Las películas suelen recurrir al típico cliché de que «la información es poder». En el ámbito empresarial, probablemente sea más acertado decir que la información es confianza. Y si vamos un paso más allá, también podemos decir que es la claridad de esa información lo que genera confianza. Es una suerte, pues, que este sea el tema subyacente de este blog: archivos PDF personalizados que puedes controlar.
Tanto NetSuite, como ERP, como Shepherd, como la solución EAM nativa de confianza para los usuarios de NetSuite, manejan enormes cantidades de información. Todos esos datos pueden aclarar o confundir, según se usen y se presenten. Por ese motivo, una de las funcionalidades más populares de Shepherd (y en la que los clientes buscaban la mayor personalización posible) es su opción de personalización de PDF.
Convertir datos en significado
En el ámbito empresarial, el personal tendrá que decidir qué información compartir, con quién y cómo, para asegurarse de que se transmite el mensaje correcto. Después de todo, cómo se entiende algo es tan importante como lo que querías decir. Y la capacidad de elegir qué se muestra en formato PDF y cómo se presenta brinda a las empresas mucha flexibilidad en la comunicación. Especialmente cuando te das cuenta de que el conjunto de información del que se pueden extraer datos es todo lo que un cliente tiene en Shepherd y NetSuite combinados.
Veamos algunos ejemplos antes de pasar a cómo funciona todo.
Transparencia para el cliente
Uno de los ejemplos más sencillos podría ser compartir con un cliente una visión general de en qué se destinan los costes de su servicio. Puede tratarse de un informe tras una visita reciente o de un desglose de lo que se ha hecho durante el último trimestre o un periodo más largo. Puede destacar la enorme cantidad de trabajo que han cubierto sus facturas, o puede ayudar a mostrarles los costes adicionales que han evitado al seguir planes de mantenimiento preventivo estrictos.
Sea cual sea el objetivo de la comunicación, el usuario de Shepherd puede seleccionar qué información recopilará el sistema y cómo se verá una vez generada. Puede ser algo puntual o un archivo adjunto estándar a cualquier factura que se envíe. ¿El resultado? Es menos probable que el cliente tenga preguntas del tipo «¿qué estoy comprando con mi dinero?», y es más probable que exista una mayor confianza gracias a una mayor transparencia.
Cumplimiento normativo y mantenimiento de registros
Otro uso es quizás más relevante para sectores altamente regulados, o aquellos con acuerdos estrictos con fabricantes de activos, por ejemplo. Los PDF pueden diseñarse para proporcionar un registro documental de cumplimiento que confirme que los procesos o el historial de actividades cumplen con los estándares requeridos. Una auditoría en la que se pueda acceder fácilmente a informes de actividad claros o pruebas de calibración, sin necesidad de un análisis forense de todos los archivos, facilitará mucho el trabajo del auditor o del consultor externo. Y cuando la situación está bien definida, se reducen las posibilidades de que falten registros y de que se saquen conclusiones incompletas o perjudiciales.
Comunicaciones internas más sólidas
He aquí otro escenario: los técnicos del taller o sobre el terreno y los ejecutivos de la sede central trabajan, en teoría, para lograr el mismo resultado: mayores ingresos, mayores beneficios, mayor éxito. Pero las formas en que cada uno intenta alcanzar esos resultados serán muy diferentes. Sus perspectivas y prioridades también serán diferentes. El resultado final es que el lenguaje y los parámetros que utilizan para medir el éxito probablemente no serán los mismos. Una vez más, unas comunicaciones bien diseñadas facilitarán que alguien de un bando comprenda los problemas que preocupan o guían a alguien del otro.
Puede ser que el departamento de mantenimiento necesite invertir en áreas cuya importancia radica en un punto de vista técnico. Un PDF estructurado que destaque cómo esas consideraciones técnicas se traducen en altos costes a largo plazo si no se abordan, o en altos ingresos si se abordan.
La junta directiva puede enfrentarse a un reto debido a condiciones de mercado que simplemente no puede evitar, solo mitigar, y eso implica cambios en la financiación o en los procesos de otros departamentos. Un desglose claro de los factores, de por qué son importantes y qué pasa si se ignoran puede ayudar a conseguir la aceptación de personas que, de otro modo, instintivamente retirarían su apoyo.
Personalización con o sin la ayuda de Shepherd
La ventaja añadida es que, aunque Shepherd puede y se encargará de configurar esas personalizaciones de PDF según las especificaciones del cliente, si el cliente cuenta con alguien que se maneja bien con el código de desarrollo de bajo nivel, también puede configurarlo a su gusto. Shepherd no tiene ningún problema con esto y, a menudo, le entusiasma conocer los enfoques de los clientes a la hora de utilizar la solución de Shepherd.
Tanto si la naturaleza del contenido y los formatos de los informes se ha decidido mucho antes, como si el tema es totalmente nuevo en el momento de la implementación, existe la posibilidad de desarrollar PDF automatizados. Estos te ayudarán a aclarar, priorizar y registrar la información que tú o el cliente valoráis más, ya sea para comunicarte con clientes, autoridades externas o tus propios equipos internamente. Para saber más, solo hay una opción sensata: reserva una demostración.
