À l’apogée de l’industrie publicitaire de Madison Avenue, le moindre détail graphique, aussi infime soit-il, était pris en compte. Et surtout, il était testé. Un élément aussi simple qu’un changement de couleur, ou la suppression ou l’ajout d’une couleur, pouvait influencer le taux de réponse de plusieurs dizaines de pour cent. En d’autres termes : la manière dont vous présentez les informations qui vous tiennent à cœur peut avoir une influence considérable sur la façon dont elles sont perçues.
Les données, leur sélection et leur présentation
Vous devriez donc considérer comme une bonne nouvelle le fait que Shepherd ait développé une fonctionnalité vous permettant de créer des communications d’entreprise tout en gardant le contrôle total sur le contenu intégré aux supports et sur la manière dont celui-ci est présenté. Toutes les données proviennent de Shepherd et de NetSuite et peuvent être entièrement automatisées (si vous le souhaitez). Nous vous présentons : les personnalisations de PDF. Cela vous ouvre les portes de ce qui pourrait bien être votre outil de communication le plus efficace (et même le plus économique).
Ces PDF automatisés vous aident à éviter le piège insidieux de la surcharge d’informations. Dans un monde où les données circulent librement de toutes parts, on se perd facilement dans un déluge d’options. Une mise en page définie, bien pensée et validée vous permet de choisir en toute connaissance de cause les éléments que vous souhaitez inclure. Et comme Shepherd et NetSuite fournissent les données sources, la précision est maximale – sans risque de distorsion des données due à une interprétation changeante d’un même ensemble de données. Aucune étape intermédiaire n’est nécessaire ici.
Une autre approche, basée sur les objectifs
Comme nous l’avons déjà évoqué dans l’introduction, des approches différentes mènent à des résultats différents, et c’est précisément là que le choix de votre public cible joue un rôle décisif. Votre public cible est-il interne ou externe ? Fait-il déjà partie des parties prenantes, ou souhaitez-vous le convaincre de le devenir ? S’agit-il de clients ou de vos propres collaborateurs ? Les résultats que vous visez et les personnes dont vous attendez qu’elles les mettent en œuvre jouent tous deux un rôle dans la manière dont vous présentez les informations sélectionnées. Les personnalisations de PDF proposées par Shepherd vous permettent non seulement d’y parvenir, mais elles garantissent également que ce processus reste très simple.
Tout comme pour les diapositives de présentation tant redoutées, il est utile de transmettre votre message de manière claire et cohérente afin de rendre vos arguments convaincants. Voyons d’abord dans quels cas un PDF est nécessaire. Les PDF sont des documents partageables qui ne peuvent plus être modifiés une fois créés. Cela permet de les utiliser de manière extrêmement flexible. Les factures en sont l’un des exemples les plus évidents.
Clarté pour les clients comme pour les comptables
Un format de facture PDF peut être configuré de manière à extraire toutes les données standard des bases de données de facturation NetSuite : le nom et l’adresse du client, l’ordre de service correspondant ainsi que les dates auxquelles les travaux ont été effectués. Cela inclut également les pièces de rechange utilisées. Pour tous ces éléments, les coûts sont disponibles dans le système comptable et peuvent être directement repris dans la facture au format PDF. Si le contrat de service prévoit des remises, des prestations de garantie ou d’autres avantages similaires, vous pouvez également ajouter une mention indiquant les économies réalisées grâce au choix de votre entreprise comme prestataire de services.
Ces économies peuvent précisément faire partie d’un rapport établi après la conclusion du contrat et illustrer à nouveau, de manière simple mais efficace, quels coûts auraient été engagés si le client n’avait pas choisi votre entreprise. Un fichier PDF peut être conçu comme un récapitulatif des coûts, basé sur des montants connus issus de commandes antérieures, et contribuer ainsi à inciter un prospect à franchir le pas et à devenir client.
Un travail de persuasion avec des arguments clairs
En interne, ces fichiers PDF peuvent servir de guide pour les décisions commerciales. Grâce à des comparaisons claires entre les coûts d’exploitation et les valeurs de revente, les décideurs peuvent être informés des coûts réels liés à la possession d’un équipement – alors qu’ils se baseraient autrement uniquement sur le prix d’achat de tel ou tel modèle comme indicateur.
Une entreprise peut disposer d’informations importantes qu’elle souhaite communiquer à ses collaborateurs, à ses filiales ou à ses actionnaires. Là encore, selon la nature du message, ces informations peuvent être présentées de manière motivante, positive ou plus urgente. Le ton que vous souhaitez adopter dépend de ce que vous dites et de la manière dont vous le dites – et les fichiers PDF personnalisés constituent le support idéal à cet effet.
Le terme « automatisé » fait référence à un processus récurrent, ce qui est tout à fait possible : vous pouvez configurer votre modèle de PDF préféré, contenant les informations idéales, de manière à ce qu’il puisse être envoyé en cas de besoin. Mais il est également possible de créer des PDF ponctuels lorsque la communication mérite ce petit plus d’attention et de cachet. Quel que soit votre choix et quel que soit l’objectif visé, des informations claires et bien présentées, manifestement conçues pour aider le lecteur plutôt que de le dérouter, contribuent également à instaurer la confiance.bfuscate means you build trust, too.
Preuves de conformité proactives disponibles à la demande
Ce type de présentation claire peut également servir de preuve écrite à des fins de conformité et d’audit. Des chaînes de traçabilité claires, faciles à établir et issues directement des rapports HSW ou des documents relatifs aux installations de Shepherd, soutiendront sans aucun doute votre entreprise si un audit venait à être nécessaire. De manière générale, des documents facilement accessibles témoignent d’une entreprise qui maîtrise la situation, et non d’une entreprise chaotique et réactive.
Au final, la transparence de vos factures et de vos rapports vous apporte davantage de sécurité au cas où des questions ou des réclamations surviendraient. Vous savez exactement ce qui a été envoyé et à qui, et les allégations contraires ne sont alors rien d’autre que cela : des allégations.
Du point de vue de la structure de l’entreprise et de la collaboration interservices, la possibilité de décider soi-même quelles informations sont transmises et de quelle manière signifie également que les différents services d’une entreprise, qui travaillent avec des priorités différentes, ont davantage de chances de comprendre le point de vue de l’autre partie. Une compréhension claire et la mise au jour de prétendues désinformations peuvent contribuer de manière significative à l’amélioration de la collaboration.
En fin de compte, ces documents peuvent constituer la pierre angulaire d’une communication prévisible, réfléchie et optimisée – quel que soit l’objectif poursuivi par cette communication. Une fois mis en place, vous n’avez plus à vous en soucier, car vous pouvez compter sur le système qui génère et diffuse les documents dès que les critères correspondants sont remplis. Et tout comme les géants de la publicité new-yorkaise, vous pouvez tester différents styles et designs si vous souhaitez déterminer ce qui produit le meilleur effet.
Cela s’avère particulièrement pertinent si vous disposez de collaborateurs possédant des connaissances de base en programmation, car ceux-ci peuvent se charger de la mise en place à votre place. Et si ce n’est pas le cas, Shepherd se fera un plaisir de vous aider. Quels que soient les acteurs concernés, ils se sentiront bien informés et pris en compte dans le cadre de cette communication.
À la une du blog
Un article de blog a récemment été publié au sujet de la fonctionnalité dédiée aux livraisons de matériel de location, dont le développement avait été demandé par les clients. Cette fonctionnalité et le tableau de planification présenté ici ont un point commun : ils mettent les informations directement à la disposition de l’équipe de location tout en lui donnant la possibilité de les adapter si nécessaire.
Alors que le tableau de planification offre une vue d’ensemble de toutes les activités de location et permet d’agrandir certaines entrées, la fonctionnalité « Livraisons de location » vous permet de voir précisément ce qui est prévu pour un équipement donné et pendant combien de temps celui-ci ne sera pas disponible à la location pendant son utilisation par un client. Cela signifie que les équipements peuvent être attribués, ce qui déclenche alors la livraison au client via un flux de travail unique. Cliquez ici pour en savoir plus si vous êtes confronté à des processus de location complexes, et découvrez comment ceux-ci peuvent être considérablement simplifiés.
Études de cas Shepherd
Si vous avez suivi nos dernières newsletters, vous vous souvenez peut-être que nous sommes toujours à la recherche de clients souhaitant figurer dans une étude de cas Shepherd. Plusieurs entreprises ont déjà participé, et nous sommes toujours ravis de présenter de nouvelles entreprises issues de la communauté Shepherd.
Une étude de cas porte autant sur votre entreprise que sur Shepherd. Elle vous offre l’occasion de parler de votre secteur d’activité, des services que vous proposez, des défis que vous relevez et du parcours qui vous a mené à votre situation actuelle. Que votre histoire porte sur la croissance, l’innovation, les améliorations opérationnelles ou vos objectifs futurs, ce qui rend votre entreprise unique est toujours au cœur du récit.
Le processus est volontairement simple. Nous convenons d’un entretien, rédigeons un premier jet sur la base de vos informations et vous l’envoyons pour validation. Rien ne sera publié tant que vous ne serez pas satisfait de la version finale et que vous n’aurez pas donné votre accord.
Une fois finalisée, l’étude de cas sera publiée sur le site web de Shepherd et constituera un contenu professionnel que vous pourrez également utiliser dans le cadre de vos propres actions marketing. De nombreux participants partagent leurs études de cas avec leurs clients, prospects et abonnés via les réseaux sociaux, étendant ainsi leur utilité bien au-delà de la publication initiale.
Si vous souhaitez découvrir à quoi ressemblaient nos études de cas précédentes, vous trouverez plusieurs exemples sur le site web de Shepherd, dans la rubrique « Études de cas ».
Vous souhaitez participer ? Envoyez un e-mail à newsletter@shepherdcmms.com avec pour objet « Nous souhaitons participer à une étude de cas » (ou une formulation similaire), et nous vous contacterons pour discuter des prochaines étapes.
Assistance Shepherd à la demande Support on demand
L’objectif est de tirer le meilleur parti de votre produit Shepherd. Si vous souhaitez avoir accès à un expert dédié qui vous aidera à y parvenir, pensez à souscrire un contrat d’assistance Shepherd. Cela allégera la charge de travail de votre administrateur et vous garantira d’obtenir les réponses dont vous avez besoin quand vous en avez besoin – et non pas seulement lorsque le temps le permet. Pour plus d’informations, veuillez contacter votre intégrateur Shepherd.
