Siguiendo con la analogía médica del título, cualquiera que haya pasado tiempo en un hospital estará familiarizado con las rondas matutinas de los médicos. Un recorrido por la planta para obtener información actualizada sobre el estado, la evolución o el deterioro de cada caso. La vida en la planta de producción no es tan diferente, de hecho.
En una tradición que lleva décadas, cuando cambia el turno, un supervisor o capataz recorre la planta para asegurarse de que todo está impecable para la próxima jornada laboral. Para muchos, esto se llevaba a cabo, y se sigue llevando a cabo hoy en día, con un portapapeles en mano. Shepherd sugiere un enfoque diferente: utilizar una tablet (o teléfono) en su lugar. Este blog analiza la función de rondas matutinas de Shepherd, que ofrece a los responsables de planta y a sus equipos una ventaja tanto en el seguimiento documental como en la planificación.
Creación de casos en NetSuite desde la planta de producción
Esto puede ocurrir en unas instalaciones con activos alquilados o en una planta de producción con activos propios de la empresa. Podría estar ocurriendo de forma simultánea en varias instalaciones de la región. Al recorrer todas las estaciones de trabajo, líneas de producción, vehículos e instalaciones, junto con un informe de los operadores y técnicos involucrados, las averías o inquietudes pueden registrarse en la aplicación de Shepherd.
Esto permite que el problema se notifique como un «caso de NetSuite». Una vez creado, la solución de Shepherd permite que la información se transmita entre las partes afectadas, como el supervisor in situ y el gerente de la oficina central. Se pueden tomar fotografías del activo con el dispositivo portátil y adjuntarlas al caso como parte de los datos notificados.
Elimina la duplicación de trabajo y, por lo tanto, los costes
Es posible que otras personas también hayan detectado el fallo en cuestión y, en tales casos, se pueden comparar los identificadores de los activos. Mediante la función de chat incluida, el gerente y el técnico pueden discutir la situación. A continuación, pueden decidir cuál de los dos informes eliminar y cuál promover, y cómo: ¿es necesario emitir una orden de servicio o solicitar una unidad de alquiler de sustitución según los términos del contrato?
Cabe señalar que no se trata de una rutina inventada por Shepherd. Como se ha descrito anteriormente, esta costumbre de familiarizarse con el terreno antes de comenzar la nueva jornada lleva décadas siendo un procedimiento operativo en innumerables sectores. Pero lo que hace Shepherd es facilitarlo y hacerlo más seguro. Comparémoslo con lo que se utilizaba antes: un cuaderno o un portapapeles.
Más que solo tiempo
Es cierto que un portapapeles no necesita cargador, pero, además, hay que tener en cuenta la ilegibilidad de la letra y las manchas, junto con la necesidad real de introducir datos precisos. ¿Se anotarán o se recordarán todos los detalles cuando termine la ronda? ¿Se transmitirán con fidelidad una vez de vuelta en la oficina? ¿Lo hará la misma persona que la que realizó la ronda? Después de todo, un supervisor tiene muchas tareas que realizar, y rellenar formularios puede que no sea una de sus prioridades.
Por el contrario, la opción del teléfono o la tablet significa que, cuando el supervisor haya introducido los datos relevantes de un fallo o problema y haya pasado a la siguiente estación de trabajo o línea de producción, ese informe ya figurará en el sistema como un caso. Cualquier imagen o código escaneado relacionado con él también se registra y se guarda en el registro del caso para su posterior actuación.
Y, como ya se ha mencionado, no es necesario llevar a cabo tediosas referencias cruzadas de forma manual más adelante. Si ese activo ya está en el sistema, se ve al momento. Y si las fechas son similares y los problemas también, entonces es fácil identificar que se trata del mismo problema que se ha notificado dos veces y solucionarlo. Y, por si fuera poco, con la función de conversión de voz a texto, tan habitual en los dispositivos móviles actuales, el uso de la solución Shepherd significa que el supervisor ni siquiera tiene que escribir.
Es el ahorro de tiempo y la prevención de errores acumulados de funciones de Shepherd como esta los que se acumulan a lo largo de los días y las semanas para suponer una reducción masiva de la carga de trabajo administrativo y de la comprobación o corrección retrospectiva. El proceso es más breve en su ejecución, con muchos menos errores potenciales, lo que reduce el tiempo necesario para ambas partes del proceso.
Datos claros con los que actuar
Se crea el caso y los responsables de la toma de decisiones tienen entonces todo lo que necesitan para… bueno… decidir. Se puede alertar al responsable para que dé su opinión sobre el mejor curso de acción, ya sea basándose en su criterio, su experiencia o los procedimientos de la empresa. Y no olvidemos que esos minutos que se ahorran al introducir y escalar el problema no son solo una comodidad para el supervisor. Un fallo puede ser crítico para las operaciones y requerir una acción urgente. Esos minutos que se ahorra el supervisor también podrían suponer un ahorro de miles de euros en pérdidas de ingresos para la empresa si se detecta a tiempo.
El papel y el lápiz siempre tendrán su lugar, pero esto se trata de una forma preliminar de creación de casos, distinta y más concreta para hacer referencia a un problema identificado. Una vez creado, es mucho más difícil pasar por alto u olvidar un mensaje en tu bandeja de entrada que una hoja en tu bandeja de documentos, que puede quedar sepultada bajo otros muchos.
Estos procesos se aplican a las inspecciones de toda la planta, las revisiones de la flota de alquiler y los cambios de turno. Pueden darse en una pequeña fábrica familiar, en una gran planta de fabricación, en una plataforma petrolífera o incluso en un hospital con condiciones controladas y equipos cruciales. En conjunto, esta función supone un ahorro de días de trabajo completos al evitar que las pequeñas minucias administrativas se interpongan en el camino. Y todo ese tiempo, como sabemos, es dinero.
Implicaciones sorprendentemente amplias para las empresas
El resultado final no solo es un caso escalado, a veces en cuestión de minutos, sino que puede dar lugar a cambios en todo el departamento o la empresa, con implicaciones no solo financieras, sino también de salud y seguridad. Se dispone de un registro digital que, una vez creado, aparece instantáneamente en diferentes sistemas, siempre que sea relevante, como en el tablero planificador del gerente de servicios, la lista de asignaciones del gerente de inventario y, finalmente, la lista de órdenes de venta del contable. Un registro de auditoría completo, todo a partir de una sola entrada, y en una sola mañana: se acabó la administración con «post-its».
Otra prueba de la importancia de lo que a primera vista podría parecer una funcionalidad menor es que los nuevos clientes suelen preguntar si existe esa función desde las primeras llamadas de Shepherd. Para descubrir qué otras prioridades tuyas ya están cubiertas en la solución de Shepherd, ¿por qué no reservas hoy mismo una llamada de demostración?
