Las piezas, dentro de un departamento de servicio y mantenimiento, pueden ser relativamente baratas o muy caras; pueden tener un plazo de entrega largo o pueden ser omnipresentes en los pedidos de servicio. Y dependiendo de cómo una empresa quiera tratar estas piezas, ya sea calculando su coste en el momento en que se les da salida o en función de su uso, la solución de Shepherd puede adaptarse a la forma en que se gestionan. En este blog, podrás aprender a dar a los técnicos un uso discrecional de determinadas piezas y las ventajas económicas que ello conlleva.
Muchos usuarios, antes de adoptar Shepherd y NetSuite, habrán pedido piezas de uso común, posiblemente al por mayor. Una vez recibidas, estas piezas se distribuyen a menudo entre los técnicos que las necesitan, ya sea para que las guarden en una furgoneta o camión, en una estación de trabajo en un taller, depósito o muelle, o incluso en la caja de repuestos a bordo de un barco. El resultado es el mismo: están disponibles y a mano.
A veces, una empresa modela las piezas en diferentes ubicaciones y activa la planificación de la demanda cuando se entrega una pieza. Con demasiada frecuencia, una vez que eso ocurre, las empresas las tratan como si estuvieran usadas, aunque puede que no lo estén. Esto significa que, al volver a hacer un pedido, no hay una forma establecida de determinar si el lote anterior se ha utilizado en su totalidad o si el 95 % de las piezas siguen en la furgoneta, el contenedor de piezas o el cajón de la estación de trabajo. Y eso significa costes potencialmente frecuentes, crecientes e innecesarios.
Piezas usadas vs. Piezas distribuidas
Aplicar el uso discrecional de Shepherd significa que todo se puede distribuir, pero no se hace ningún pedido hasta que exista un motivo para ello. ¿Cuándo surge ese motivo? Cuando los pedidos de servicio acumulados muestran que se han utilizado suficientes unidades de esta pieza y que dejar que las cifras sigan bajando podría provocar retrasos en los servicios. En otras palabras, el coste se calcula en función del uso, no de la salida, lo que tiene importantes implicaciones en la contabilidad general y la planificación de la demanda. Y si estas piezas, por comunes que sean, se encuentran en el extremo más caro de la escala, el impacto en el ahorro de costes puede ser significativo, además de no tener capital inmovilizado en un inventario que es mucho mayor de lo estrictamente necesario.
Ahorrar costes sin sacrificar la disponibilidad
La causa principal de esto es que parte del trabajo de un técnico consiste en ser capaz de trabajar de forma eficiente. Y una forma segura de conseguirlo es evitar los innumerables viajes al almacén en busca de algo que sabes que vas a necesitar una docena de veces a lo largo de la semana. Por lo tanto, se retiran varias piezas a la vez. El momento en que eso ocurre depende de la política de la empresa. Puede ser que el técnico deba devolver las piezas no utilizadas y volver a registrarlas al final del día. En otras situaciones, puede ser al final de la semana o del mes. En otros casos, pueden conservarlas hasta que necesiten más.
En circunstancias específicas, especialmente cuando el equipo es pequeño y preguntar dónde están dichas piezas no supone más que levantar la voz para comunicarse al otro lado del taller, las empresas pueden decidir incluso prescindir por completo del registro de salida, lo que se conoce como «cumplimiento directo». La razón es que, aunque la empresa no sepa dónde están sus diez piezas distribuidas en ese momento, puede afirmar con certeza que las tiene uno de los cuatro miembros de su equipo, en algún lugar del taller en el que trabajan esos cuatro, junto al almacén. La empresa ha decidido que este es un grado de certeza con el que se siente cómoda. Y cuando se utiliza una pieza, se registra en la facturación, una y otra vez, hasta que las cifras de existencias indican que es necesario volver a hacer un pedido.
Actuar en función de información predeterminada
Un servicio que requiere un cambio de aceite no tendrá éxito si no se utiliza aceite nuevo: ese aceite se convierte en una parte inevitable de ese servicio y esperar a añadirlo manualmente a la orden de servicio cuando finalmente llega el momento del servicio no tiene mucho sentido.
Cuando se crea y se asigna un programa de mantenimiento preventivo, la lista de tareas acordada constituye la piedra angular del plan de mantenimiento. El sistema de Shepherd lo utiliza para generar previsiones de servicio, que a su vez generan órdenes de servicio. Junto con la programación de las tareas, ya se determinan las piezas necesarias, lo que garantiza que se tengan en cuenta en el stock del almacén, se planifiquen para su adquisición y se reflejen en las finanzas.
Las ventajas son numerosas. Para el proveedor de servicios, es algo menos de lo que acordarse, o de lo que olvidarse. Elimina los pasos administrativos repetitivos y reduce la posibilidad de descuidos. También proporciona claridad sobre las necesidades de stock y los costes con mucha antelación, lo que permite una mejor planificación de las adquisiciones y evita la escasez o el exceso de inventario.
Las previsiones también son más fáciles y tienen un mayor alcance
Desde el punto de vista financiero, reservar las piezas con antelación mejora la confianza en las previsiones de ingresos. También permite a los clientes anticipar los costes a lo largo de la vigencia del contrato, lo que les da una mayor certeza a la hora de elaborar sus propios presupuestos. Si el uso de una pieza es predecible a través de los programas de servicio y los contratos, el sistema de Shepherd puede reducir el tiempo y la administración mediante la configuración.
Una vez que se emite una orden de servicio de un tipo predeterminado, el sistema añade inmediatamente esas piezas, y el inventario y las listas de piezas en PTM también reflejan la acción. Una vez que PTM se ha actualizado, todo está listo para que se lleve a cabo un proceso de facturación sin problemas. En definitiva, la función PM Parts convierte lo que antes era una tarea manual y repetitiva en una garantía integrada de eficiencia, previsibilidad y ejecución fluida del servicio.
Preparación de las piezas necesarias tras la notificación, no tras la inspección
En relación con lo anterior, Shepherd cuenta con una función denominada «Piezas asignadas» que permite a los proveedores de servicios reservar las piezas conocidas para los trabajos necesarios, aunque no estén incluidas en un plan de servicio. Un ejemplo podría ser la reparación de averías en las que la pieza ya se conoce en el momento de la notificación, en lugar de la inspección, como un neumático desgastado de un vehículo concreto de la flota.
Si sabemos de qué vehículo se trata, sabemos cuál es el modelo de neumático. Y si está desgastado, no es necesario que un técnico realice una inspección in situ antes de decidir que se necesita un neumático para que ese vehículo vuelva a funcionar. Por lo tanto, la pieza se puede reservar en ese mismo momento, pasando a formar parte de la lista de piezas que el técnico deberá cargar en su vehículo para prepararse para su visita.
El responsable de servicio puede activar esta función tan pronto como el cliente cuelga el teléfono y, tanto si el técnico sale ese mismo día como si se trata de una visita programada para la semana siguiente, no hay diferencia: ese neumático se reservará para él, a la espera de ser cargado, llevado al lugar, montado y facturado.
¿Por qué confiar tu fuente de ingresos a un tercero?
Pero, ¿qué ocurre cuando el artículo no es para su instalación durante un servicio, sino para su entrega, y no se trata de una pieza, sino de un equipo completo? Algunos clientes proporcionan el hardware, así como los técnicos para su posterior mantenimiento. Cuando eso ocurre, con los miembros del equipo de servicio desplazándose regularmente a las instalaciones, contratar a una empresa independiente para entregar el activo parece algo innecesario. El único obstáculo es la forma de realizar un seguimiento del gasto o, en este caso, del ahorro.
Una vez que un cliente ha comprado un artículo y solo queda la entrega, Shepherd permite a sus usuarios dar a sus técnicos acceso al recibo de cumplimiento de inventario directo correspondiente a esa compra. La nueva función temporal del técnico como servicio de entrega significa que el seguimiento documental de la finalización de la compra, desde el punto de vista de NetSuite, se realizará a través del intermediario del técnico y su camión, y no a través de una empresa de reparto, que también añadiría sus propios costes, facturas e IVA al conjunto.
Menos tiempo y papeleo para que todo salga bien
Esto sin tener en cuenta la ausencia de quebraderos de cabeza si algo saliera mal durante la gestión del artículo o artículos en cuestión por parte de la empresa de reparto. El resultado neto es un servicio más barato y rápido, con plazos de entrega más fiables y menos partes implicadas. Aunque no hay barreras físicas que impidan a un técnico llevar un producto de la empresa que ha sido comprado al cliente en su vehículo de empresa, sí hay barreras administrativas.
Son estas las que Shepherd proporciona en los permisos de acceso que puede tener un técnico determinado, lo que permite a ese trabajador acceder al inventario, y no solo a los pedidos de servicio en NetSuite. Sin eso, el sistema no podría distinguir entre un artículo que sale del almacén con las autorizaciones necesarias y uno que no.
Configuración flexible para flujos de trabajo reales
Sea cual sea la gestión de piezas más conveniente, económica o rápida, la que se adapte a la política de gestión de piezas existente o la que permita cambiar esa política de forma estructurada, la solución de Shepherd está a solo una configuración de hacerlo posible. Como siempre, el motor es la satisfacción del usuario, no la facilidad de programación, así que solicita una demostración del potencial de Shepherd en tu organización.
