La fonction Échange de Location de Shepherd

Le Module de Location est utilisé pour attribuer un équipement spécifique, et dans certains cas, des accessoires à la location. Il vous permet d’assurer la maintenance de votre équipement en service durant la durée de sa location, suivre son emplacement et ses statuts de location, le tout monitoré via le tableau de bord Netsuite. Étant une SuiteApp native de Netsuite, le Module de location se charge aussi de facturer vos clients, en se basant sur la période de location déterminée par le contrat de location.

L’Échange de Location

Dans cet article, nous allons parcourir la fonction “Échange de location”. Roland est un technicien qu’un client de Shepherd a appelé pour remplacer un réservoir de gaz propane portant le numéro de série PG-10005, actuellement loué par une entreprise cliente, pour une station-service qu’elle gère.

Plusieurs raisons peuvent nécessiter le remplacement d’un équipement en cours de location, la plus probable étant que celui-ci est tombé en panne. Deux options sont possibles : sa réparation sur place, ou son échange contre un nouvel équipement. Dans la mesure où Roland ne souhaite pas interrompre le travail du client, la solution la plus simple et efficace pour tout le monde passe par le remplacement de cet équipement.

En se connectant à l’application, Roland choisit la Commande de Service requise, qui lui a été assignée pour cette date spécifique. La Commande de Service SO00006123 contient tous les détails sur le service requis et l’équipement concerné.

L’interface du module de location affiche tous les détails pertinents, de façon claire et ergonomique.

Différentes options en fonction des situations

Le réservoir de gaz PG-10005 étant en cours de location, l’application offre à Roland une action optionnelle supplémentaire appelée “Échange de Location”. Cette fonction permet à Roland de sélectionner l’une des règles de remplacement suivantes : “Réaffecter l’équipement”, “Ajout d’Équipement” ou “Continuer le Service”.

Réaffecter l’équipement consiste à remplacer l’équipement actuellement assigné par un nouvel équipement. Dans notre cas : un deuxième réservoir de gaz propane au numéro de série PG-11120. La Commande de Service échange alors ces réservoirs, l’un par l’autre, et Roland poursuit son service sur le nouveau réservoir. Dès son remplacement par PG-11120, le système NetSuite attribue à l’équipement initial (PG-10005) une date de fin de location. Le nouvel équipement prend alors le relai du précédent dans le cours de la période de location.

Le technicien peut créer une trace écrite claire de ce qui arrivé à chaque article de location.

Si la situation nécessite l’ajout d’un équipement supplémentaire au contrat de location, Roland choisira la règle de remplacement “Ajout d’équipement”, afin de lancer la période de location du nouvel équipement allant avec le précédent. La règle “Continuer le service” est similaire  à celle du “Réaffecter l’équipement”, à la différence qu’elle ne retire pas l’équipement remplacé de la Commande de Service. Au lieu de cela, elle ajoute le nouveau PG-11120 comme équipement additionnel à cette Commande de Service. Roland continue alors de fournir un service planifié parallèle aux deux équipements.

Toutes les actions réalistes sont disponibles dans le module de location, de sorte que les actions du technicien soient clairement enregistrées.

Après avoir renseigné tous les champs du formulaire d’Échange de Location, Roland est libre de procéder à son rapport de service, déterminer ses heures, et de clore sa mission.

Afin de rendre vos opérations de location aussi faciles à planifier, suivre et facturer que possible, pourquoi ne pas réserver une démonstration et voir ce que Shepherd peut faire pour vous ?