En un artículo reciente se explicaba cómo se ahorra tiempo gracias a la aplicación móvil de Shepherd. Los técnicos pueden registrar el tiempo que han dedicado y este se integra automáticamente en un sistema que cruza esos datos con toda la información relevante, ayudando así a gestionar cómo se utiliza ese tiempo en la estrategia empresarial, en los informes, en la facturación y en otros aspectos clave.
En esta entrada del blog analizaremos cómo ese mismo sistema puede ayudar a las empresas a ver exactamente cómo está dando resultados la inversión que ha hecho en beneficio de su personal.
La aplicación móvil de Shepherd realiza varias funciones para proporcionar a sus usuarios información sobre sus operaciones. Por ejemplo, informa cuando las piezas se registran como fuera del almacén y a bordo del vehículo de un determinado técnico. Además de permitir a los técnicos ser proactivos y asignarse ellos mismos los trabajos que les interesen, para que los clientes no estén inactivos más tiempo del estrictamente necesario.
Al estar en un dispositivo móvil, también se puede rastrear.
La triste realidad es que, aunque a veces se oigan rumores, probablemente prefieras no pensar en la posibilidad de que tus propios empleados no siempre son tan diligentes como te gustaría. De hecho, algunos podrían ser incluso negligentes con sus responsabilidades.
Seguimiento de los técnicos para garantizar la responsabilidad
Vas a pagar a tus técnicos por realizar un trabajo. También facturarás a tus clientes por ese trabajo. Las imprecisiones en la información utilizada para cualquiera de esos dos procesos pueden provocar problemas de una u otra forma. Con Shepherd, tendrás registros precisos del momento en que un técnico empieza y termina un trabajo, asegurándote de que cumple con las obligaciones de su contrato.
Además, podrás verificar dónde se encontraban cuando registraron dicha información. Ubicaciones y horarios precisos. Esto permite comprobar si los técnicos realmente estaban en el lugar correspondiente al marcar el «inicio» del trabajo. Si no fuera así, podrás tomar las medidas necesarias para evitar futuros registros de tiempo fraudulentos o poco claros.
Datos irrefutables y a tu alcance
El sistema también «triangula» la información, permitiendo saber cuándo llega una notificación de trabajo al dispositivo del técnico, cuándo la abre y dónde se encontraba en ese momento. Esto elimina la posibilidad de que los empleados que no cumplen con sus contratos laborales y que confían en que su empleador no tenga la información suficiente para reclamarles nada se acaben saliendo con la suya.
Del mismo modo, esta información puede utilizarse para refutar las reclamaciones de un cliente que afirma que un trabajo no se realizó, ya que los clientes tampoco son inmunes a la tentación de intentar conseguir cosas gratis. En estos casos, el trabajador honrado quedará respaldado y el cliente será facturado conforme a lo estipulado en el contrato. De este modo, también deberá pagar según lo acordado en el contrato.
Tener claro qué está incluido y qué no lo está no es simplemente para evitar las malas intenciones. Los acuerdos de nivel de servicio establecen criterios sobre lo que se considera un trabajo entregado según lo prometido y lo que no, así como los requisitos sobre cuánto tiempo deberá esperar el cliente antes de que llegue un técnico. Cualquier disputa de este tipo puede acabar resultando cara si acaba en los tribunales. Los datos que proporciona Shepherd permiten verificar de forma clara si se cumplió lo que se había prometido en cuanto a la frecuencia de los servicios, la duración, la ubicación, etcétera.
Detectando brechas de rendimiento gracias a los datos de tiempo
Los beneficios de llevar un registro transparente del tiempo no solo están relacionados con evitar comportamientos poco éticos por parte del personal o de los clientes, sino que también sirven para identificar quién está trabajando de manera eficiente y quién necesita más formación. Si tienes un grupo de técnicos que logran realizar un servicio en cuatro horas, pero otros dos técnicos necesitan cerca de seis, está claro que se necesita algún tipo de intervención.
Una vez que sabes que tardan el doble de tiempo en hacer el mismo trabajo ya puedes empezar a investigar dónde está el problema. Incluso podrías descubrir que no es que el otro grupo sea más rápido, sino que ha estado saltándose un paso por no tener la información necesaria, algo que habría pasado desapercibido sin los registros de tiempo en la aplicación de Shepherd.
En muchos aspectos, la información recopilada con la funciones de Tiempo y de Materiales de Shepherd va más allá de los procesos cotidianos de facturación, de asignación de tareas y de control de inventarios. Es una póliza de seguros contra posibles malentendidos y desinformación que pueden suceder tanto de forma casual como intencional. Puede poner de manifiesto los desajustes en el rendimiento y en los conocimientos del personal, ayudando a detectar las discrepancias entre el trabajo que se ha hecho y el trabajo que se necesita hacer.
Gracias a esas utilidades de las funciones de Tiempo y de Materiales, Shepherd se convierte en una herramienta valiosa, incluso antes de tener en cuenta todas las horas de trabajo que ahorra y todos los posibles errores que evita. Para más información, ponte en contacto con Shepherd y pide una demostración.
