Mucha gente considera que los gestores de equipos son los héroes invisibles del departamento de asistencia, ya que asumen múltiples tareas por el bien del equipo. Por eso, no es de extrañar que Shepherd se esfuerce en ofrecer a los gestores de equipos opciones lo más útiles posible. Esta entrada del blog se centra en una de ellas: la capacidad de los gestores de equipos de crear registros de tiempo para los miembros de su equipo.
Aquellos que estén prestando atención podrían decir que esta función ya existía. Sí, es cierto, pero solo era posible de forma masiva. Esta versión es un poco más precisa en su ejecución.
Ingresar menos datos significa mayor eficiencia
Imagina un escenario en el que tienes a 3 miembros del equipo trabajando en un servicio sobre el terreno. El gestor del equipo será el responsable de este trabajo. En este punto, es importante recordar que Shepherd está diseñado para simplificar la comunicación sobre las tareas que realiza un técnico durante un servicio, tanto para la facturación como para el registro de mantenimiento. Pero no está allí presente para supervisar a los técnicos mientras realizan su trabajo.
Por lo que demasiados miembros accediendo y actualizando los registros de Shepherd puede ser como tener demasiados cocineros en la cocina. Con una sola persona encargada de llevar el registro es suficiente. También puede que no todos los miembros del equipo se sientan cómodos con la aplicación de Shepherd y que prefieran utilizar otro tipo de herramientas, como una llave inglesa, en lugar de una tableta. Sea cual sea la razón, no es necesario que todos los miembros del equipo utilicen Shepherd, siempre y cuando al menos una persona lo haga.
En estos casos, un gestor de equipos puede registrar sus propios informes de tiempo en el sistema, así como los de sus compañeros. Y esto no tiene por qué ser una edición en conjunto, sino que puede hacerse de forma individual.
Nadie se queda atrás
Sin embargo, nada de esto deja fuera a los otros técnicos. Ellos aún podrán ver, editar y aprobar sus propios registros de tiempo, después de comprobar lo que escribió el gestor. Esto puede ser especialmente importante en el caso de las horas extra, ya que esa persona probablemente quiera asegurarse de que esos minutos también se cuenten con precisión.
La confirmación de los registros por parte de los técnicos es solo una cuestión de configuración: esta función la pueden utilizar aquellas organizaciones que así lo deseen o puede quejar bajo exclusiva responsabilidad del gerente en aquellas que no la necesiten. Cualquiera que sea la opción elegida, las posibilidades de retrasos en el ingreso de datos aumentan a medida que más personas están involucradas. Tu capacidad de facturación podría verse afectada por un solo técnico que se olvidó de hacerlo al final del turno, se fue a casa durante el fin de semana y no ha iniciado sesión desde entonces. Ahora, esto ya no supone un obstáculo.
Registros personalizados cuando sea necesario
De hecho, un gestor de equipos puede ingresar su propio registro de tiempo en una pestaña, cambiar a otra y ver allí la lista de todos los miembros del equipo. Una casilla de verificación permitirá al gestor seleccionar los registros de tiempo de los miembros del equipo que quiere añadir. Y el tiempo añadido no tienen que ser el mismo para todo el mundo: a ese técnico que llegó 30 minutos antes que el resto para preparar el terreno se le reconocerá ese tiempo extra.
Una forma más rápida de garantizar que el departamento de facturación tenga toda la información relevante cuanto antes, sin tener que sufrir por culpa de la aversión de algunos a los procesos administrativos. De esta forma, se puede mantener al mínimo el número de usuarios que necesitan acceso y los miembros del equipo pueden tener la supervisión y la participación que el departamento de servicio considere necesaria: máxima flexibilidad, máxima eficiencia y mínima confusión.
