Étude de cas: ARQ

ARQ, l’un des principaux producteurs diversifiés de charbon actif environnemental, a été confronté à d’importants défis techniques et opérationnels en raison de la complexité de la gestion de plusieurs systèmes d’entreprise. Après l’acquisition d’Advanced Carbon Solutions, ARQ a adopté IBM Maximo, un système EAM (Enterprise Asset Management) doté de fonctionnalités de comptabilité et d’inventaire à l’échelle de l’entreprise, ce qui a entraîné d’importants obstacles à l’intégration avec la plateforme NetSuite existante. À la recherche d’une solution native rationalisée, ARQ a mis en œuvre la GMAO Shepherd, un système de gestion de la maintenance basé sur le cloud et conçu spécifiquement pour NetSuite. Dans cette étude de cas, Darren Pastore, qui a dirigé l’initiative chez ARQ, discute du processus, des défis et de la manière dont Shepherd a finalement permis d’améliorer les opérations de maintenance, la précision des données et l’efficacité organisationnelle.

ARQ, fondée en 1997 sous le nom d’ADA Environmental Solutions, a commencé par fournir des solutions pour le contrôle des émissions dans les centrales électriques au charbon. Avec le lancement en 2010 de la plus grande installation de charbon actif en Amérique du Nord, ARQ a étendu sa portée au traitement de l’eau et aux technologies environnementales. En 2023, l’entreprise a racheté la société britannique Arq, connue pour sa capacité à transformer les déchets des mines de charbon en produits de carbone spécialisés. Cette acquisition a conduit à un changement complet de marque en 2024, fusionnant les technologies innovantes du carbone d’ARQ avec sa mission environnementale visant à relever les défis de la pollution mondiale.

Le défi : intégrer deux systèmes complexes

Après l’acquisition d’Advanced Carbon Solutions en 2018, l’ARQ a été confrontée à un réseau complexe de systèmes de maintenance et d’exploitation. Ils ont adopté IBM Maximo, un système EAM bien établi pour la maintenance, les achats et le contrôle des stocks, mais qui présentait quelques défis d’intégration avec la plateforme NetSuite existante de l’ARQ.

Darren Pastore, vice-président de la technologie de l’information à l’ARQ, explique le cœur du problème. « Nous avons utilisé Maximo en combinaison avec NetSuite, et c’est devenu un grand défi pour nous de faire travailler correctement ensemble deux sources de vérité. Les intégrations étaient très compliquées et il y avait toujours des incohérences de données entre les deux systèmes ».

L’objectif d’ARQ était clair : simplifier son système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) en adoptant une solution fonctionnant de manière native au sein de NetSuite. L’équipe de direction d’ARQ avait besoin d’une plateforme unique et intégrée pour minimiser les divergences de données et rationaliser les flux de travail entre les services. Après avoir évalué plusieurs solutions, ARQ a constaté que Shepherd CMMS se distinguait comme l’une des rares options conçues pour fonctionner exclusivement avec NetSuite, éliminant ainsi le besoin d’intégrations complexes.

Le choix de la GMAO Shepherd : une solution native de NetSuite

La décision de passer à la GMAO Shepherd a été motivée par son caractère natif de NetSuite, une exigence clé pour ARQ. Shepherd a permis de centraliser les opérations d’entretien sans avoir à recourir à des intégrations externes. M. Pastore souligne le processus de réflexion à l’origine de cette décision : « Nous avons commencé à explorer Shepherd en 2020 pour voir s’il pouvait s’agir d’une solution viable. Celui-ci disposait d’une bonne base et nous avions le sentiment qu’il avait le potentiel de répondre aux exigences de ce que Maximo faisait pour l’organisation, mais avec beaucoup moins de complexité. »

La collaboration de l’ARQ avec Shepherd a commencé fin 2020, mais le processus de mise en œuvre a été retardé en raison de problèmes de personnel interne. Cette interruption a retardé le calendrier, mais l’ARQ est restée engagée dans la transition vers Shepherd. Après un court retard de sept mois, l’ARQ a repris le projet et a commencé à travailler avec Shepherd début 2022.

Défis de mise en œuvre : Personnalisation de la fonctionnalité de rotation des actifs

Malgré la base prometteuse offerte par Shepherd, l’ARQ a rencontré plusieurs défis pendant la phase de mise en œuvre, notamment en ce qui concerne ses processus commerciaux uniques. L’un des principaux problèmes était la gestion des équipements rotatifs — des équipements sensibles tels que les grosses pompes et les moteurs, qui sont réparés et remis en service afin de réduire les temps d’arrêt et les coûts.

Pastore explique : « La rotation des actifs était une fonction très importante pour nous, qui n’existait pas dans les fonctions natives de Shepherd. Don et l’équipe ont accepté de la développer pour nous et de l’inclure dans leur package de base, mais lorsque nous avons commencé à travailler, nous avons rencontré des complications. Il y a eu beaucoup d’incohérences et il a fallu environ un an pour que tout se stabilise. »

L’ARQ a également rencontré des problèmes avec l’application mobile de Shepherd et sa capacité à collecter des données précises sur le terrain. Les techniciens ont été confrontés à des problèmes de mesure et de saisie des données, ce qui a nécessité un travail de développement supplémentaire de la part de l’équipe Shepherd. Ces revers ont prolongé le processus, mais l’ARQ a continué à avancer en développant des solutions intermédiaires pour maintenir les opérations pendant que Shepherd affinait sa plate-forme.

« De nombreux problèmes avec les mesures et les données défectueuses qui entraient dans le système étaient à l’ordre du jour », explique Pastore. « Cela a pris un certain temps à l’équipe Shepherd pour développer une solution qui fonctionnait pour nous, mais au final, les changements ont contribué à la stabilisation du système ».

Relever les défis : une approche collaborative

Bien que la mise en œuvre n’ait pas été exempte d’obstacles, l’équipe de Shepherd s’est montrée réactive et coopérative dans la gestion des problèmes rencontrés. Pastore attribue une grande partie du succès à l’approche proactive de l’équipe Shepherd, en particulier Martin, qui a travaillé en étroite collaboration avec l’ARQ pour s’assurer que le système était parfaitement adapté à leurs besoins.

« Martin a été merveilleux et s’est probablement surmené pour nous maintenir à flot », note Pastore. « Il a travaillé en étroite collaboration avec notre équipe tous les jours pendant au moins 60 jours après la mise en service, soulevant les problèmes et travaillant avec l’équipe de développement pour trouver des solutions à long terme ».

L’ARQ a également mis en place ses propres mécanismes de contrôle pendant le déploiement initial. Des rapports et des alertes ont été créés pour avertir l’équipe informatique en cas de problèmes d’actifs en rotation ou d’incohérences de données, ce qui a permis d’atténuer les perturbations potentielles.

Des avantages commerciaux mesurables : Gains d’efficacité et connaissances en temps réel

Malgré les difficultés initiales, la GMAO de Shepherd a procuré des avantages importants à ARQ. L’amélioration la plus notable a été la capacité de l’entreprise à passer de pratiques d’entretien réactives à des pratiques d’entretien proactives. L’entrée de données en temps réel et les analyses intégrées permettent à l’équipe d’entretien d’ARQ d’identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne s’aggravent, améliorant ainsi la fiabilité globale de l’équipement.

M. Pastore se penche sur les améliorations opérationnelles : « Nous sommes désormais plus proactifs que réactifs. Les relevés en temps réel nous aident à détecter rapidement les problèmes potentiels, et notre équipe est plus rapide à traiter les ordres de service. Le fait que tout soit intégré dans NetSuite a également rendu nos flux de travail en matière de rapports et d’achats beaucoup plus efficaces. »

L’un des avantages les plus importants de la GMAO de Shepherd est sa capacité de gestion des stocks. Grâce au suivi des stocks en temps réel et aux points de commande, ARQ peut gérer ses stocks plus efficacement, en s’assurant que les pièces essentielles sont disponibles au moment voulu, sans surstockage. De plus, la capacité du système à générer des bons de commande directement à partir des ordres de service a permis de rationaliser les processus d’approvisionnement.

« La visibilité de notre inventaire et de nos bons de commande est bien meilleure aujourd’hui. Nous savons exactement quand les pièces arrivent, ce qui nous aide à planifier nos travaux de maintenance de manière plus efficace », explique M. Pastore.

Perspectives d’avenir : élargir l’utilisation de Shepherd au sein d’ARQ

Alors qu’ARQ poursuit sa croissance, l’entreprise se prépare à étendre l’utilisation de la GMAO de Shepherd à d’autres sites de fabrication. M. Pastore souligne que même s’ils ne prévoient pas de changements majeurs au niveau des fonctionnalités, ils sont convaincus que le système s’adaptera aux besoins de leurs nouvelles installations.

« Nous sommes en train de préparer Shepherd en vue de notre nouveau site de production, que nous avons acquis au début de cette année. Nous ne prévoyons pas d’avoir besoin de nouvelles fonctionnalités, mais nous sommes confiants dans le fait que nos processus continueront à être pris en charge à mesure que nous nous développerons », explique Pastore.

Conclusion : une forte recommandation pour la GMAO de Shepherd

Malgré les difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre, ARQ garde confiance en la GMAO Shepherd et en sa capacité à rationaliser les opérations d’entretien. M. Pastore a même recommandé Shepherd à d’autres entreprises de l’écosystème NetSuite, citant son intégration transparente et le soutien offert par l’équipe de Shepherd comme des facteurs clés dans leur décision.

« Nous sommes très satisfaits de Shepherd. Ils ont travaillé en étroite collaboration avec nous pour résoudre les problèmes que nous avons rencontrés, et leur intégration native avec NetSuite est un énorme avantage », conclut M. Pastore.

Le cas d’ARQ démontre que même avec des défis de mise en œuvre complexes, une solution sur mesure comme la GMAO de Shepherd peut en fin de compte apporter des améliorations opérationnelles significatives, ce qui en fait une option solide pour les entreprises à la recherche d’une solution NetSuite native pour leurs besoins de gestion de la maintenance.