Es complicado crear sistemas y funciones de buenas a primeras que contemplen todas las situaciones imaginables. De hecho, es casi imposible. Lo mejor que se puede hacer es realizar ajustes cuando la experiencia demuestra que son necesarios.
Las distintas configuraciones presentan diferentes retos
Antes, los técnicos podían agregar tiempo a las órdenes de trabajo sobre el terreno, sumándolo como un elemento de servicio en la facturación. Pero, ¿qué pasa si el tiempo no es un parámetro que se usa para calcular la facturación debido a las particularidades de ese contrato de servicios? Un cliente que haya negociado una tarifa fija por mano de obra se llevará una sorpresa desagradable al ver que se le cobran esas horas extra.
En cambio, un usuario de Shepherd puede fijar un precio para los servicios adicionales. De esta manera, el técnico puede añadir este precio fijo para reflejar con precisión el trabajo realizado, lo que permite que la facturación sea más fácil y rápida. Además, esto evita que sea el gerente quien tenga que gestionar la información después y de forma manual.
Seguimiento del progreso de los técnicos o de la rentabilidad de los contratos
También puede ayudar a los usuarios de Shepherd a identificar qué contratos de servicios son más rentables. Si un contrato en particular requiere de manera habitual trabajo adicional para poder completarlo correctamente, es lógico pensar que el contrato de servicio no se redactó de manera efectiva desde el principio, dado que el usuario de Shepherd podría estar pidiendo más en función de cada servicio y el cliente podría estar recibiendo facturas más altas de lo que se habría presupuestado.
De hecho, esto no es muy distinto de la situación real que hizo necesaria la creación de esta función adicional. Un cliente de Shepherd tenía un servicio planificado por el que el técnico llegaba, empezaba su «tiempo trabajando», llevaba a cabo la tarea y luego terminaba su «tiempo trabajando». Todo esto se registraba bajo una función de servicio específica. Este control de tiempo se utilizaba solo para registros internos y no para la facturación.
Sin retrasos en el mantenimiento ni en las facturas
En el transcurso de ese servicio, aparecieron tareas adicionales. Sin embargo, no era posible registrar el tiempo dedicado a estas tareas porque así no es como se facturaba a dicho cliente. Es cierto que existía la posibilidad de hablar con el cliente de antemano, pero esto significaría que ajustar ese registro permitiría añadir costos a un trabajo que, de otro modo, el contrato no permitiría.
Una vez que se acuerde el precio fijo con el cliente y con el gerente de servicio, se le brinda mayor flexibilidad al técnico y se evita que el cliente tenga que programar una visita adicional para completar las tareas que se consideren necesarias.
Básicamente, se trata de poder ajustar una orden de servicio en curso con nueva información. Incluso se puede contar con una lista predeterminada de posibles tareas adicionales, con precios ya negociados para cada una, que tanto el gerente como el cliente conocen y que se pueden utilizar en estos casos. Este enfoque disminuirá sin duda la necesidad de aprobar estos trabajos adicionales in situ.
De hecho, esta función podría estar vinculada a la función de piezas recomendadas que comentamos anteriormente: las piezas recomendadas podrían servir como base para negociar y acordar con antelación los servicios adicionales con una tarifa fija. Para más información, ponte en contacto con Shepherd.
