Shepherd ofrece su solución de Servicio Continuo para ayudar a las empresas con contratos de servicio complejos a mantener el control de los registros y de la facturación.
Es una situación que todos conocemos: necesitas presentar un informe sobre una situación específica, pero esta ocurrió hace tiempo. ¿Quién solicitó qué? ¿Cuándo? ¿Cuántas unidades había que devolver? Todo eso puede llevar a imprecisiones u omisiones.
Esto no es diferente a lo que puede pasar con los informes de finalización del trabajo y con la facturación de un servicio que ha durado varios días o que ha sido realizado por más de una persona.
Este es el tema de esta entrada del blog: una visión general del Servicio Continuo que Shepherd ofrece a los clientes que buscan una manera de permitir actualizaciones regulares sin tener que finalizar un trabajo.
No todos los trabajos encajan en el mismo molde
El proceso estándar es que cuando los datos de un trabajo se introducen en el sistema utilizando una orden de servicio, se da por finalizada dicha orden. ¿Y por qué? Tiene sentido no saber cuántas horas se dedicaron a un trabajo hasta que este se acaba. O qué piezas se usaron, a menos que el especialista no las reemplace.
Pero, como muchos comprenderán, no todo encaja en el mismo molde. En principio, una orden de servicio en Shepherd o en NetSuite es simplemente un servicio específico que un cliente solicita a su proveedor. Puede ser tanto larga y detallada como corta y simple. En algunos casos, llamarla larga y detallada no es suficiente.
Una orden de servicio puede implicar un trabajo que dure días, semanas o incluso meses. Podría requerir varias visitas al lugar. Podría abarcar toda una línea de producción o incluso varias. Y podría involucrar a numerosos técnicos, algunos de los cuales no podrían empezar hasta que otros hubiesen terminado.
¿Quién se ocupa del inventario de piezas? ¿Quién es el responsable de llevar un registro exacto de las horas trabajadas desde el principio hasta el final? ¿Quién se encarga de asegurarse de que el trabajo cubierto por la garantía no se facture, pero que sí se facture el trabajo que no estaba previsto?
Devolviendo el control a quienes realizan el trabajo
Los clientes de Shepherd pidieron al CMMS nativo de NetSuite que los ayudase a enfrentarse a este tipo de desafíos.
La función de Servicio Continuo desarrollada por Shepherd permite al técnico sobre el terreno decidir cómo ingresar los datos relevantes del trabajo. En ocasiones, un trabajo sigue un patrón repetitivo, por lo que es posible introducir la información con anticipación utilizando el Servicio Continuo. Para poder hacer eso, hay que activar dicha función en Shepherd, lo que hace que todas las utilidades de la solución estén disponibles.
Es posible introducir la información de manera parcial. Por ejemplo, un técnico registra su trabajo y las piezas que ha utilizado durante su parte del servicio (únicamente las que ha usado personalmente). Después, el siguiente en hacerse cargo puede hacer lo mismo cuando termine las tareas que tiene asignadas. Y así, hasta que la orden de servicio se haya completado.
Por lo general, este último ejemplo es el más habitual. En el día a día, el tiempo trabajado se registra diariamente, mientras que la persona que termina un trabajo específico completa la información que falta, como el uso de piezas y demás.
Registro de datos paso a paso
La solución permite al técnico activo informar al sistema de que, aunque se hayan registrado detalles sobre el servicio, este aún no está completo y va a continuar. Esta situación puede prolongarse hasta que se cumplan los criterios necesarios para considerar que el servicio se ha finalizado. Cuando se ingresen los datos necesarios, el sistema puede interpretar que el servicio se ha completado y transferir la información relevante para la facturación a NetSuite.
Obviamente, antes también había formas de evitar esto, ya que siempre se podían reabrir las órdenes de servicio, pero no da buena imagen que una empresa tenga que volver a emitir facturas por un error administrativo que tenía que ser corregido posteriormente. Tampoco es ideal que una empresa pierda ingresos porque algunos artículos u horas cayeron en el olvido debido al tiempo que ha pasado entre las fases del servicio y la finalización del trabajo.
La solución de Shepherd transforma una situación llena de posibles errores caros o vergonzosos en un proceso estructurado que es fácil de gestionar y de respetar.
Si tus tareas de servicio están poniendo a prueba a tus técnicos, al proceso de asignación o a la gestión del tiempo, considera pedir una demostración a Shepherd para ver cómo la prestación de tus servicios podría ser más fácil de supervisar y de facturar.
