Bulletin de janvier : « Attribuer des pièces » de Shepherd

« Attribuer des pièces » : optimisation de la préparation des interventions en cas de débit élevé

Imaginons que vous soyez au supermarché à la recherche de carottes, de radis et de tomates cerises pour vous préparer une salade pour le dîner. Comment vous y prendriez-vous ?

1. Porter chaque carotte, chaque radis et chaque tomate pièce par pièce à la caisse, ce qui vous obligerait à faire d’innombrables allers-retours entre les rayons et la caisse.
2. Ou bien mettre tous les ingrédients dans un caddie, payer et partir.

Si vous pensez que la deuxième option demande beaucoup moins d’efforts et est nettement plus efficace, alors vous allez adorer la fonctionnalité « Attribuer des pièces » de Shepherd..

Jetez un œil à la présentation suivante ou poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

• Allocated Parts

La fonction « Attribuer des pièces » a été développée pour résoudre un problème opérationnel rencontré par un client en particulier : une fonction que de nombreux autres clients apprécient depuis : l’attribution efficace d’un grand nombre d’articles en stock à un seul ordre de service, sans avoir à passer sans cesse d’un onglet ou d’un menu à un autre pour effectuer des tâches répétitives et sources d’erreurs.

Cette fonction s’adresse d’abord aux responsables de service plutôt qu’aux techniciens, et s’avère particulièrement utile dans les environnements dans lesquels les ordres de service nécessitent régulièrement des dizaines (voire des centaines) de pièces différentes. Les techniciens disposent toutefois de certaines possibilités pour ajuster les quantités : ils peuvent réduire les quantités utilisées si nécessaire.

Cette fonctionnalité comprend une interface utilisateur dotée de filtres configurables, grâce à laquelle un responsable de service peut afficher, rechercher et sélectionner des pièces en grand nombre, puis les affecter à un ordre de service spécifique dans le cadre d’un processus contrôlé. NetSuite n’étant pas un système EAM dédié, il aurait été irréaliste de s’attendre à ce que toutes ces fonctionnalités soient disponibles. C’est précisément ce qui rend la combinaison de Shepherd et de NetSuite si efficace : Shepherd complète son partenaire ERP là où des fonctionnalités liées aux actifs sont nécessaires.

Au lieu d’ajouter des pièces ligne par ligne, les utilisateurs peuvent s’appuyer sur une liste d’inventaire soigneusement sélectionnée, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire et la charge cognitive liés à la préparation d’ordres complexes. De plus, cela diminue considérablement le risque d’erreurs évitables, dont la probabilité augmente toujours lorsqu’une tâche est effectuée de manière répétitive avec des écarts minimes mais décisifs.

Pourquoi la fonctionnalité « Attribuer des pièces » a-t-elle été créée ?

Comme nous l’avons déjà mentionné, cette fonctionnalité est née à partir d’un scénario d’utilisation client dans lequel un grand nombre de pièces devait être affecté à des ordres de service individuels. Jusqu’à présent, cela nécessitait une recherche manuelle de chaque pièce. Ces pièces devaient ensuite être ajoutées une à une via un processus de transfert « Bin » (un « Bin » est un terme NetSuite désignant un emplacement de stockage spécifique et identifiable au sein d’un site – par exemple, une étagère, un rayonnage, un emplacement de palette ou une zone de stockage réservée aux techniciens).

Cette approche était non seulement chronophage, mais augmentait également le risque d’informations manquantes ou erronées, en particulier dans le cas d’articles similaires ou de grandes quantités. La fonction « Attribuer des pièces » résout ce problème en permettant aux utilisateurs de travailler selon le « principe de la liste » plutôt que « ligne par ligne ». Les responsables de service bénéficient d’une vue d’ensemble complète des pièces disponibles, peuvent affiner cette liste à l’aide de filtres, puis sélectionner plusieurs articles à la fois avant de définir les quantités et les sources d’approvisionnement.

Qui utilise cette fonctionnalité et dans quelles circonstances ?

Le principal utilisateur est le responsable de service. Dans la plupart des scénarios évoqués, ce sont les responsables de service qui maîtrisent le contrat de service, les attentes du client et les exigences en matière de pièces standard pour une intervention. Ils ont pour mission de veiller à ce que le matériel adéquat soit préparé à l’avance afin que les techniciens puissent effectuer leur travail sans retard ni imprévu.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque :

• Un ordre de service implique un ensemble important et prévisible de matériel
• Les stocks sont répartis sur plusieurs sites ou catégories de stockage
• La précision et l’exhaustivité priment sur les ajustements ponctuels sur le terrain

Même si ce sont finalement les techniciens qui utilisent les pièces dans le cadre de leur travail, la fonction « Attribuer des pièces » est davantage conçue comme un outil de planification et de préparation que comme une interface pour les interventions sur site.

Filtrage et sélection à grande échelle

Une fois l’ordre de service sélectionné, l’utilisateur choisit un site et affiche les pièces disponibles pour ce site. Sans filtres, cela peut impliquer l’affichage de centaines, voire de milliers d’articles. Pour gérer cela, l’interface prend en charge des filtres personnalisables basés sur les attributs des pièces enregistrés dans le système. Ces filtres permettent aux utilisateurs de restreindre rapidement la liste aux seuls articles pertinents, par exemple par type, catégorie ou autres champs personnalisés.

Une fois le filtrage effectué, les utilisateurs peuvent sélectionner des pièces en bloc. Un workflow courant consiste à sélectionner tous les résultats filtrés, puis à désélectionner un petit nombre d’exceptions. Les articles sélectionnés sont déplacés vers une liste secondaire où les quantités et les détails d’approvisionnement sont finalisés.

Cette approche réduit considérablement les allers-retours dans la navigation et minimise le risque d’oublier des articles obligatoires lors du traitement d’ensembles de pièces volumineux.

Emplacements et gestion des stocks

Dans NetSuite, les emplacements permettent un contrôle précis des stocks en indiquant non seulement le nombre d’articles disponibles, mais aussi leur emplacement physique et leur état. Par exemple, les emplacements d’entrepôt peuvent contenir des stocks neufs, tandis que les emplacements destinés aux techniciens, aux pièces retournées ou aux pièces d’occasion reflètent différentes étapes du cycle de vie d’une pièce. Lorsque des pièces sont affectées via cette fonctionnalité, l’utilisateur choisit explicitement l’emplacement d’où elles proviennent, garantissant ainsi la précision des mouvements de stock et la traçabilité.

Lorsque des pièces sont disponibles dans plusieurs emplacements, l’interface utilisateur permet d’effectuer une sélection multiemplacements afin d’atteindre la quantité requise. Les pièces identifiées par un numéro de série font l’objet d’une étape de sélection supplémentaire afin de garantir leur traçabilité. Dès que l’affectation est confirmée, le système crée automatiquement un document de transfert d’emplacement. Ce document consigne le mouvement du stock depuis l’emplacement d’origine (par exemple, un emplacement dans l’entrepôt) vers un nouvel emplacement attribué à l’ordre de service ou au technicien. Les quantités en stock sont mises à jour en conséquence, ce qui garantit que les chiffres de disponibilité resteront corrects à l’avenir.

Il est logique d’inclure l’emplacement parmi les filtres, tant pour des raisons logistiques que d’approvisionnement. L’un de ces paramètres relatifs à l’emplacement est « Afficher uniquement les pièces situées à l’emplacement de l’équipement ». Si cette option est activée, le champ « Emplacement » apparaît comme désactivé et ne peut pas être modifié. Si elle est désactivée, les pièces peuvent être sélectionnées depuis n’importe quel emplacement. Cela permet aux responsables du service après-vente de visualiser et de sélectionner plus facilement les pièces adaptées à l’emplacement du technicien. En effet, attribuer des pièces à un technicien qui se trouve à l’autre bout du pays par rapport au raccord hydraulique qui lui a été « attribué » n’aidera ni lui, ni le client.

Fonctionnalités supplémentaires

L’interface utilisateur d’« Attribuer des pièces » prend en charge plusieurs langues et affiche automatiquement les libellés, les filtres et les en-têtes en fonction des paramètres linguistiques sélectionnés par l’utilisateur dans NetSuite. Cela améliore la convivialité pour les équipes internationales, sans nécessiter de configurations distinctes par région.

Voici les principaux avantages liés à l’utilisation de « Attribuer des pièces » :

• Un gain de temps considérable pour les ordres de service comportant un grand nombre de pièces
• Une réduction du risque d’oubli ou d’attribution erronée de pièces
• Une meilleure visibilité sur les stocks disponibles et les décisions d’approvisionnement
• Une séparation plus claire entre la planification (responsable du service) et l’exécution (technicien)

La fonctionnalité « Attribuer des pièces » ne remplace pas les contrôles de stocks existants, mais les complète en permettant une planification pratique et fiable à grande échelle. Si vous souhaitez à l’avenir préparer vos salades de cette manière, vous devriez peut-être contacter Shepherd afin qu’il vous présente tout le potentiel de cette solution en prenant votre propre entreprise comme exemple.

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