurez qu’elle reçoit toute l’attention qu’elle mérite et que votre entreprise n’est pas vulnérable aux oublis et approximations.
Un processus inclus dans sa conception
Après avoir répondu à toutes les questions requises par le formulaire, il devient possible de le soumettre et de commencer à travailler sur la commande de service. Le formulaire prérequis peut être approuvé manuellement ou automatiquement, et les réponses sont automatiquement stockées dans NetSuite, qui présente toutes les données associées à la commande de service : le client auquel le service a été fourni, l’employé travaillant sur ce service, l’équipement entretenu et tout projet dont il fait partie.
Grâce à ces fonctionnalités, il vous sera beaucoup plus facile de répondre aux préoccupations de vos clients, aux examens externes sous la forme d’audits, etc. Les inspections disposeront des preuves dont elles ont besoin pour s’assurer que la procédure est respectée et les clients en seront rassurés, les procédures ignorées pouvant aussi avoir des conséquences pour eux. La santé et la sécurité, en termes simples, devraient être synonymes de tranquillité d’esprit pour l’employeur et l’employé et, avec Shepherd, l’ensemble du processus devient facile à gérer et à garantir.
Si votre entreprise est toujours aux prises avec la documentation écrite sur la santé et la sécurité, prenez contact avec Shepherd pour une démonstration de ce que leur supervision et documentation automatisées peuvent vous apporter.
L’inclusion de ce formulaire de santé et de sécurité exclut le risque que les techniciens sur place sous-estiment les risques pouvant survenir sur le terrain, et permet de confirmer leurs certifications pour le travail requis.
