Cuando se vende un producto a otra empresa, el vendedor tiene un control limitado sobre cómo se utiliza ese producto, más allá de los términos de garantía establecidos en el contrato. En ocasiones, se deben cumplir esos términos de garantía independientemente de cómo se utilicen los productos.
Por ejemplo, un fabricante de automóviles puede vender sus vehículos a una empresa que los alquila a turistas quienes están más interesados en el próximo destino; que en los posibles baches en el camino o el cambio de marcha necesario. A pesar de ello, el fabricante de automóviles tiene obligaciones en cuanto a la garantía del vehículo con su comprador.
Esto complica aún más el proceso de facturación y determinar qué se debe facturar y qué no.
Ahora, consideremos una empresa que fabrica máquinas de franqueo y las vende a otra empresa que luego permite que terceros o usuarios externos mantengan esas máquinas en sus instalaciones bajo un contrato de arrendamiento. En estos casos, la facturación no solo se vuelve más compleja, como se mencionó anteriormente, sino que también es complicado determinar a qué dirección se debe enviar la factura en relación con el lugar donde se ubica el equipo.
Shepherd tuvo un cliente con este problema y desarrolló una solución, la cual posteriormente implementó con éxito en otros clientes en situaciones similares, especialmente en la categoría de arrendadores y arrendatarios.
El enfoque de Shepherd para ayudar a clientes con estos desafíos
En la facturación normal, simplemente se indica la dirección donde se devuelve un activo después del servicio, que generalmente es la misma dirección de facturación, ya que normalmente son los propietarios del equipo quienes pagan por su mantenimiento.
Sin embargo, cuando estas direcciones no coinciden, el problema radica en asegurarse de que la dirección de facturación y la dirección de envío sean correctas. La entidad que paga por el servicio brindado a las máquinas de franqueo por parte del fabricante es una empresa en un lugar determinado, mientras que la organización donde se encuentra la máquina de franqueo y a donde debe ser devuelta es completamente diferente.
El propósito principal de la aplicación móvil de Shepherd es la transferencia de información nativa en NetSuite, la empresa a la que se factura es el arrendador y la empresa visitada es el arrendatario. Ambas pueden aparecer en los registros del cliente de Shepherd, que es el fabricante de las máquinas de franqueo.
Esta información también se incluye en la orden de venta: el fabricante de la máquina de franqueo puede preestablecer que en todas las órdenes de venta ese cliente se categorice como arrendador. Lo único que se desconoce es quién tiene la máquina de franqueo que necesita servicio. Ese dato puede ser ingresado manualmente por el técnico a través de la aplicación móvil, por ejemplo.
¿Qué problemas se evitan?
NetSuite está diseñado para agilizar las operaciones de empresas de cualquier tipo y sector. Shepherd agrega los toques finales de funcionalidad necesarios, especialmente en el caso de empresas que se enfocan específicamente en la gestión de Equipos y mantenimiento. Para ello, NetSuite extrae todos los datos de perfil del cliente. Sin embargo, es responsabilidad de Shepherd añadir la flexibilidad adicional de poder ingresar una dirección de servicio distinta a la dirección de facturación.
Sin esta opción, un usuario de Shepherd tendría que ingresar todos los detalles datos del arrendatario en el perfil del arrendador para acceder a la ubicación del servicio. Esta sería una gran tarea y constantemente estaría en riesgo de quedar obsoleta cuando un arrendatario deje de usar una máquina de franqueo o cuando se contrate a otro. No hace falta decir que actualizar manualmente, el campo del arrendatario es una solución mucho más práctica.
Esta funcionalidad se puede encontrar en la orden de venta, en el registro del equipo y en el contrato de servicio. Ambos documentos detallarán quién es el propietario físico (arrendatario) y quién es el propietario financiero (arrendador), lo que proporciona un claro registro documental. Al generar una orden de servicio, solo se mostrarán los datos relevantes, lo que significa que el usuario de Shepherd no tendrá que revisar cientos de contratos de servicio para encontrar el adecuado que corresponda a la máquina específica a la que se le está brindado servicio.
What happens if there’s an exception to the contract?
No todos los servicios están cubiertos por la garantía. El descuido a menudo se consideran razón para anular una solicitud de servicio en garantía, o al menos para excluir la cobertura gratuita del servicio. Por lo tanto, si una máquina de franqueo necesita servicio debido a un derrame de café en lugar de una falla en sus piezas, es razonable suponer que los costos de ese accidente serán cubiertos por el arrendatario. En tal caso, se marcará una casilla para redirigir la facturación al arrendatario.
Las empresas con esta dinámica han respondido de manera abrumadoramente positiva a la solución desarrollada por Shepherd. Quizás esto le resulte familiar: solicite una demostración para ver cómo funciona esta funcionalidad en su propia empresa.
