Étude de cas: Smartecarte

Smartecarte, leader mondial des services de distribution automatique sans surveillance, s’est vu obligé de trouver une solution intégrée pour gérer ses activités largement répandues. Des aéroports aux parcs d’attractions, Smartecarte propose des commodités telles que des chariots à bagages, des casiers, des fauteuils de massage et d’autres services aux clients. Le passage d’un système ERP obsolète à NetSuite a constitué une étape décisive, mais le véritable tournant a eu lieu avec l’introduction de la GMAO Shepherd, un outil robuste de gestion des services sur le terrain et des installations qui a permis de rationaliser les opérations, d’améliorer les processus financiers et d’assurer l’évolutivité à long terme.

Fondée en 1970, Smartecarte propose des services de distribution automatique sans surveillance de chariots à bagages, de casiers, de fauteuils de massage, de poussettes et d’autres produits de confort. Présente dans le monde entier, Smartecarte dessert les aéroports, les parcs d’attractions et les commerces de détail, rendant les voyages et les loisirs plus pratiques pour des millions de personnes. Smartecarte est présent dans plus de 10 pays, dont les États-Unis, l’Australie et le Royaume-Uni, et emploie environ 1 900 personnes.

Le modèle d’entreprise unique de Smartecarte consiste à louer des équipements tels que des chariots à bagages et des casiers aux institutions, en fournissant à la fois l’équipement et le personnel sur place pour aider aux opérations. La mission de Smartecarte est d’améliorer l’expérience des clients en proposant des solutions qui facilitent la gestion des désagréments quotidiens lors des voyages ou des visites de lieux de divertissement.

Le défi : un système obsolète qui entrave la croissance

En tant qu’entreprise mondiale, les besoins de Smartecarte ont rapidement augmenté, mais l’ancien système ERP ne pouvait plus soutenir suffisamment les objectifs de l’entreprise. « C’était devenu un problème de sécurité », explique Trisha Richards, directrice principale de la technologie et de l’ingénierie chez Smartecarte, soulignant ainsi l’urgence du problème. Le système n’était pas évolutif, ne disposait pas du support nécessaire et présentait un risque opérationnel.

Le passage à NetSuite a été une première étape, mais Trisha et son équipe ont également compris qu’ils avaient besoin d’un outil complet pour rationaliser la gestion de la force de vente, assurer le suivi des immobilisations et améliorer les processus financiers. C’est ainsi qu’est née la GMAO Shepherd, une solution native de NetSuite spécialement conçue pour répondre aux besoins d’entreprises comme Smartecarte.

Le choix de la GMAO de Shepherd : flexibilité et intégration native de NetSuite

L’équipe a envisagé plusieurs solutions de services sur le terrain avant de choisir la GMAO de Shepherd. Initialement, Smartecarte avait choisi un autre outil, mais lorsque ce fournisseur a admis qu’il ne pouvait pas répondre aux besoins uniques de Smartecarte en matière de traitement financier, ils ont dû chercher ailleurs.

Shepherd CMMS s’est distingué par sa flexibilité et sa volonté de s’adapter aux exigences de Smartecarte. « Shepherd était le seul groupe intéressé à comprendre notre problème commercial unique et à le résoudre », explique M. Richards. La décision d’aller de l’avant avec Shepherd a été motivée par sa capacité à s’intégrer de façon transparente à NetSuite tout en accommodant les processus financiers complexes de Smartecarte.

Intégration financière : le mélange secret

Le besoin de Smartecarte de disposer d’un système capable de gérer les processus financiers liés à ses opérations sur le terrain a été l’une des principales raisons de l’adoption de Shepherd. La GMAO de Shepherd a permis à l’entreprise d’intégrer les données en temps réel des équipes de services sur le terrain dans NetSuite, éliminant ainsi le besoin d’entrer des données manuellement et réduisant le risque d’erreurs.

Selon Kerri Cain, responsable de la technologie et de l’ingénierie chez Smartecarte et chargée de former le personnel à la nouvelle solution, la mise en œuvre de l’intégration financière de Shepherd a nécessité près de huit mois de développement. « L’équipe de Shepherd a été formidable, elle n’a cessé de faire des essais et de procéder à des ajustements », dit-elle. « La possibilité d’avoir les informations sur les services et les données financières en un seul endroit a changé la donne.

L’intégration a été un défi, étant donné la nécessité de convertir ce qui résidait « dans la tête d’un membre de l’équipe » en une solution programmable, mais l’équipe de Shepherd a travaillé en étroite collaboration avec Smartecarte pour s’assurer qu’elle répondait à leurs besoins spécifiques. Le résultat est une solution de traitement financier personnalisée qui automatise des tâches auparavant effectuées manuellement, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la précision.

Gestion des services sur le terrain : amélioration de l’efficacité

Smartecarte utilisait déjà un outil pour collecter les données de ses équipes de terrains. Ce système permettait aux employés de consigner les informations de service, qui étaient ensuite saisies manuellement dans le système ERP. Bien que cette approche ait permis de remplir la tâche, il a été constaté que le processus pouvait être rendu beaucoup plus efficace grâce à l’intégration dans NetSuite.

Grâce à la GMAO Shepherd, les équipes de terrain de Smartecarte peuvent désormais saisir les données directement dans le système, qui est automatiquement synchronisé avec NetSuite. Cela élimine la saisie manuelle des données et garantit que les données sont exactes et à jour.

« La consolidation et l’efficacité ont été des atouts majeurs pour nous », déclare Trisha. « Shepherd nous a permis d’être aussi efficaces que Canvas ne l’aurait jamais été. Tout est désormais connecté, ce qui nous permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts. »

Mise à l’échelle pour l’avenir : une approche progressive

Bien que Smartecarte soit encore en train d’exploiter pleinement les possibilités d’utilisation de Shepherd, l’entreprise a déjà constaté des améliorations significatives. Elle a adopté une approche progressive, en se concentrant d’abord sur le passage de Canvas à Shepherd et la recréation des processus existants. « Nous savions que la transition serait douloureuse, mais nous avons reconnu le potentiel futur », explique Richards.

Maintenant que l’équipe a atteint la parité avec son système précédent, elle commence à explorer de nouvelles possibilités avec la GMAO Shepherd. « Plus nous l’utilisons, plus nous voyons de possibilités », remarque Kerri.

Surmonter les défis : calendrier et mise en œuvre

L’un des principaux défis auxquels Smartecarte a dû faire face lors de la mise en œuvre de la GMAO de Shepherd a été la sous-estimation du temps et des efforts nécessaires. Malgré cela, l’équipe de Shepherd est restée engagée dans le projet, travaillant avec diligence pour s’assurer que les besoins de Smartecarte étaient satisfaits.

« La patience et les efforts dont Shepherd a fait preuve tout au long du processus ont fait une grande différence », ajoute M. Richards. « Ils n’ont pas baissé les bras, même lorsque le projet s’est avéré plus compliqué que prévu ».

Résultats : des opérations rationalisées et un potentiel d’avenir

Depuis la mise en place de la GMAO Shepherd, Smartecarte a constaté des améliorations considérables dans ses opérations. Les processus financiers qui nécessitaient des heures de travail manuel sont désormais automatisés, et les données de terrain sont plus précises et plus accessibles. « Avoir tout au même endroit, c’est fantastique », dit Cain.

En ce qui concerne l’avenir, Smartecarte prévoit d’explorer davantage le plein potentiel de la GMAO Shepherd. Avec la base désormais établie, l’entreprise est en mesure de continuer à faire évoluer ses opérations et d’utiliser les capacités du système pour relever de nouveaux défis dès qu’ils se présentent.

Conclusion : la GMAO de Shepherd offre flexibilité et intégration

Le partenariat de Smartecarte avec Shepherd CMMS souligne l’importance de la flexibilité et de la collaboration pour trouver la bonne solution aux défis uniques de l’entreprise. En travaillant en étroite collaboration avec Shepherd, Smartecarte a été en mesure d’intégrer la gestion des services sur le terrain à ses processus financiers, de rationaliser ses opérations et de se positionner pour un succès à long terme.

Pour les entreprises à la recherche d’une solution de gestion des actifs et des services sur le terrain qui puisse s’adapter à leurs besoins spécifiques, la GMAO de Shepherd offre une option puissante et flexible qui va au-delà des capacités standard prêtes à l’emploi.