Estudio de caso: QES Group
Shepherd CMMS mejora la gestión de mantenimiento, la gestión de datos y la eficiencia operativa de QES

Industria: | Equipos industriales |
Ubicación: | Malasia |
Fundado en octubre de 1991, el grupo QES se ha convertido en un destacado proveedor de soluciones integradas, especializado en la fabricación, en la distribución y en la provisión de servicios para una amplia gama de equipos de inspección, de pruebas, de medición, de análisis y de manipulación automatizada. Con una amplia presencia en China y en los países de la Asociación de Naciones de Asia Sudoriental (ASEAN por sus siglas en inglés), QES aprovecha sus formidables capacidades de fabricación y su extensa red de distribución para atender a diversos sectores, como la industria de semiconductores, la automotriz, la farmacéutica y distintas organizaciones gubernamentales. Con más de tres décadas de excelencia operativa, QES cuenta con una significativa presencia global y gestiona una impresionante base de instalación que cuenta con más de 13 800 unidades de equipos.
Desafíos a los que se enfrenta QES
QES enfrentó grandes desafíos en la gestión de su amplia base de equipos distribuidos en diversos mercados internacionales. Los principales desafíos fueron los siguientes:
- Mantenimiento y asistencia: garantizar un mantenimiento y una asistencia eficientes y confiables para una amplia gama de equipos complejos planteó importantes desafíos logísticos y técnicos.
- Gestión de datos: el manejo de grandes volúmenes de datos de servicio requería un sistema robusto capaz de realizar un seguimiento preciso y de garantizar un acceso fácil para poder mantener registros de servicio de calidad.
- Eficiencia operativa: existía una necesidad crítica de optimizar las operaciones para aumentar la productividad y para minimizar el tiempo de inactividad durante el mantenimiento de los equipos.
Estos desafíos hicieron evidente la necesidad de una solución sofisticada que pudiera integrarse sin problemas en la infraestructura existente de QES, ofreciendo, a su vez, funcionalidades avanzadas para gestionar eficazmente sus complejas operaciones.
La solución: Shepherd CMMS
En 2020, después de adoptar NetSuite para sus necesidades de ERP, QES dio un paso más en sus capacidades operativas al implementar Shepherd CMMS, fortaleciendo así la gestión del mantenimiento y de los servicios sobre el terreno. Al tratarse de una solución nativa de NetSuite, Shepherd CMMS eliminó la necesidad de realizar grandes esfuerzos de integración, simplificando así el proceso de implementación. Esta integración fue clave, ya que permitió a QES mantener un marco cohesivo de operaciones comerciales, consolidando todos los datos relacionados con el negocio en línea y en tiempo real, lo que representó una mejora esencial respecto a sus sistemas manuales anteriores.
Beneficios específicos de Shepherd CMMS
La adopción de Shepherd CMMS aportó varias ventajas cruciales para QES. Tres de ellas resultaron ser particularmente importantes:
- Automatización de la programación y de la asignación. Esta función permitió la programación eficiente de los técnicos en función de su disponibilidad, de las zonas de servicio designadas y de las habilidades específicas, con la opción adicional de ajustar los horarios rápidamente a través de un tablero de planificación.
- Funcionalidad de la aplicación móvil. Los técnicos tienen la posibilidad de acceder al sistema de forma remota a través de la aplicación móvil de CMMS, lo cual es crucial para tener acceso a datos en tiempo real y sin conexión, especialmente en áreas con una conectividad a internet poco confiable.
- Gestión de datos mejorada. Las funciones para la generación de informes personalizados proporcionaron a la administración de QES información crucial en tiempo real sobre el rendimiento del mantenimiento, lo que ayudó en la toma de decisiones estratégicas y promovió la eficiencia operativa.
Experiencia de usuario y personalización
La fase inicial de implementación presentó ciertos desafíos, especialmente a la hora de adaptar el sistema a los flujos de trabajo operativos específicos de QES. Con aproximadamente 150 licencias emitidas, surgieron discrepancias iniciales en el manejo de los procesos debido a la falta de familiaridad de los usuarios con el nuevo sistema. Este reconocimiento llevó a identificar la necesidad de capacitación adicional y de mejoras en el sistema para optimizar su funcionalidad y la experiencia del usuario. El sistema CMMS se sometió a una extensa personalización para satisfacer las necesidades operativas únicas de QES, mediante un proceso que incluyó detallados comentarios y adaptaciones específicas para los requisitos de QES.
Cooperación y soporte técnico
La colaboración entre QES y Shepherd se caracterizó por un sólido soporte, encabezado por la directora de productos de Shepherd y su equipo técnico. Este soporte fue crucial para abordar las complejas necesidades de QES, incluidas las implementaciones simultáneas en múltiples filiales. Las periódicas reuniones y el ágil soporte técnico jugaron un papel crucial en la resolución de los problemas iniciales y en lograr que QES pudiera aprovechar al máximo las capacidades del Shepherd CMMS.
Ejemplo práctico: trabajar en ubicaciones remotas
En el caso de QES, un ejemplo de los verdaderos beneficios de implementar Shepherd es la forma en que les ayuda a gestionar la provisión de servicios en ubicaciones remotas. Las funciones fuera de línea de Shepherd permiten a los técnicos proporcionar servicios en áreas remotas o con poca conexión a internet, como sitios mineros, ya que es posible introducir datos sin conexión que se sincronizan cuando esta se restablece. Por ejemplo, los técnicos que trabajan en regiones mineras o en instalaciones seguras de semiconductores pueden utilizar estas funciones fuera de línea para mantener operaciones fluidas a pesar de los desafíos de conectividad.
Revisión de los procesos empresariales
Adoptar una solución integral de EAM como Shepherd suele requerir una revisión de los procesos empresariales existentes. El caso de QES no es una excepción. Algunos procedimientos ya establecidos necesitaban alinearse con los procedimientos estándar del software. Esto se logró gracias a una estrecha colaboración con los consultores. Si bien algunos procesos tuvieron que ser ajustados, QES pudo manejar la transición sin problemas gracias a un sólido equipo de proyecto que conocía bien ambos sistemas. El equipo colaboró para garantizar una integración sin contratiempos y para abordar cualquier problema que surgiera.
Garantizar una continua operatividad
QES se ha enfrentado a desafíos con las actualizaciones de software, especialmente cuando los cambios en NetSuite afectan la integración con Shepherd. Estas actualizaciones han causado ocasionalmente interrupciones en las operaciones, exigiendo pruebas exhaustivas y una coordinación minuciosa para resolverlas. A pesar de estos desafíos, QES mantiene una estrecha comunicación con los consultores para abordar los problemas rápidamente y para asegurar el buen funcionamiento de sus operaciones de servicio, destacando la importancia de la estabilidad en las integraciones de software.
El compromiso con la mejora continua se evidencia en el enfoque proactivo de QES respecto a las actualizaciones de software y a las mejoras del sistema. Al formar un equipo dedicado que incluye a personal de varios departamentos, como el Departamento de Tecnologías de la Información, el de Gestión de la Cadena de Suministros y el de Gestión de Servicios, QES se asegura de que cualquier interrupción se maneje rápidamente, minimizando el impacto en las operaciones y en la satisfacción del cliente.
Conclusión
La adopción de Shepherd CMMS ha resultado ser una decisión fundamental en la evolución de las capacidades operativas de QES. Al integrar Shepherd CMMS, QES abordó de manera efectiva sus principales desafíos relacionados con el mantenimiento, la asistencia, la gestión de datos y la eficiencia operativa. La implementación de Shepherd CMMS facilitó la programación optimizada, mejoró la accesibilidad a los datos y mejoró las operaciones remotas, aumentando la productividad general.
La experiencia de QES con Shepherd subraya la importancia de elegir una solución que no solo se integre bien con la infraestructura existente, sino que también ofrezca un soporte sólido y opciones para la personalización. La colaboración entre QES y el equipo técnico de Shepherd fue clave para superar los desafíos iniciales de implementación y adaptar el sistema a las necesidades específicas de QES.
A medida que QES continúa expandiendo sus operaciones y perfeccionando sus sistemas, se espera que las mejoras continuas de Shepherd CMMS refuercen aún más el compromiso de QES con la excelencia en la provisión de servicios y en las operaciones de mantenimiento para su extensa base de clientes.