Pour les entreprises disposant d’installations et d’équipements, l’entretien et la maintenance peuvent représenter une importante dépense permanente. Qu’il s’agisse de ses propres machines ou de celles d’un client, une comptabilisation précise relative à la main-d’œuvre technique et aux pièces de rechange peut constituer un défi.
Les besoins de maintenance augmentent avec la croissance des activités d’une entreprise, ce qui entraîne une augmentation proportionnelle des coûts de réparation. La mise en œuvre d’un système de gestion bien conçu des pièces détachées est le seul moyen d’équilibrer les coûts, temps et stocks. Il est essentiel de disposer en stock des bonnes pièces de rechange et d’une plateforme permettant à toute personne travaillant dans l’atelier ou l’entrepôt de trouver les pièces requises en temps voulu. Malheureusement, les entreprises ont tendance à négliger l’importance de la gestion de leurs pièces de rechange ; jusqu’à ce qu’il soit trop tard.
Pour les clients actuels d’Oracle NetSuite, l’application native Shepherd CMMS vient apporter une solution opportune à ce problème. Non seulement les utilisateurs peuvent mieux gérer leurs stocks et leurs techniciens, mais tout cela peut être réalisé à partir d’un emplacement central, au sein de leur ERP NetSuite existant.
Qu’est-ce que la maintenance ?
Dans le secteur de la maintenance, l’inventaire fait référence à tous les processus, pièces et équipements utilisés pour assurer le bon fonctionnement des actifs. L’objectif des équipes de maintenance est de disposer du bon stock, au bon endroit, au bon moment et au bon coût. C’est la seule façon pour les techniciens de disposer du bon stock, en quantité suffisante, afin de pouvoir exécuter efficacement les réparations ou opérations de maintenance en temps voulu.
Avant d’aborder la façon dont les systèmes de gestion de la maintenance basés sur le cloud – tels que le CMMS de Shepherd – peuvent améliorer la gestion de ces stocks et réduire leurs pertes, il convient d’abord de jeter un bref coup d’œil sur certains des principaux défis qui se posent en matière de gestion des stocks :
Défis liés à la gestion des stocks de maintenance
Il existe une multitude de raisons pour lesquelles les entreprises ne disposent pas d’un système de gestion des pièces détachées efficace, ce qui entraîne des pertes de stocks et de productivité. Voici les principaux défis auxquels les organisations sont confrontées en matière de gestion des stocks :
Des processus insuffisants entraînent des difficultés pour les entreprises de services
La plupart des petites et moyennes entreprises utilisent des feuilles de calcul pour gérer leurs stocks. Si le système d’inventaire Excel fonctionne très bien pour les petites entreprises, il pose de graves problèmes aux entreprises en pleine croissance. Les feuilles de calcul peuvent contenir de nombreuses erreurs qui empêchent les responsables et les membres de l’équipe de prendre les bonnes décisions. Des études suggèrent que certaines de ces erreurs peuvent entraîner des pertes importantes et avoir un impact négatif sur les résultats.
En l’absence d’un processus automatisé, par exemple, les techniciens prennent plus que ce dont ils ont besoin lorsqu’ils transfèrent des pièces à des clients ou à d’autres techniciens ; il y a aussi la question des pièces qui repartent des clients vers les techniciens. Un entrepôt doit tenir un registre et être en mesure de comptabiliser les pièces de manière plus disciplinée.
Le suivi manuel est un processus de gestion des stocks inefficace qui entraîne des erreurs et une baisse de la productivité. Avec des processus manuels et des feuilles de calcul, les entreprises risquent de rencontrer régulièrement des problèmes de gestion des stocks.
Manque de visibilité et de contrôle
Imaginez qu’un de vos équipements essentiels tombe en panne et que vous ne disposiez pas des pièces nécessaires pour le réparer. Le temps d’immobilisation peut passer de quelques heures à plusieurs jours, voire à des semaines, le temps d’obtenir les pièces nécessaires, sans parler des frais de livraison en urgence.
Selon un autre scénario, les pièces peuvent être présentes, mais les techniciens incapables de les trouver à temps. Un livre blanc publié par Emerson souligne qu’un technicien passe de 10 à 25 % de son temps à obtenir des pièces en raison de l’absence d’une méthode de localisation rationalisée. Bien qu’elle paraisse insignifiante, chaque minute d’immobilisation peut coûter des milliers d’euros à une entreprise. Ce n’est qu’un exemple parmi d’autres de la façon dont le manque de visibilité et de contrôle de la gestion des stocks peut avoir des répercussions désastreuses sur vos performances.
Signes d’une mauvaise approche de la gestion des stocks de maintenance :
- Une augmentation du coût des pièces
- Une diminution de la productivité de l’atelier
- Une réduction de l’utilisation des actifs
- Des ruptures de stock constantes
- Un montant élevé de fonds de roulement
- Un coût de stockage élevé
- Des erreurs de saisie des données
- Une absence de suivi des stocks
Pourquoi dépenser des milliers d’euros par an pour des problèmes qui peuvent facilement être évités avec le bon outil ?
La gestion des stocks à l’ère du Big Data
Les organisations progressistes redéfinissent la façon dont elles gèrent les stocks et la maintenance, et ce changement est largement motivé par la possible disponibilité d’importantes quantités de données en temps réel. Les systèmes de logiciels d’entreprise génèrent des données qui permettent aux organisations de prendre rapidement des décisions plus précises.
Pour rester compétitif, la manière dont les processus d’inventaire et de maintenance sont gérés doit être repensée. Lorsque l’on parle de big data et de mise en œuvre de systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) intelligents, il faut penser au-delà des données traditionnelles sur la gestion des pièces ou l’historique des services. Il s’agit d’intégrer une plateforme unique qui pourrait tout automatiser, des finances aux flux de processus.
L’automatisation est la voie à suivre pour votre entreprise
Au fil du temps, le suivi manuel des stocks ne peut que nuire à vos résultats. Si une entreprise utilise un logiciel de gestion des stocks « à l’ancienne », elle continuera à se battre pour surmonter tous les défis liés à l’inventaire de maintenance. L’idéal est donc de mettre en place un système intégré qui s’adapte au flux de travail et au modèle économique de l’entreprise.
Comment le CMMS répond aux défis de la gestion des stocks
Lorsqu’il s’agit de mettre en place le bon système, la mise en service d’un CMMS puissant devient inévitable. Un système de gestion de la maintenance en nuage (CMMS) peut répondre à la plupart des besoins d’une entreprise en matière de gestion de la maintenance.
Il simplifie les activités de gestion de la maintenance des équipements, des biens et des actifs, grâce à la mise en œuvre d’une puissante base de données centrale. Pour les utilisateurs actuels d’Oracle NetSuite, la gestion des stocks peut facilement être implémentée et améliorée avec le CMMS de Shepherd.
Qu’est-ce qu’Oracle NetSuite ?
Oracle NetSuite est un ERP en cloud de premier plan qui automatise la gestion des stocks et optimise les flux de trésorerie tout en réduisant les coûts pour les utilisateurs. Il s’accompagne d’un ensemble de fonctionnalités et d’outils natifs qui aident les organisations à gérer divers aspects de leur activité : comptabilité, ressources humaines, automatisation des services, CRM, budgétisation, finances, etc. Créée en 1998, la société compte aujourd’hui plus de 22 000 utilisateurs dans le monde, répartis dans 200 pays.
Solution : GMAO Shepherd – Une application 100 % native NetSuite
Shepherd est une application native de NetSuite, c’est à dire qui complète les fonctionnalités existantes de NetSuite et permet aux entreprises de combiner toutes les données et de tout gérer à partir d’une plateforme unifiée sans aucune intégration. En plus des fonctions de base de NetSuite, la maintenance, les services sur le terrain, la location d’équipements, la santé et la sécurité peuvent être gérés de manière centralisée.
Shepherd configure son système interne de gestion de la maintenance en cloud avec la SuiteApp de gestion des immobilisations de NetSuite. En d’autres termes, il s’agit d’une application NetSuite 100 % native qui exploite les fonctionnalités de base de NetSuite en matière d’ERP, de comptabilité, de CRM et autres pour fournir une solution complète de gestion de la maintenance. Voici quelques-unes des principales caractéristiques du CMMS de Shepherd :
Automatiser la création de commandes
Shepherd utilise les relevés d’utilisation de l’équipement pour prévoir les futures dates d’intervention et générer automatiquement des commandes de service.
Toutes les données relatives aux services, depuis la planification et le traitement des travaux, jusqu’aux rapports et aux mesures d’utilisation, peuvent être enregistrées, tout en créant des contrats de service et en permettant aux techniciens d’accepter, de réclamer et de transférer des pièces.
Prévisions de Service
Les prévisions de maintenance peuvent être très utiles aux entreprises, en particulier lorsqu’elles fonctionnent en mode « fonctionnement jusqu’à la panne ». Elle permet de s’assurer que les bonnes pièces sont présentes et disponibles, au bon moment, en bonne quantité et au bon endroit, afin de pouvoir répondre rapidement aux urgences. En outre, les techniciens peuvent utiliser le CMMS de Shepherd pour établir des rapports sur les pièces utilisées, assurer le suivi des tâches et enregistrer le temps de travail.
Application mobile
L’application mobile de Shepherd CMMS offre une expérience tout aussi robuste et ergonomique que son application sur navigateur. Disponible sur Android et iOS, l’application mobile facilite la tâche de tous ses utilisateurs, des gestionnaires aux clients, en passant par les techniciens sur le terrain.
Qu’il s’agisse de vérifier la disponibilité des stocks depuis le terrain, de localiser des pièces grâce à la fonction GPS ou de saisir des opportunités de vente sur le terrain, l’application mobile permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde.
Tableaux de bord multiples et intuitifs
NetSuite alimente les tableaux de bord de Shepherd qui couvrent une variété d’aspects, qu’ils soient commerciaux, financiers, relatifs aux ressources humaines, aux analyses ou aux projets. Shepherd fonctionne en toute transparence avec les modules de projet de NetSuite.
Production de rapports
Les rapports sont essentiels à la gestion des installations. Les rapports et les recherches de Shepherd s’appuient sur les capacités du moteur de rapports et de recherche de NetSuite pour offrir une expérience de qualité supérieure en matière de production de rapports. Cette caractéristique unique permet à Shepherd de faire des références croisées avec les données de NetSuite, ce qui simplifie les rapports et les recherches entre les services.
D’autres fonctions de production de rapports incluent :
- Des rapports récapitulatifs sur les commandes de service
- Un historique de l’entretien des actifs
- Un rapport majeur d’entretien
Le CMMS de Shepherd comprend un ensemble complet de fonctionnalités qui couvrent toutes les fonctions possibles nécessaires pour améliorer la gestion des stocks et minimiser les pertes.
De la gestion de la chaîne d’approvisionnement aux finances, NetSuite ERP permet une meilleure visibilité et un contrôle complet de l’entreprise. Pour que les équipes de maintenance et les autres équipes restent sur la même longueur d’onde, il suffit d’ajouter Shepherd CMMS à la boîte à outils NetSuite actuelle et de maintenir des niveaux précis dans l’ensemble de votre organisation.
Réflexions finales
Toute l’ entreprise est à la recherche d’une plus grande efficacité, d’une plus grande responsabilité et d’une meilleure gestion de ses coûts. Pour les entreprises dont les équipements et les machines nécessitent une maintenance, la tenue d’un compte précis des pièces de rechange utilisées, de leur emplacement et de leur date d’utilisation a longtemps fait l’objet d’une faiblesse procédurale. Grâce aux applications SaaS (logiciel en tant que service, NdT) tels que le CMMS de Shepherd, il est désormais possible d’améliorer vos performances grâce à une gestion automatisée de la maintenance des stocks.
N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de la manière dont Shepherd peut améliorer l’efficacité de votre entreprise.
