Étude de cas : QES Group

Shepherd CMMS : une solution clé pour améliorer l'efficacité et la gestion de la maintenance des équipements du Groupe QES

Industrie: Équipement industriel
Lieu: Malaisie

 

Fondé en octobre 1991, le Groupe QES est devenu un fournisseur de solutions intégrées de premier plan, spécialisé dans la fabrication, la distribution et le service d’une large gamme d’équipements d’inspection, de test, de mesure, d’analyse et de manutention automatisée. Avec une présence étendue dans les pays de l’ASEAN et en Chine, QES tire parti de ses formidables capacités de fabrication et de son vaste réseau de distribution pour desservir divers secteurs, notamment les semi-conducteurs, l’automobile, la pharmacie et les organisations gouvernementales. Fort de plus de trois décennies d’excellence opérationnelle, QES dispose d’une empreinte mondiale significative, gérant une base installée impressionnante de plus de 13 800 unités d’équipement.

Défis rencontrés par QES

QES a rencontré des obstacles considérables dans la gestion de sa vaste base d’équipements répartis sur divers marchés internationaux. Les principaux défis comprenaient :

  • Gestion de la maintenance et service de soutien : Assurer une maintenance et un service de soutien efficaces et fiables pour une vaste gamme d’équipements complexes posait des défis logistiques et techniques importants.
  • Gestion des données : Le traitement de grands volumes de données de service nécessitait un système robuste capable d’assurer un suivi précis et un accès facile pour maintenir des enregistrements de service de qualité.
  • Efficacité opérationnelle : Il était crucial de rationaliser les opérations pour accroître la productivité et minimiser les temps d’arrêt pendant la maintenance des équipements.

Ces défis ont mis en évidence la nécessité d’une solution sophistiquée qui pourrait s’intégrer parfaitement à l’infrastructure existante de QES tout en offrant des fonctionnalités avancées pour gérer efficacement leurs opérations complexes.

Solution : Shepherd CMMS

En 2020, après avoir adopté NetSuite pour ses besoins en ERP, QES a encore amélioré ses capacités opérationnelles en mettant en œuvre Shepherd CMMS pour renforcer sa gestion de la maintenance et des services sur le terrain. En tant que solution native de NetSuite, Shepherd CMMS a éliminé la nécessité d’efforts d’intégration approfondis, simplifiant ainsi le processus de déploiement. Cette intégration était essentielle car elle a permis à QES de maintenir un cadre d’opérations commerciales cohérent, consolidant toutes les données commerciales en ligne et en temps réel, une amélioration essentielle par rapport à leurs systèmes manuels précédents.

Avantages spécifiques de Shepherd CMMS

L’adoption de Shepherd CMMS a introduit plusieurs avantages cruciaux pour QES. Trois d’entre eux se sont révélés particulièrement importants :

  • Automatisation de la planification et de la répartition. Cette fonctionnalité a permis une planification efficace des techniciens en fonction de leur disponibilité, des zones de service désignées et des compétences spécifiques, avec une fonctionnalité supplémentaire pour modifier rapidement les horaires via un tableau de planification.
  • Fonctionnalité de l’application mobile. Les techniciens ont pu accéder au système à distance via l’application mobile CMMS, essentielle pour l’accès aux données en temps réel et hors ligne, en particulier dans les régions où la connectivité Internet est peu fiable.
  • Gestion des données améliorée. Les capacités de génération de rapports personnalisés ont fourni à la direction de QES des informations cruciales en temps réel sur les performances de maintenance, facilitant la prise de décisions stratégiques et favorisant l’efficacité opérationnelle.

Expérience utilisateur et personnalisation

La phase initiale de mise en œuvre a présenté certains défis, notamment pour adapter le système aux flux de travail opérationnels spécifiques de QES. Avec environ 150 licences émises, il y a eu des divergences initiales dans la gestion des processus en raison de la méconnaissance des utilisateurs du nouveau système. Cette constatation a conduit à l’identification d’un besoin de formation supplémentaire et d’améliorations du système pour améliorer l’expérience utilisateur et la fonctionnalité. Le système CMMS a été largement personnalisé pour répondre aux besoins opérationnels uniques de QES grâce à un processus impliquant des retours méticuleux et des adaptations spécifiques aux exigences de QES.

Coopération et support technique

La collaboration entre QES et Shepherd a été caractérisée par un support solide, dirigé par la directrice des produits de Shepherd et son équipe technique. Ce support a été essentiel pour répondre aux besoins complexes de QES, y compris les mises en œuvre simultanées dans plusieurs filiales. Des réunions régulières et un support réactif ont joué un rôle crucial dans la résolution des problèmes initiaux et ont permis à QES de tirer pleinement parti des capacités de Shepherd CMMS.

Exemple pratique : travailler dans des lieux éloignés

Un exemple des véritables avantages de la mise en œuvre de Shepherd, dans le cas de QES, est la manière dont il les aide à gérer les services dans des lieux éloignés. Les capacités hors ligne de Shepherd permettent aux techniciens d’effectuer des travaux de service dans des zones éloignées ou mal desservies par Internet, comme les sites miniers, en permettant la saisie de données qui se synchronisent lorsque la connectivité est rétablie. Par exemple, les techniciens travaillant dans des régions minières ou des installations sécurisées de semi-conducteurs peuvent utiliser ces fonctionnalités hors ligne pour maintenir des opérations fluides malgré les défis de connectivité.

Revoir les processus métier

Adopter une solution EAM complète comme Shepherd nécessite généralement une révision des processus métier déjà en place. Le cas de QES ne fait pas exception. Certaines procédures établies devaient être alignées sur les procédures standard du logiciel. Cela a été facilité par une collaboration étroite avec des consultants. Bien que certains processus aient dû être modifiés, QES a trouvé la transition gérable grâce à une solide équipe de projet familière avec les deux systèmes. L’équipe a travaillé ensemble pour assurer une intégration fluide et résoudre tout problème qui survenait.

Assurer la continuité des opérations

QES a rencontré des défis avec les mises à jour logicielles, en particulier lorsque les changements dans NetSuite affectent l’intégration avec Shepherd. Ces mises à jour ont parfois perturbé les opérations, nécessitant des tests approfondis et une coordination minutieuse pour les résoudre. Malgré ces défis, QES maintient une communication étroite avec les consultants pour résoudre rapidement les problèmes et assurer le bon fonctionnement de leurs opérations de service, soulignant l’importance de la stabilité dans les intégrations logicielles.

L’engagement envers l’amélioration continue est évident dans l’approche proactive de QES en matière de mises à jour logicielles et d’améliorations du système. En constituant une équipe dédiée composée de membres de divers départements, y compris IT, gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) et gestion des services, QES s’assure que toute perturbation est rapidement gérée, minimisant l’impact sur les opérations et la satisfaction des clients.

Conclusion

L’adoption de Shepherd CMMS s’est avérée être une décision cruciale dans l’évolution des capacités opérationnelles de QES. En intégrant Shepherd CMMS, QES a efficacement relevé ses principaux défis liés à la maintenance et au support, à la gestion des données et à l’efficacité opérationnelle. La mise en œuvre de Shepherd CMMS a facilité une planification optimisée, amélioré l’accessibilité des données et amélioré les opérations à distance, augmentant ainsi la productivité globale.

L’expérience de QES avec Shepherd souligne l’importance de choisir une solution qui non seulement s’intègre bien à l’infrastructure existante, mais qui offre également un support solide et des options de personnalisation. Les efforts de collaboration entre QES et l’équipe technique de Shepherd ont joué un rôle crucial pour surmonter les défis initiaux de la mise en œuvre et adapter le système aux besoins spécifiques de QES.

Alors que QES continue d’étendre ses opérations et de perfectionner ses systèmes, les améliorations continues de Shepherd CMMS devraient encore renforcer l’engagement de QES envers l’excellence dans les opérations de service et de maintenance auprès de sa vaste base de clients.