Estudio de caso: Smartecarte

Smartecarte, líder en servicios de vending desatendido, necesitaba una solución integrada para gestionar sus numerosas operaciones. Desde aeropuertos a parques de atracciones, Smartecarte proporciona servicios convenientes como carritos portaequipaje, consignas, sillones de masaje y otros servicios. La transición de un ERP obsoleto a NetSuite supuso un paso crucial, pero el verdadero cambio se produjo al adoptar el CMMS de Shepherd, una herramienta de gestión de activos y servicios sobre el terreno que agilizó las operaciones, optimizó los procesos financieros y aseguró la escalabilidad a largo plazo.

Fundada en 1970, Smartecarte ofrece servicios de vending desatendido como carritos portaequipaje, consignas, sillones de masaje, cochecitos y otros productos de conveniencia. Con presencia a nivel mundial, Smartecarte ofrece sus servicios en aeropuertos, parques de atracciones y comercios al por menor, facilitando así que los viajes y el ocio resulten más cómodos para millones de personas. Smartecarte opera en más de 10 países, incluyendo Estados Unidos, Australia y el Reino Unido, y dispone de una plantilla de aproximadamente 1,900 empleados.

El singular modelo empresarial de Smartecarte consiste en alquilar equipo como carritos portaequipaje y consignas a empresas, ofreciendo tanto equipo como personal in situ para ayudar en las operaciones. Su misión es mejorar la experiencia de los clientes mediante soluciones que faciliten la gestión de los problemas al viajar o visitar lugares de ocio.

El reto: Un sistema obsoleto que obstaculizaba el crecimiento

Al tratarse de una empresa con operaciones a nivel mundial, las demandas de Smartecarte crecían rápidamente, pero su sistema ERP heredado ya no satisfacía sus objetivos corporativos. «Se estaba convirtiendo en un problema de seguridad», sostiene Trisha Richards, Directora Senior de Tecnología e Ingeniería en Smartecarte, subrayando la importancia de la cuestión. El sistema no era escalable, carecía del soporte necesario y planteaba riesgos operativos.

El cambio a NetSuite fue el primer paso, pero Trisha y su equipo también reconocieron la necesidad de disponer de una herramienta integral que agilizara la gestión de los servicios sobre el terreno, pudiera realizar un seguimiento de los activos y optimizar los procesos financieros. Así surgió el CMMS de Shepherd, una solución nativa de NetSuite diseñada para satisfacer las necesidades específicas de empresas como Smartecarte.

Elegir el CMMS de Shepherd: Flexibilidad e integración nativa de NetSuite

El equipo sopesó varias soluciones de servicios sobre el terreno antes de decantarse por el CMMS de Shepherd. Al principio, Smartecarte había optado por una herramienta diferente, pero cuando ese proveedor admitió que no podía satisfacer las necesidades únicas de procesamiento financiero de Smartecarte, tuvieron que recurrir a otro proveedor.

El CMMS de Shepherd destacó por su flexibilidad y voluntad de adaptarse a las necesidades de Smartecarte. «Shepherd era el único grupo realmente interesado en comprender nuestro problema empresarial y resolverlo», explica Richards. La decisión de seguir adelante con Shepherd se debió a su capacidad para integrarse a la perfección con NetSuite y a la vez adaptarse a los complejos procesos financieros de Smartecarte.

Integración financiera: La clave del éxito

Un factor clave que motivó la adopción de Shepherd fue la necesidad de Smartecarte de contar con un sistema que pudiera gestionar los procesos financieros relacionados con sus operaciones sobre el terreno. El CMMS de Shepherd permitió a la empresa integrar en NetSuite datos en tiempo real de los equipos de servicios sobre el terreno, eliminando la necesidad de introducir los datos de forma manual y reduciendo el riesgo de cometer errores.

Según Kerri Cain, Directora de Tecnología e Ingeniería de Smartecarte y encargada de formar al personal en la nueva solución, la implementación de la integración financiera de Shepherd requirió casi ocho meses de desarrollo. «El equipo de Shepherd fue maravilloso, se llevaron a cabo pruebas y ajustes de forma constante», sostiene. «La posibilidad de disponer de la información de servicio y los datos económicos en un solo lugar ha representado un cambio significativo».

La integración fue todo un reto, ya que había que convertir la idea de un miembro del equipo en una solución programable, pero el equipo de Shepherd colaboró estrechamente con Smartecarte para garantizar que satisfacía sus necesidades específicas. El resultado fue una solución de procesamiento financiero personalizada que automatiza tareas que antes se hacían de forma manual, con lo que se ahorra tiempo y se aumenta la precisión.

Gestión de servicios sobre el terreno: Mayor eficiencia

Smartecarte ya utilizaba una herramienta para recopilar datos de sus equipos sobre el terreno. Este sistema permitía a los empleados registrar la información de servicio, que más tarde se introducía de forma manual en el ERP. Aunque esta solución cumplía su función, se descubrió que el proceso podía ser mucho más eficiente si se integraba en NetSuite.

Gracias al CMMS de Shepherd, ahora los equipos sobre el terreno de Smartecarte pueden introducir los datos directamente en el sistema, que se sincroniza de forma automática con NetSuite. Esto elimina la necesidad de introducir los datos manualmente, y garantiza a su vez que los datos sean exactos y estén actualizados. 

«La consolidación y la eficiencia han supuesto enormes beneficios para nosotros», afirma Trisha. «Shepherd nos ha proporcionado una eficiencia que Canvas jamás nos pudo ofrecer. Ahora todo está conectado, lo que nos ahorra tiempo y esfuerzo».

Escalabilidad para el futuro: Un enfoque por fases

Aunque Smartecarte todavía está en el proceso de aprovechar plenamente las capacidades de Shepherd, la empresa ya ha visto mejoras significativas. La empresa ha optado por un enfoque por fases, centrándose primero en la transición de Canvas a Shepherd y en la recreación de los procesos existentes. «Sabíamos que la transición sería complicada, pero reconocimos el potencial futuro», sostiene Richards.

Ahora que el equipo ha alcanzado la paridad con el anterior sistema, se están empezando a explorar nuevas posibilidades con el CMMS de Shepherd. «Cuanto más lo usamos, más posibilidades observamos», señala Kerri.

Superar los retos: Calendario e implementación

Uno de los principales retos a los que Smartecarte tuvo que hacer frente durante la implementación del CMMS de Shepherd fue el haber subestimado el tiempo y el esfuerzo requeridos. No obstante, el equipo de Shepherd mantuvo su compromiso con el proyecto, trabajando diligentemente para garantizar que se satisfacían las necesidades de Smartecarte.

«La paciencia y el empeño que Shepherd demostró a lo largo de todo el proceso marcaron una gran diferencia», añade Richards. «No se rindieron, ni siquiera cuando el proyecto se complicó más de lo esperado».

Resultados: Operaciones agilizadas y potencial futuro

Desde la implementación del CMMS de Shepherd, Smartecarte ha experimentado mejoras significativas en sus operaciones. Los procedimientos financieros que antes requerían horas de trabajo manual están ahora automatizados, y la información de los servicios sobre el terreno es más exacta y accesible. «Tenerlo todo en un mismo sitio ha sido increíble», afirma Cain. 

De cara al futuro, Smartecarte tiene la intención de seguir explorando todo el potencial del CMMS de Shepherd. Con la base ya establecida, la empresa se dispone a escalar aún más sus operaciones, aprovechando las capacidades del sistema para hacer frente a los nuevos retos a medida que vayan surgiendo.

Conclusión: El CMMS de Shepherd ofrece flexibilidad e integración

La asociación entre Smartecarte y el CMMS de Shepherd pone de manifiesto la importancia de la flexibilidad y la colaboración a la hora de encontrar la solución adecuada para desafíos empresariales únicos. Al trabajar en estrecha colaboración con Shepherd, Smartecarte ha podido integrar su gestión de servicios sobre el terreno con sus procesos financieros, agilizar las operaciones y posicionarse para alcanzar el éxito a largo plazo.

Para aquellas empresas que buscan una solución de gestión de activos y servicios sobre el terreno que pueda adaptarse a sus necesidades específicas, el CMMS de Shepherd ofrece una opción potente y flexible que va más allá de las funciones estándar listas para usar.