Cette newsletter est consacrée au planificateur de calendrier : une fonctionnalité demandée par un client de Shepherd issu du secteur du bâtiment, où la planification à long terme est essentielle. La fonctionnalité de planificateur de calendrier fera partie de la mise à jour de novembre de Shepherd et pourra être activée dès cette date par les clients actuels de Shepherd.
Avantages concrets
Cette nouvelle fonctionnalité offre aux chefs de projet et aux coordinateurs une vue d’ensemble mensuelle complète de toutes les activités prévues, telles que le volume de commandes – qu’elles soient déjà confirmées ou encore provisoires –, avant même qu’ils inscrivent ces informations dans le planning de travail effectif d’un technicien. Cette vue du calendrier fonctionne davantage comme un outil de planification et de synthèse de projet que comme un outil de gestion des effectifs ; elle est particulièrement adaptée aux travaux nécessitant de longs délais de préparation, comme c’est le cas pour les services de construction de ce client, où la phase de planification a lieu bien avant l’exécution.
Certains secteurs ont en effet besoin de la vision à long terme qu’offre l’agenda. Le secteur du bâtiment en fait partie. Bien avant que le premier coup de pelle ne soit donné, des fichiers, des documents et des plans ont déjà été créés, décrivant en détail chaque poutre, chaque tuyau et chaque évacuation d’air. Même à ce stade précoce, il existe déjà des directives très claires quant au moment où chaque travail doit être effectué, afin que l’ensemble du projet de construction puisse amortir ses investissements le plus rapidement possible grâce aux recettes de vente et de location.
En d’autres termes : tout doit être réalisé dans les délais – les travaux de fondation doivent être achevés à la date prévue pour que la phase de construction suivante puisse commencer. Un retard à un stade entraîne des retards dans toutes les phases suivantes, car aucune phase de construction ne dispose de marges de temps supplémentaires.
Une vision à long terme
Cette fonctionnalité d’agenda a été demandée par un nouveau client de Shepherd, spécialisé dans la livraison de matériaux de construction. Sa mission consiste à s’assurer que les bons matériaux arrivent au bon moment sur les chantiers concernés. Il gère plusieurs projets simultanément et ne peut se permettre de voir ses employés ou ses camions rester inactifs.
La planification doit être effectuée plusieurs mois à l’avance. Dès que les architectes ont terminé leur travail, le spécialiste des métrés commence à dresser la liste des matériaux nécessaires et de leurs dates de livraison. À ce stade, le client commence à affecter les chauffeurs et les véhicules adaptés afin de s’assurer qu’ils arrivent à l’heure sur le chantier.
Les ordres de service uniquement, s’il vous plaît
Le planificateur de calendrier propose des vues journalières, hebdomadaires et mensuelles. Le choix de la vue dépend de ce qui vous aide le plus : une vue détaillée ou une vue d’ensemble. Cette nouvelle version permet de créer et d’afficher aussi bien les ordres de service définitifs que provisoires. La différence par rapport à la vue habituellement utilisée réside dans le fait qu’aucun dossier de technicien n’est affiché.
Ce nouvel outil de planification ne sert pas tant à planifier les interventions qu’à établir un planning sommaire dans lequel les interventions qui seront attribuées ultérieurement pourront être placées à leur emplacement prévisionnel. Les responsables peuvent ainsi identifier immédiatement quand des goulots d’étranglement pourraient survenir ou quand un retard risquerait d’entraîner un effet boule de neige. Sur cette base, ils peuvent alors élaborer des plans d’urgence secondaires afin d’empêcher que ces risques ne se concrétisent.
Contrairement aux agendas classiques, le fait de déplacer un ordre de service de la liste vers l’agenda génère une date de début et de fin prévisionnelles. L’ordre de service n’est toutefois pas réellement planifié. Cela diffère du résultat habituel d’une action de glisser-déposer, où un ordre effectivement planifié s’afficherait dans le tableau de planification.
Imaginez que vous fixiez un post-it sur votre agenda annuel accroché au mur, plutôt que de le noter au marqueur indélébile. Dans ce nouvel affichage du calendrier, les versions « post-it » et les versions « définitives » peuvent occuper la même place, « le réel et l’hypothétique » coexistant ainsi simultanément.
Planification au-delà de la phase de commande
Dans d’autres sections des tableaux de planification de Shepherd, il est possible d’enregistrer provisoirement des rendez-vous au niveau des techniciens. Le « quand » et le « où » sont peut-être encore inconnus, mais le « quoi » – l’ordre de service – existe déjà.
Désormais, même l’ordre de service peut être planifié à titre provisoire, car une entreprise de ce secteur sait que ces matériaux seront nécessaires à ce moment-là et connaît donc les distances, le type de véhicule et le temps nécessaire – même si cela n’apporte encore aucune valeur ajoutée à ce stade.
Tout ce qui peut raisonnablement être mis en place à l’avance est déjà pris en charge dès maintenant, de sorte que le responsable aura une tâche de moins à gérer à l’avenir. Il ne s’agit pas ici de gestion des ressources via un tableau de planification, mais bien de gestion de projet.
Selon le principe du « besoin de savoir »
La transparence peut être restreinte en fonction des rôles, que ce soit pour des raisons de confidentialité ou simplement pour éviter une surcharge d’informations. Ainsi, il se peut que les membres de la direction souhaitent consulter les informations d’état relatives à l’ensemble des projets, tandis que les chefs de projet et les responsables de flotte n’ont peut-être besoin ou envie de voir que les ordres de service concernant leurs zones et leurs clients.
L’application web offre également cette vue aux utilisateurs, mais uniquement en mode lecture seule. Il est toujours possible de créer des ordres de service provisoires, mais les dates de début et de fin générées par le système ne peuvent pas être modifiées via cette interface.
Bien que cette solution ait été développée pour un client spécifique, elle sera finalement mise à la disposition de tous les clients existants dans le cadre de la mise à jour prévue en novembre. Dès que ce sera le cas, les personnes intéressées pourront activer et utiliser cette fonctionnalité.
Si votre entreprise pourrait tirer profit de ce type de vue d’ensemble à long terme, vous pouvez contacter votre interlocuteur Shepherd pour obtenir plus d’informations ou demander une démonstration afin de vous faire une idée précise du potentiel de cette solution.
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