Probablemente, cualquier empresa podría obtener más ingresos de su modelo de negocio, y también podría recortar algunos de sus costes. Las preguntas son siempre las mismas: ¿dónde y cómo? Y una vez que los encuentres, ¿cómo aprovechas ese nuevo conocimiento para tapar esas fugas financieras?
Un solo blog que respondiera a esas preguntas sería muy valioso, y no finjamos que las siguientes 800 y pico palabras vayan a ser una panacea para quienes las lean, pero lo que sí obtendrás son pistas sobre cómo detectar posibles pérdidas: los sospechosos habituales, por así decirlo. Y todo ello basado en la experiencia real de los sectores que Shepherd conoce bien: los sectores con gran cantidad de activos.
En resumen, lo que sigue es un catálogo de riesgos probablemente familiares a los que estas empresas pueden enfrentarse y reconocer, además de ofrecer ejemplos perfectos de los problemas que resuelven los sistemas CMMS (sistema informatizado de gestión del mantenimiento) y EAM (gestión de activos empresariales). Este blog no pretende enseñar a los propietarios de empresas cómo dirigir su negocio. Simplemente, si nunca has sentido la necesidad de explorar las opciones de CMMS y EAM, esto puede ser un buen recordatorio de por qué deberías hacerlo, incluso si no adquieres Shepherd, ni ningún otro.
¿Qué es una pérdida?
En primer lugar, pongámonos de acuerdo sobre qué es una pérdida y, a efectos de este blog, se trata de un gasto que no se amortiza en absoluto, o que lo hace en menor medida de lo posible. Las pérdidas suelen presentarse como gastos no controlados. Es lógico pensar que comprar algo que no necesitas, o cuando no lo necesitas, es una pérdida. Es dinero perdido que podrías haber conservado o invertido.
Las pérdidas también pueden ser sanciones contractuales que podrías haber evitado, miembros del equipo que no necesitas, una planificación y una adquisición ineficientes, y la falta de información sobre qué clientes o activos son menos rentables. Ojalá hubiera una forma de hacer un seguimiento fácil de estas métricas y procesos, que se encargara del trabajo pesado del análisis y la optimización por ti. Ojalá…
Tiempo de inactividad, objetivos no cumplidos y compras excesivas
Pongamos que, debido a un tiempo de inactividad inesperado, no cumples un objetivo de producción o un plazo. Eso es una pérdida. Es una pérdida porque no has facturado todo lo que podrías haber facturado. Es una pérdida si se aplican penalizaciones por retraso en la entrega. Es una pérdida si el cliente pierde la paciencia o la confianza y la próxima vez te hace un pedido menor, si es que te hace alguno.
Otro escenario es que, debido a que el riesgo de quedarse sin una pieza o material es tan alto, una empresa pida de más, con la seguridad de que siempre haya un 35 % más de stock en el almacén de lo que se necesita según el consumo medio mensual. Aunque se trate de algo tan sencillo como una brida de 4 mm, sigue siendo dinero que no se puede destinar a otra cosa. Ahora imagina que se trata de un lubricante especializado que cuesta tres cifras por litro. Una vez más, ese dinero es una pérdida porque, aunque todas esas bridas o litros acaben utilizándose, siempre hay mucho más en stock de lo necesario, y todo ello debido a la incertidumbre, no a la demanda.
El tiempo de inactividad podría significar que se ha roto una correa y que la pieza que hacía girar deja de hacerlo. Eso puede ser un inconveniente, pero si la parada hace que una bomba de refrigerante deje de funcionar, eso sí es un problema. Quizás falle un sensor y la presión suba. Eso podría significar que una junta se rompa, tal vez de forma explosiva. El tiempo de inactividad puede no significar solo no alcanzar el objetivo de producción del día. Podría significar un fallo catastrófico y lesiones: consecuencias que ningún director general o director de operaciones ignoraría a propósito.
Incluso antes de que llegue a la fase de crisis, si se trata de un tiempo de inactividad no planificado, hay más posibilidades de que las piezas necesarias no estén en stock, lo que implica pedidos urgentes para recibir algo lo antes posible. Cada vez que se necesita esta solución es otra ocasión en la que los costes de envío han sido más altos de lo necesario, y posiblemente también lo haya sido el precio unitario, debido a las condiciones del volumen del pedido. Sea cual sea el caso, sin duda merece la pena considerar un sistema que reduzca esas posibilidades.
Ineficiencia sobre el terreno
Algo similar ocurre con tu equipo itinerante de personal de servicio y técnicos, con su flota de vehículos de empresa cargados de piezas útiles. Solo que no sabes quién tiene qué. Lo único que sabes es lo que te ha dicho tu responsable de compras: que las existencias del almacén están bajas. Mientras tanto, esa flota va de un trabajo a otro, siguiendo las carreteras que conocen, en lugar de la ruta más corta o, mejor aún, la más rápida.
Pérdidas, pérdidas y más pérdidas. Ninguna de ellas supone una amenaza para la supervivencia de la empresa. Todas ellas son una suma que puedes asumir, pero ¿por qué asumir nada si el dinero que representan esas pérdidas pudiera invertirse en algo que ayudara a evitarlas? No es ninguna sorpresa, pues, que mi anterior deseo de encontrar una forma de detectar fácilmente estas pérdidas fuera irónico, y que dicha solución exista.
Saca a la luz las fugas
Si tu empresa se basa en activos, en su alquiler o en su mantenimiento, una solución EAM adecuada puede marcar una gran diferencia en cuanto al dinero que se gasta de forma innecesaria y en tu rentabilidad, hasta el punto de que una empresa que estaba lista para venderse siga en manos de sus actuales propietarios y vea cómo aumenta su rentabilidad. Solo con adoptar un sistema de gestión.
Obviamente, Shepherd ofrece un producto así. Y si utilizas NetSuite, Shepherd cree sin dudarlo que es tu mejor opción, pero incluso si este blog te lleva simplemente a echar un vistazo cuidadoso y objetivo a cómo van las cosas durante la hora del almuerzo, habrá valido la pena escribirlo. Si tienes alguna pregunta tras leer esto y crees que podemos ayudarte, háznoslo saber.
