Le traitement des données liées au temps et au matériel (T&M) s’effectue après que le(s) technicien(s) a(ont) rempli leur Commande de Service. Une fois déclenché, le code de Shepherd analyse la commande de service et transfère les données liées au temps et/ou le matériel vers le bon de commande, au prix correct, afin que vous puissiez facturer votre client. L’ajout automatique de ces éléments au bon de commande évite à votre service de comptabilité d’avoir à interroger le personnel de service dans le but d’établir une facturation en détail, au prix de quelques heures de travail. Shepherd s’en charge automatiquement. Son code identifie le prix approprié pour toutes les heures et tous les matériaux, puis automatise la saisie de ce prix dans son détail sur le bon de commande. Lors des réunions de vente de Shepherd, ses représentants déclarent souvent que le client obtient sa facture à l’écran avant même que le technicien ne démarre sa camionnette pour continuer sa journée.
Moins de hâte, plus de rapidité
Dans la plupart des cas cependant, l’automatisation du traitement temps/matériel ne devrait pas être instantané. Comme nous l’avons dit, le code Shepherd se chargera de l’identification des prix et des calculs nécessaires ; il est toutefois souvent nécessaire de vérifier manuellement les données saisies par les techniciens.Voulait-il entrer 10 heures sur le site ? N’était-ce pas en réalité une seule heure ? Voulait-il enregistrer l’utilisation de 33 litres d’huile ou seulement de 3 ? Si l’on introduit des données erronées dans un système, le calcul qui en résulte sera erroné. Shepherd ne fait pas exception à la règle.
C’est pourquoi, à la demande d’un de ses clients dans le secteur du chauffage, de la ventilation et de la climatisation, Shepherd a introduit l’option permettant de déclencher manuellement le traitement du temps et du matériel. Le processus manuel publie une alerte sur le tableau de bord du gestionnaire de services chaque fois qu’un technicien remplit une commande de service. Généralement, les responsables de service groupes ces commandes en lot et les traitent tous en fin de journée. L’écran de traitement T&M résume l’ensemble des heures et des pièces utilisées pour chaque service et permet différents degrés d’intervention dans le calcul en fonction de vos préférences. Il est possible d’autoriser ou d’interdire l’édition de la durée, des horodatages de début et de fin, de la main-d’œuvre, du taux de pièces, et même de déplacer le temps d’un ordre de service à l’autre ou de changer l’élément de service. Le responsable du service sur le terrain peut même voir et modifier le contenu de tout le texte que le technicien a saisi sur place pour le rendre plus clair ou éliminer les fautes de frappe, qui se produisent sur le terrain, lorsqu’on saisit sur un mobile.
Élargissez vos choix en matière de recherche d’informations
En outre, la page de traitement des T&M permet à l’utilisateur d’introduire des éléments provenant de bons de commande et de notes de frais associés à la commande de service. L’idée est de prévisualiser tous les coûts et de les inscrire sur le bon de commande au prix approprié. Le calcul est automatique, mais il est prudent de demander à une personne de vérifier les données au préalable.
Shepherd vient également d’introduire la possibilité de créer automatiquement des factures pour les sous-traitants et les fournisseurs qui déclarent leurs heures de travail sur la commande de service. Il arrive souvent que les sous-traitants ne soient pas très rapides pour vous envoyer leurs factures, ce qui ralentit souvent votre propre facturation.
Les gestionnaires de services chargés de valider les données T&M seront soulagés de laisser à Shepherd le soin de faire les calculs.
Shepherd étudie constamment les moyens de réduire les pertes de temps et d’accroître l’efficacité, mais ne perd jamais de vue l’élément humain, en veillant à ce qu’il renforce vos opérations plutôt qu’il ne risque de les saper.
Pour plus d’informations sur la manière dont Shepherd peut aider votre entreprise, contactez votre responsable régional des ventes Shepherd.
