Cómo CMMS mejora la gestión de inventario y reduce las pérdidas de inventario

Publicado el 31 de enero de 2021

Para compañías con plantas y equipos, el servicio y mantenimiento puede ser un gasto recurrente significativo. Sea maquinaria propia o de un cliente, la contabilización precisa de la mano de obra de los técnicos y las partes de repuesto, puede constituir un reto. 

Debido a que los requerimientos de mantenimiento aumentan conjuntamente con el crecimiento de las operaciones de una empresa, esto es seguido por un incremento considerable de los costos de reparación. Implementar un sistema de gestión de partes de repuesto completo y muy bien planificado es la única manera de equilibrar costo, tiempo e inventarios. Es vital tener las partes de repuesto en inventario y una plataforma para que cualquiera en el taller o almacén encuentre las partes a tiempo. Desafortunadamente, muchas organizaciones pasan por alto la importancia de gestionar sus partes de repuesto hasta que resulta demasiado tarde. 

Para clientes actuales de NetSuite de Oracle, la app CMMS (Sistema computarizado de gestión de mantenimiento) nativa de Shepherd proporciona una solución oportuna a este problema. Los usuarios no solo pueden gestionar mejor su inventario y sus técnicos, sino que todo esto puede ser logrado desde una ubicación central, dentro de su ERM de NetSuite existente.  

¿Qué es el mantenimiento? 

Cuando se trata de la industria del mantenimiento, el inventario se refiere a los procesos, partes y equipos usados para asegurar el funcionamiento correcto del activo. El objetivo del equipo de mantenimiento es tener el inventario correcto, en el lugar correcto, en el momento correcto, al costo correcto. Es la única manera en que los técnicos pueden tener el inventario correcto a la mano en la cantidad necesaria para ejecutar las operaciones de reparación o mantenimiento de manera eficaz. 

Antes de discutir cómo los sistemas de gestión de mantenimiento basado en la nube, como Shepherd CMMS, pueden mejorar enormemente la gestión del inventario de mantenimiento y reducir las pérdidas de inventario, es apropiado primero echar un breve vistazo a algunos de los desafíos notables en la gestión de inventarios. 

Desafíos en la gestión del inventario de mantenimiento 

Podría haber un sinnúmero de razones por las que las compañías fracasan en tener un sistema de gestión de partes eficientes, lo cual lleva a pérdidas de inventario y productividad. Los siguientes son desafíos clave que las organizaciones enfrentan cuando se trata de la gestión de inventarios: 

Insuficientes procesos que dificultan las operaciones en empresas de servicios

La mayoría de las pequeñas a medianas empresas usan hojas de cálculo para gestionar su inventario. Aunque el sistema de inventario de Excel funciona bien para empresas pequeñas, crea graves problemas en las empresas en crecimiento. Las hojas de cálculos pueden tener numerosos errores que hacen difícil que los gerentes y miembros del equipo tomen las decisiones correctas. Los estudios sugieren que algunos de estos errores pueden causar pérdidas significativas e impactar negativamente los resultados económicos de una empresa. 

En ausencia de un proceso automatizado, por ejemplo, los técnicos toman más de lo que necesitan cuando transfieren partes a los clientes u a otros técnicos, o en el caso de partes que son retornadas del cliente al técnico. Un almacén necesita mantener el registro y contabilizar las partes de manera disciplinada. 

El seguimiento manual es un proceso de gestión de inventario ineficiente que lleva a errores y a una reducción de la productividad. Con procesos manuales y hojas de cálculo, las compañías podrían bien seguir encontrándose con problemas de gestión de inventario de manera regular. 

Falta de visibilidad y control

Imagine una pieza de equipo crítico fallando y la falta de partes necesarias para repararlo. El tiempo de inactividad puede ser de horas, días o semanas si falla en conseguir las partes a tiempo, sin mencionar el alto costo de apresurar envíos y entregas. 

En un escenario alternativo, las partes podrían estar a disposición, pero los técnicos podrían no ser capaces de encontrarlas a tiempo. Un artículo técnico publicado por Emerson resalta que un técnico invierte de 10% a 25% de su tiempo consiguiendo las partes debido a la ausencia de un método de ubicación optimizado. Aunque puede parecer insignificante, cada minuto de inactividad puede costarle miles de dólares a una compañía. Es solo un ejemplo de cómo la falta de visibilidad y control en la gestión de inventario puede impactar negativamente en los resultados de una empresa.

Señales de un mal enfoque en la gestión de inventario de mantenimiento

  • Aumento de los costes de las partes 
  • Disminución de la productividad en el taller 
  • Utilización de activos reducida
  • Falta de stock consistente 
  • Una gran cantidad de capital de trabajo 
  • Un alto costo de almacenamiento 
  • Errores en la entrada de datos 
  • Falta de seguimiento a inventario 

La pregunta es, ¿por qué gastar miles de dólares al año en cosas que pueden ser fácilmente evitadas con la herramienta correcta? 

Gestión de inventario en la era del Big Data o Macrodatos 

Las organizaciones modernas están redefiniendo la manera en que gestionan el inventario y el mantenimiento. El cambio es ampliamente impulsado por la disponibilidad de considerables cantidades de datos en tiempo real. Los sistemas de software empresarial generan datos que hacen cada vez más fácil que las organizaciones tomen decisiones más precisas con gran rapidez. 

Para permanecer competitivos, debe rediseñarse la manera en la que se manejan los procesos de inventario y mantenimiento. Cuando se habla de “big data” o macrodatos y la implementación de sistemas inteligentes de planificación de recursos empresariales (ERP), debe tenerse en cuenta pensar más allá de los datos tradicionales sobre la gestión de partes o historial de servicio. Se trata de integrar una sencilla plataforma que pueda automatizar todo desde asuntos financieros hasta flujos de procesos. 

La automatización es la manera de seguir adelante con su empresa 

El seguimiento manual solo seguirá dañando los resultados de su organización con el tiempo. Si una compañía está usando un software anticuado de gestión de inventario, seguirá luchando para superar por completo todos sus retos de inventario de mantenimiento. Por consiguiente, la manera ideal de seguir hacia adelante es implementar un sistema integrado que se adapte al flujo de trabajo y modelo comercial de la compañía. 

Cómo CMMS puede abordar los retos de gestión de inventario 

Cuando se trata de tener implementado un sistema de mantenimiento adecuado, un poderoso CMMS se vuelve muy necesario. Un sistema de gestión de mantenimiento en la nube (CMMS) puede manejar la mayoría de las necesidades de gestión de mantenimiento de una compañía. 

Esto simplifica las actividades de gestión de equipos, propiedades y activos a través de la implementación de una poderosa base de datos central. Para los usuarios actuales de NetSuite de Oracle, la gestión de inventario puede ser implementada fácilmente con Shepherd CMMS. 

¿Qué es NetSuite de Oracle? 

NetSuite de Oracle es el sistema de ERP en la nube líder que automatiza la gestión de inventario y optimiza el flujo de efectivo mientras reduce los costos para el usuario. Incorpora un conjunto de características y herramientas que ayudan a las organizaciones con diversos aspectos empresariales: contabilidad, recursos humanos, automatización de servicios, CRM, presupuesto, finanzas, y más. Desde sus inicios en 1998, la compañía ahora posee más de 22,000 usuarios a nivel mundial, en 200 países.

Solución: Shepherd CMMS – Una app 100% nativa en NetSuite 

Shepherd es una app nativa en NetSuite que añade más a las funcionalidades existentes de NetSuite y permite a las empresas combinar todos los datos y gestionar todo desde una plataforma unificada sin requerir integración alguna. Además de las funciones básicas de NetSuite, el mantenimiento, los servicios de campo, el alquiler de equipos, y la salud y seguridad pueden ser gestionados de forma centralizada.  

Shepherd configura su sistema de gestión de mantenimiento en la nube con la SuiteApp de gestión de activos fijos de NetSuite. En otras palabras, es una app 100% nativa en NetSuite que hace uso de los componentes de ERP, contabilidad, CRM y otras funcionalidades de NetSuite para proporcionar una completa solución de gestión de mantenimiento. Las siguientes son algunas de las características clave de Shepherd CMMS: 

Creación automática de órdenes

Shepherd usa las lecturas de uso de equipos para pronosticar futuras fechas de servicio y generar órdenes de servicio en forma automática.

Shepherd CMMS - Forecase Service Results Screenshot

Todos los datos de servicio desde la programación y culminación del mantenimiento preventivo, a la generación de informes y uso de métricas puede ser registrado, mientras se crean contratos de servicio y se permite a los técnicos aceptar, reclamar y transferir partes. 

Pronósticos de servicio 

Shepherd CMMS - Equipment

Un pronóstico de mantenimiento puede beneficiar ampliamente a la empresa, especialmente cuando opera en modalidad correctiva, es decir la reparación se realiza una vez producida la falla. Esto asegura que las partes correctas estén presentes y disponibles, en el momento justo, en la cantidad correcta, y en el lugar correcto para responder a emergencias rápidamente. Además, los técnicos pueden usar Shepherd CMMS para informar sobre partes usadas, tareas de seguimiento y registrar horas de trabajo. 

Aplicación móvil 

La aplicación móvil de Shepherd CMMS cumple con brindar una experiencia igual de robusta que su aplicación web. Disponible tanto para Android como para iOS, la app móvil facilita las cosas para todos los involucrados, desde gerentes hasta técnicos y clientes. 

Shepherd CMMS - Mobile App

Desde revisar la disponibilidad en inventario directamente desde el campo y ubicar partes con la funcionalidad de GPS hasta conseguir oportunidades de ventas desde el campo, la app móvil mantiene a todos con información actualizada. 

Paneles intuitivos y diversos 

NetSuite proporciona paneles para Shepherd que cubren una serie de aspectos comerciales, desde finanzas a recursos humanos, pasando por análisis y proyecciones. Shepherd funciona perfectamente con los módulos de proyectos de NetSuite. 

Generación de reportes

Los informes son esenciales para la gestión de manenimiento en su empresa. Los reportes y búsquedas de Shepherd hacen uso de varios componentes NetSuite para ofrecer una experiencia de reportes superior. Esta característica única permite a Shepherd mantener una referencia cruzada con los datos de NetSuite, lo que simplifica los reportes y las búsquedas multidepartamento. 

Otras características de reportes incluyen: 

  • Reportes de resúmenes de órdenes de servicio 
  • Historial de servicio a activos 
  • Reportes de mantenimientos importantes 

Shepherd CMMS está compuesto por un paquete amplio de funcionalidades que abarcan cada posible función necesaria para mejorar la gestión de inventario y minimizar las pérdidas. 

Gestione cadena de suministros y las Finanzas, el sistema ERP de NetSuite permite una mayor visibilidad y un completo control sobre la empresa. Si el equipo de mantenimiento y otros equipos deben mantenerse actualizados con la misma información, todo lo que hay que hacer es añadir Shepherd CMMS a las herramientas actuales de NetSuite y mantener niveles precisos a lo largo de toda la organización. 

Comentarios finales 

Todas las empresas buscan una mayor eficiencia, rendición de cuentas y gestión de costos dentro de sus negocios. Para las compañías con equipo y maquinaria que requieren servicio, el mantener un control preciso de qué partes de repuesto han salido, a dónde y cuándo, suele constituir una debilidad en sus procedimientos. Con aplicaciones SaaS (software como servicio) como Shepherd CMMS, los resultados ahora se pueden mejorar a través de la gestión automatizada del inventario de mantenimiento.  

Ponte en contacto con nosotros para analizar cómo Shepherd puede proporcionarle una mayor eficiencia a su empresa. 

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