En octubre de 2025, un contingente del equipo Shepherd se reunió en Las Vegas para asistir a SuiteWorld. Este blog no es una crónica de lo que aconteció en Nevada, pero sí que inspiró el tema del que trata. Shepherd recibió una plétora de preguntas en Las Vegas. Algunas procedentes de socios, compañeros miembros de la Suite DEvelopment Network y, por supuesto, otras procedentes de clientes potenciales de Shepherd ansiosos por saber más, ya fuese sobre FSM, el Módulo de Alquiler o cualquier otra solución que ofrecemos.
Este blog está dirigido a los últimos, con un análisis sobre cómo es realmente la implementación y para mostrar que adquirir la solución Shepherd, al igual que utilizarla, es un proceso eficiente diseñado para eliminar trabas siempre que sea posible.
Has descubierto Shepherd pero no sabes qué esperar
¿Qué implica? En primer lugar, hay que tener en cuenta que, por lo general, hay al menos tres partes implicadas. Una eres tú, o quienquiera que se encargue de la implementación de Shepherd en tu organización. Otra es el equipo de implementación de Shepherd, que suele estar compuesto en su totalidad por empleados de Shepherd.
Esto, sumado al objetivo de Shepherd de satisfacer a sus clientes, significa que todos trabajan en la misma dirección. Por lo tanto, su trabajo es ágil y receptivo. Este contraste operativo con otros proveedores de servicios cuyos equipos se componen de contratistas o autónomos cuyos objetivos son los suyos propios y quizá no los de la empresa es un motivo de orgullo para Shepherd.
Por último, pero no menos importante, tenemos al equipo de implementación de NetSuite, puesto que Shepherd no funciona si NetSuite no está configurado. En algunos casos, puede haber otras partes con soluciones propias a implementar junto con NetSuite. Pero al tratarse de un proveedor de soluciones nativo de NetSuite, el objetivo de Shepherd es entrar en funcionamiento el mismo día que NetSuite. Aunque Shepherd puede acelerar el proceso en caso necesario, se recomienda contar con 20 semanas para la implementación, suponiendo que solo intervengan estos tres colaboradores interrelacionados.
Contar con ese plazo antes de que todo esté en funcionamiento ayuda a evitar confusiones o expectativas poco realistas, además de simplificar la programación. El equipo de Shepherd habrá establecido puntos de contacto contigo, el nuevo cliente, pero entre bastidores, se limitarán principalmente a ajustar su progreso al de NetSuite o adelantarse ligeramente a él para garantizar el importantísimo objetivo de ponerlo en marcha el mismo día. Sin embargo, aunque es importante que Shepherd supervise el progreso de NetSuite, no es importante que NetSuite supervise el de Shepherd, y NetSuite establece la velocidad general del progreso. Las tres partes solo interactuarán en las ocasionales llamadas conjuntas de actualización dirigidas por el cliente.
Es posible que ya seas cliente de NetSuite y que únicamente no dispongas de la solución Shepherd. En ese caso, los requisitos cambian y el proceso avanza mucho más rápido, con un periodo de implementación de entre 8 y 10 semanas, lo cual es muy alcanzable. Dicho esto, si existe la necesidad y las circunstancias lo permiten, el equipo de Shepherd puede avanzar aún más rápido.
Desde la llamada inicial hasta el documento de revisión del negocio
Para Shepherd, todo comienza con la llamada inicial. Esto permite que el equipo de Shepherd se haga una idea de qué aspectos de la implementación requerirán más trabajo y cuáles serán sencillos. Les permite comenzar a catalogar qué documentos y procesos son relevantes para la implementación. La buena noticia es que muchos de los implementadores de Shepherd tienen experiencia en el campo y, por lo tanto, saben qué preguntas hacer.
Todo esto conduce a la creación del documento de revisión empresarial o BRD. El BRD consiste más bien en una recopilación que en un único documento, ya que puede incluir gráficos, diagramas, vídeos y otras herramientas que te permiten verificar que el equipo de Shepherd ha comprendido de verdad lo que se necesita del sistema para satisfacer tus necesidades operativas. Es algo sobre lo que puedes comentar, aclarar o simplemente dar tu visto bueno si estás de acuerdo, y constituirá la base sobre la que se desarrollará tu implementación.
Dicho esto, a menudo puede darse el caso de que las operaciones de una empresa funcionen como un reloj y todos estén al corriente de lo que deben hacer, pero no exista un procedimiento operativo formalizado para nada de ello.
No te preocupes: si este es el caso, es la oportunidad perfecta para revisar esos procesos, acordar los detalles y dejar que Shepherd convierta tu forma de trabajar en una configuración del sistema. De hecho, Shepherd considera que esto forma parte de su servicio e incluso ofrece las mejores prácticas que ha observado en otras empresas, lo que te permite disponer de estándares personalizados y ajustados con los que trabajar.
Formación basada en tus propios datos
Junto con este BRD, Shepherd te proporcionará su propia plantilla de datos a la que podrás añadir tus datos. Si faltan campos, Shepherd puede añadirlos. Al final, eso crea un sistema virtual en el que los valores reales de tus registros sirven como campo de pruebas para el sistema y como escenario para que tú y tu equipo empecéis a familiarizaros con el sistema, utilizando datos que ya os son familiares. Ese entorno de formación puede estar en funcionamiento en las primeras 2-3 semanas, lo que te da tiempo de sobra para familiarizarte con el sistema antes de que las cosas se pongan serias y empieces a utilizarlo: sin agobios ni caer en el todo o nada.
En cuanto a los compromisos en el mundo real, los nuevos clientes en la fase de implementación pueden esperar aproximadamente una hora de reuniones semanales con Shepherd y, con suerte, sin demasiadas alteraciones. Tras la aprobación del BRD, esas reuniones se centran en presentar los nuevos aspectos del producto, empezando por los más relevantes para tu negocio.
Al final de la reunión, el propósito de ese módulo y el uso de sus campos quedarán claros. También es el momento en el que puedes solicitar ajustes de configuración según tus preferencias. En la siguiente reunión, se presentan esas adaptaciones. Si todo va bien, se aprueban, se proporciona un guion de práctica para uso propio en el entorno de pruebas y se introduce el siguiente tema.
Este calendario no tiene en cuenta reuniones similares con NetSuite durante ese periodo, que podrían ser más frecuentes según los protocolos propios de implementación de NetSuite. En cualquier caso, el principio de Shepherd es sencillo: dedicar el tiempo necesario al cliente para garantizar que el proceso sea fluido, completo y eficiente, pero no más que eso. Al fin y al cabo, tú también tienes que ocuparte de tus operaciones diarias.
Soporte flexible incluso para plazos ambiciosos
Si tu calendario lo requiere y tu tiempo lo permite, esas reuniones pueden ser más frecuentes y, por lo tanto, el proceso general puede ser más rápido. Sea cual sea el ritmo que elijas, la mayoría de los procesos de Shepherd son uniformes en todas las implementaciones. Pero Shepherd es como un traje que compras y que después te ajustan a medida. Son esos toques finales lo que hacen que el producto sea tuyo, perfectamente adaptado a tus necesidades. Y esos esos pasos los que supondrán un mayor reto para el equipo.
De hecho, es en este punto donde otro blog reciente podría tener un papel que desempeñar. Si hay una función que no está disponible actualmente, o una característica en cuestión que te gustaría que tuviera un mayor alcance o ámbito porque tu forma de trabajar así lo requiere, es posible desarrollarla para ti. Suponiendo que no sea demasiado específica para el producto Shepherd como conjunto.
Tal y como se explica en el blog enlazado anteriormente, es posible que tengas que decidir si quieres financiar el desarrollo tú mismo y disponer de dicha función tan pronto como esté lista, o si prefieres que Shepherd corra con los gastos y tener acceso a ella una vez que esté terminada y disponible para todos los usuarios en una versión del software, sea cuando sea. Y eso sería todo. Un proceso sobre el que tú tienes el control y en el que se te proporcionan las herramientas necesarias para tener éxito de forma constante y mesurada, de modo que tu transición de aprendiz a profesional sea lo más fluida y rápida posible.
Si estás interesado en la gestión de servicios de campo, la gestión de alquileres o en una solución EAM avanzada para tu negocio, Shepherd y NetSuite podrían ser la respuesta que buscas, y este blog debería garantizarte que estarás en buenas manos. ¿Por qué no solicitas una demostración hoy mismo?
