El objetivo de Shepherd, en resumidas cuentas, consiste en eliminar en la medida de lo posible los obstáculos, la ineficiencia y las dudas relacionadas con la información para las empresas con activos. Al llevar ya bastante tiempo en el mercado, Shepherd se ha encargado de los principales riesgos asociados al gasto para las empresas. Salvo que se produzcan grandes cambios en NetSuite a los que Shepherd deba adaptarse como parte de su perfil, son los detalles más sutiles los que mantienen a Shepherd a la cabeza como el único EAM nativo de NetSuite.
Una nueva capa en tu flujo de trabajo de alquiler
Este blog analiza una de esas formidables incorporaciones al módulo de alquiler: «Entregas de alquiler». El nombre en sí es un poco engañoso y busca mantener la convención de nomenclatura de la función en línea con el proceso existente en el módulo de alquiler.
En lugar de estar estrictamente relacionado con la entrega de activos de alquiler, tiene más que ver con asignarlos a reservas específicas. Lo que también observarás es una integración más profunda con las órdenes de servicio, donde las acciones de entrega y asignación están ahora integradas directamente en el flujo de trabajo de servicio en lugar de gestionarse por separado dentro de los procesos del módulo de alquiler.
Puede que no parezca gran cosa, pero si Shepherd lo ha desarrollado, es porque era lo bastante importante como para que un cliente quisiera que se añadiera. Al fin y al cabo, así es como evoluciona hoy en día la mayor parte de la funcionalidad de Shepherd en los sectores verticales existentes: por demanda de los clientes. Analicemos más detenidamente por qué esta nueva función le alegró el día a una persona, con más por venir.
Para las empresas de alquiler, la clave para lograr un buen volumen de negocio y evitar los quebraderos de cabeza es, sin duda, disponer de los activos a alquilar y conocer su estado. A esto se suman los aspectos prácticos de saber que el equipo adecuado está disponible, asignado y que se ha entregado en el momento y lugar correctos. «Entregas de alquiler» ayuda a abordar ese reto directamente mediante un paso adicional vinculado a la lista de «Entregas de alquiler», de ahí su nombre.
Una vista centralizada ofrece un mejor control
La lista de «Entregas de alquiler» ofrece una vista única y consolidada de todas las reservas de equipos previstas y que requieren acción. En lugar de tener que consultar múltiples registros o contratos, dispones de una vista clara y priorizada donde las reservas están perfectamente organizadas. Esa nueva facilidad de navegación y ejecución también puede estar disponible para quienes están fuera de la oficina central, como los técnicos de servicio de campo que se encargan de entregar y preparar físicamente el equipo in situ, incluso si no tienen permisos de alquiler específicos.
Los registros se ordenan por fecha de inicio, ya que cuanto más próxima sea la fecha de inicio, mayor es la necesidad de asegurarse de que todo está en orden en lo que respecta al contrato de alquiler: no tiene sentido organizar los alquileres del mes que viene si los que vencen mañana son un caos.
Además de la fecha de inicio, hay una segmentación lógica por tipo de equipo y marca o modelo, lo que significa que la solución Shepherd garantiza que las reservas similares se agrupen, mientras que las diferencias se ven de inmediato, lo que te ahorra errores embarazosos y posiblemente costosos: menos ambigüedad y tareas más fáciles de gestionar de forma más estructurada.
Filtrado y priorización más inteligentes
Sin embargo, la convención de agrupación predeterminada no es fija, por supuesto, y se pueden realizar cambios. La funcionalidad incluye un exhaustivo sistema de búsqueda y filtrado para que tú, el usuario, puedas buscar por cualquier atributo visible de la reserva. Los filtros permiten acotar los resultados de búsqueda por rango de fechas, tipo de equipo, marca o modelo, cliente o contrato de alquiler. Al tratarse de filtros interdependientes, las selecciones que realices ajustan dinámicamente las opciones disponibles en otros campos, evitando combinaciones inválidas y manteniendo la relevancia del conjunto de datos. El resultado se vuelve a traducir en un ahorro de tiempo.
Al realizar una búsqueda, puedes decidir hasta qué punto en el futuro se cargan las reservas. Podría ser solo las entregas de ese día, o bien incluir las de los próximos días. Dado que algunos clientes pueden tener docenas de contratos al día, esta configuración garantiza que la lista siga siendo manejable y se ajuste a las prioridades operativas. Sin embargo, puedes anular esta configuración para mantener tanto la estructura como la flexibilidad, dependiendo de lo que quieras hacer.
De la asignación a la entrega en un solo proceso
En medio de todo esto está el proceso de asignación de equipos. Ahí es donde, una vez que sabes qué contratos se ajustan a tus criterios de búsqueda, puedes asignar el equipo disponible directamente a esas reservas. A partir de ahí, el flujo de trabajo va más allá de la asignación hasta la ejecución real de la entrega, donde los usuarios pueden seleccionar equipos específicos para cada reserva y marcarlos como entregados como parte del mismo proceso. Las asignaciones se aplican de inmediato; en respuesta, el sistema actualiza las cantidades de las reservas o elimina las reservas que se han completado.
Como resultado, la interfaz refleja continuamente el estado actual de las operaciones sin necesidad de actualizaciones manuales ni conciliaciones, que es precisamente donde se producirían errores o reservas duplicadas.
Actualizaciones en tiempo real y menos errores
Todas estas acciones también alimentan el ciclo de vida del contrato de alquiler, asegurando que las actividades de cumplimiento actualicen el contrato en tiempo real y no requieran pasos de seguimiento adicionales. Gracias a la amplia implementación de la configuración en Shepherd como forma de seleccionar las prácticas preferidas, marcar el equipo como entregado puede utilizarse para determinar cuándo comienza oficialmente el periodo de alquiler, por ejemplo, vinculando la finalización de la entrega con la facturación y los plazos del contrato.
Los lectores habituales del blog quizá se pregunten si esta función ya se trató hace unos meses en el, ya que parece algo similar. No lo es. Mientras que el otro aspecto del sistema se ocupa de cómo se clasifican los artículos de alquiler, como distinguir entre activos e inventario para el seguimiento de costes o la facturación, esta función se centra exclusivamente en la ejecución. Por lo que se trata de una función relacionada, no de una copia. Su función no es definir qué es un artículo en términos contables, sino garantizar que se asigne, se entregue y se realice un seguimiento correcto dentro del flujo de trabajo operativo. Si esto se hace bien, la parte contable también se verá mucho más saneada, ya sabes a qué me refiero.
En conjunto, estas capacidades forman una capa orientada a la entrega que aporta estructura, claridad y capacidad de respuesta al cumplimiento de los alquileres. Al combinar visibilidad organizada, filtrado flexible, horizontes de planificación configurables y retroalimentación inmediata sobre las asignaciones, el sistema permite un enfoque más controlado y eficiente de la gestión de la logística de alquiler.
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