Cualquier técnico que introduzca un registro de horas en la aplicación de móvil de Shepherd que tiene en su tableta o en su teléfono está, en realidad, introduciendo datos directamente en los registros de tiempo de NetSuite. ¿Qué significa eso y por qué es tan importante el tema de esta entrada del blog?
Esos datos relacionados con el tiempo pueden afectar, por ejemplo, a la nómina o a los gastos operativos. Esto se traduce en información clave para los informes de costes, ya sea sobre un activo, un contrato o un cliente. Sin mencionar lo más obvio, es decir, la facturación.
Y todas estas variables están, a su vez, influenciadas por las reglas y limitaciones en la orden de venta, en el caso de un pedido planificado, o en el contrato, en el caso de un pedido espontáneo. Un pedido planificado puede recurrir a tarifas fijas, donde el equipo utilizado determina el coste. O también podría ser facturación por horas con todo incluido o un precio pactado en el contrato, entre otras posibilidades. La cuestión es que las posibles combinaciones son tantas que te marearías si intentas catalogarlas.
Esa única entrada de datos en ese móvil situado en un lugar muy lejano es, en realidad, el inicio de un complejo y sofisticado túnel de conejos. Un laberinto, para el ojo inexperto, de dependencias interconectadas que pueden tener un impacto significativo en todo tipo de operaciones de los usuarios de Shepherd y de sus clientes.
Tiempo y Materiales: el corazón de la gestión de los costes y de los ingresos
Un proveedor de servicios tiene dos recursos que intenta equilibrar para obtener beneficios: los materiales y el tiempo, que pasará igualmente. Independientemente de si una empresa factura o no a sus clientes por el tiempo empleado, el tiempo siempre representa un coste fijo. Hagas lo que hagas, el tiempo irá pasando, así que lo mejor es aprovecharlo al máximo para generar ingresos. Los materiales se compran a un precio determinado, con la idea de revenderlos con un margen de beneficio.
Esto resulta especialmente relevante para aquellos modelos de negocio donde el tiempo es únicamente un coste, no un concepto facturable. Si los materiales son tu única fuente de ingresos, querrás asegurarte de que el tiempo que tu empresa dedica a ellos se utilice de la forma más eficiente posible.
Los datos de una empresa relativos al tiempo también pueden ser una métrica válida para medir el rendimiento: evalúan qué es posible lograr en un período determinado y si se necesita a todo el equipo o a una persona para ese trabajo. Este será el tema de otra entrada del blog, así que las personas interesadas deberán prestar atención a las publicaciones del próximo trimestre.
La clave está tanto en lo que los usuarios pueden hacer gracias a los datos de Tiempo y de Materiales como en lo que ya no necesitan hacer. Los datos que el técnico del que hablamos al principio de esta entrada del blog introdujo en su móvil ingresarán a un extenso sistema donde se podrán usar, compilar u omitir para, por ejemplo, crear informes, análisis, facturas o nóminas.
Con esta explicación sobre el funcionamiento del sistema, es fácil imaginar el tiempo que todo esto ahorra en comparación con los métodos tradicionales.
Trabajo que te ahorras, errores que te evitas
Pongamos la nómina como ejemplo: el técnico cobrará por el tiempo que pase en el lugar de trabajo. Al propietario del lugar se le facturará por el servicio y por las piezas utilizadas. La combinación de esos dos valores nos dará los ingresos y las ganancias de ese trabajo. La suma de estos trabajos reflejará lo que ha ganado el técnico y lo que la empresa necesita generar. Antes todo esto tendría que haberse hecho de forma manual.
El tiempo se anotaba en una hoja de papel y luego se introducía en el sistema. Luego habría que buscar los datos del cliente para revisar los términos de su contrato y determinar qué se puede facturar y qué no. A eso hay que añadirle los materiales que se llevan al salir del almacén y los que se devuelven, dejando solo apuntados los que se han utilizado. Todo esto para preparar una factura.
Después, esos mismos datos de tiempo deben analizarse para distinguir entre las horas de trabajo normales y las horas extra. Si no se sabe, hay que buscar y consultar el contrato, esta vez para identificar los términos relativos a las horas extra. Esos valores, sumados a todos los demás que surgían durante un período salarial, hacían posible emitir una nómina.
Se trataba de muchos pasos, cada uno de ellos con su propio margen de error, que ahora pueden evitarse gracias a la automatización de la funciones de Tiempo y de Materiales de Shepherd. En cierto modo, cuando un sistema funciona de forma fluida y eficiente, es fácil olvidar cómo sería la vida si ese sistema no existiese.
Es importante destacar que, sabiendo todo lo que permite el sistema, las combinaciones dentro de este son innumerables: distintos contratos para clientes diferentes, distintos contratos para el mismo cliente, diferentes precios según el cliente o dependiendo de dónde se realice el trabajo, ya sea en un entorno seguro o peligroso, y muchas más posibilidades.
En cada caso concreto, la forma en que se gestiona el tiempo puede ser, y de hecho es, diferente. En cada uno de estos casos, el sistema aplicará las reglas que ese trabajo presenta a la hora de registrar el tiempo, que pueden variar según quién lo está haciendo, para quién, cuándo y dónde: todo se tiene en cuenta.
Un sinfín de oportunidades descubiertas revealed
Algunos clientes de Shepherd puede que estén sintiendo que están descubriendo la pólvora. Tan acostumbrados están a conformarse con procesos llenos de pasos como los que se describen arriba, que un sistema como este, que lo hace todo con solo pulsar un botón, es algo que nunca se habían llegado a imaginar.
De repente, han aparecido opciones que hasta ahora estaban fuera de su alcance. Por ejemplo, algo tan simple como tener claro en qué están utilizando su tiempo los empleados. Dado que el paso del tiempo suele ser el mayor gasto de una empresa, merece la pena saber con exactitud a dónde va ese tiempo. Es más fácil decirlo que hacerlo, sobre todo si no se cuenta con las herramientas necesarias para hacerlo.
Para los usuarios de NetSuite, escoger a Shepherd como su sistema nativo de EAM hace que sea muy fácil entender a dónde va el tiempo acumulado de su empresa, cuánto les cuesta y qué les genera. Y a ese conocimiento lo acompaña la capacidad de tomar decisiones informadas, en lugar de tener que recurrir a prueba y error.
Para una demostración personalizada de lo que Shepherd puede hacer, ponte en contacto con nosotros hoy mismo.
