Les gestionnaires d’équipage sont considérés par certains comme les héros secrets du département de service, car ils assument toute une série de tâches pour le bien de toute l’équipe. Il n’est donc pas surprenant que Shepherd s’efforce de rendre aussi utiles que possible les options mises à la disposition des gestionnaires d’équipage. Ce blog traite de l’une d’entre elles : la possibilité pour les gestionnaires d’équipage de créer des entrées de temps pour les membres de l’équipe.
Ceux qui ont été attentifs souligneront peut-être que cette fonction existe déjà. Oui, c’est vrai, mais uniquement dans le sens d’un traitement en masse. La précision de cette version s’apparente à une intervention chirurgicale.
Moins d’efforts signifie plus d’efficacité
Imaginez une situation dans laquelle 3 membres d’équipage travaillent sur le terrain. Le chef d’équipe est responsable de cette tâche. Rappelons ici que Shepherd est là pour faciliter la communication entre le technicien lors d’une maintenance à des fins de facturation et d’enregistrement de la maintenance. Il n’a pas pour vocation de tenir la main du technicien pendant qu’il effectue son travail.
Cela signifie que tous les membres accèdent aux enregistrements de Shepherd et les mettent à jour : en résulte que trop de cuisiniers gâtent la sauce. Une seule personne s’occupant des registres est largement suffisante. Il se peut également que tous les membres de l’équipage ne se sentent pas aussi à l’aise avec l’application Shepherd et préfèrent une clé à molette ou un outil de diagnostic à une tablette. Quelle qu’en soit la raison, ils n’ont pas besoin de travailler avec la solution Shepherd tant que quelqu’un d’autre le fait déjà.
Dans de tels cas, un chef d’équipage peut entrer ses propres entrées de temps dans le système, mais aussi celles des membres de son équipe. Et cela ne doit pas nécessairement être un traitement de masse, mais peut se faire au cas par cas.
Personne n’est exclu
Les autres techniciens ne sont pas exclus pour autant. Ils peuvent toujours voir, modifier et approuver leurs propres entrées de temps après avoir vérifié ce que le responsable a saisi. Cela peut être particulièrement important si des taux d’heures supplémentaires sont appliqués et que quelqu’un veut vérifier que ces minutes ont été correctement comptées.
La confirmation de la saisie des données par le technicien n’est qu’une question de configuration : elle est applicable dans les organisations qui le souhaitent, et dans celles qui ne le souhaitent pas, elle relève de la seule responsabilité du gestionnaire. Quelle que soit l’option choisie, le risque de retards dans la saisie des données augmente avec le nombre de personnes impliquées. Un seul technicien qui a oublié de saisir les données à la fin de son service, qui est rentré chez lui pendant le week-end et qui ne s’est pas connecté depuis, peut empêcher la facturation complète. Cela ne peut à présent plus arriver.
Saisies personnalisées, là où c’est nécessaire
Un gestionnaire d’équipage peut désormais saisir ses propres temps dans un onglet et passer ensuite à un autre onglet où sont listés tous les membres de l’équipage. Une case à cocher permet au manager de sélectionner ceux dont il souhaite saisir les temps. Ensuite, les heures saisies ne doivent pas être les mêmes pour tous : le technicien qui est arrivé 30 minutes avant les autres pour préparer le terrain sera également crédité de ce temps.
Un moyen plus rapide de s’assurer que le service de facturation dispose de toutes les informations pertinentes le plus rapidement possible. Ainsi, personne ne devra laisser libre cours à son aversion pour l’administration. De même, le nombre d’utilisateurs ayant besoin d’un accès peut être limité au minimum, tout en permettant à chaque membre de l’équipe d’avoir autant ou aussi peu d’influence sur le processus que le service le juge nécessaire : flexibilité maximale, efficacité maximale, confusion minimale.
