Estudio de caso: ARQ

ARQ, uno de los mayores productores de carbón activado medioambiental diversificado, se enfrentaba a retos técnicos y operativos significativos debido a la complejidad de administrar diversos sistemas empresariales. Tras adquirir Advanced Carbon Solutions, ARQ tomó el control de IBM Maximo, un sistema EAM (Gestión de Activos Empresariales) con funciones de contabilidad e inventario, lo que generó obstáculos de integración importantes con su plataforma NetSuite ya establecida. En busca de una solución eficiente y nativa, ARQ implementó el CMMS de Shepherd, un sistema de gestión de mantenimiento basado en la nube creado específicamente para NetSuite. En este caso práctico, Darren Pastore, quien dirigió la iniciativa en ARQ, analiza el proceso, los retos y cómo Shepherd consiguió mejorar las operaciones de mantenimiento, la precisión de los datos y la eficiencia organizativa.

ARQ, establecida en 1997 como ADA Environmental Solutions, empezó ofreciendo soluciones para el control de las emisiones en las centrales eléctricas de carbón. Con la puesta en marcha en 2010 de la planta de carbón activado más grande de Norteamérica, ARQ expandió su alcance al tratamiento de aguas y las tecnologías medioambientales. En 2023, adquirió la empresa británica Arq, conocida por convertir los residuos procedentes de la minería del carbón en productos de carbono especiales. Esta adquisición resultó en la transformación total de la marca en 2024, que combinaba las tecnologías de carbono innovadoras de ARQ con su misión medioambiental para abordar los retos de la contaminación global.

El reto: Integrar dos sistemas complejos

ARQ se encontró navegando por una compleja red de sistemas de mantenimiento y operaciones tras la adquisición en 2018 de Advanced Carbon Solutions. Heredaron IBM Maximo, un EAM bien establecido que gestiona el mantenimiento, las compras y el control de inventario, pero que planteaba varios retos de integración con la plataforma NetSuite existente de ARQ.

Darren Pastore, Vicepresidente de Tecnología de la Información de ARQ, explica el quid de la cuestión. «Estábamos ejecutando Maximo junto con NetSuite, y para nosotros supuso un gran reto mantener dos fuentes de información que funcionaran de forma correcta y en conjunto. Las integraciones eran muy complicadas, y siempre había contradicciones de datos entre los dos sistemas».

El objetivo de ARQ estaba claro: simplificar su sistema informático de gestión del mantenimiento (CMMS) cambiando a una solución que funcionara de forma nativa con NetSuite. El equipo directivo de ARQ necesitaba una plataforma unificada para reducir las discrepancias de datos y agilizar los flujos de trabajo entre departamentos. Tras analizar diversas soluciones, ARQ descubrió que el CMMS de Shepherd destacaba como una de las escasas alternativas diseñadas específicamente para operar en exclusiva en NetSuite, eliminando así la necesidad de integraciones complejas.

Elegir el CMMS de Shepherd: Una solución nativa de NetSuite

La decisión de cambiar al CMMS de Shepherd se debió a su carácter nativo de NetSuite, un requisito clave para ARQ. Shepherd ofrecía la oportunidad de centralizar las operaciones de mantenimiento sin tener que depender de integraciones externas. Pastore destaca el proceso de reflexión en el que se basó su decisión: «Empezamos a estudiar Shepherd en 2020 para ver si podía ser una solución viable. Tenía una buena base, y considerábamos que tenía el potencial de satisfacer las necesidades de lo que Maximo estaba haciendo por la organización, pero con mucha menos complejidad».

El viaje de ARQ con Shepherd comenzó a finales de 2020, pero el proceso de implementación se retrasó debido a problemas internos del personal. Esta interrupción alargó los plazos, pero ARQ mantuvo su compromiso a la transición hacia Shepherd. Tras un retraso de siete meses, ARQ reanudó el proyecto y empezó a trabajar con Shepherd a principios de 2022.

Retos de la implementación: Personalización de la funcionalidad de los activos rotatorios

A pesar de la prometedora base que ofrecía Shepherd, ARQ se encontró con varios retos durante la fase de implantación, sobre todo en torno a sus procesos empresariales únicos. Uno de los principales puntos débiles fue la gestión de los activos rotativos, equipos críticos como grandes bombas y motores que se reparan y se vuelven a poner en servicio para reducir el tiempo de inactividad y los costes.

Pastore explica: «La rotación de activos era una función muy importante para nosotros y no existía en la funcionalidad nativa de Shepherd. Don y su equipo accedieron a desarrollarla para nosotros e incluirla en su paquete base, pero cuando empezamos a utilizarla, surgieron complicaciones. Había muchas incoherencias en la lógica y tardamos un año en estabilizarla».

ARQ también tuvo problemas con la aplicación móvil de Shepherd y su capacidad para capturar datos precisos sobre el terreno. Los técnicos tuvieron problemas con las lecturas y la introducción de datos, lo que exigió más trabajo de desarrollo por parte del equipo de Shepherd. Estos contratiempos prolongaron el proceso, pero ARQ siguió avanzando con soluciones provisionales para mantener las operaciones en marcha mientras Shepherd ponía a punto su plataforma.

«Tuvimos muchos problemas con las lecturas y los datos incorrectos que entraban en el sistema», explica Pastore. «El equipo de Shepherd tardó un tiempo en volver a desarrollar una solución que nos funcionara, pero al final se convirtió en un elemento estable del sistema».

Superar los retos: Un enfoque colaborativo

A pesar de que la implementación no estuvo exenta de dificultades, ARQ halló en el equipo de Shepherd la capacidad de respuesta y la colaboración necesarias para resolver los problemas que surgieron. Pastore atribuye gran parte del éxito al enfoque proactivo del equipo de Shepherd, especialmente de Martin, quien colaboró de cerca con ARQ para garantizar que el sistema se adaptara adecuadamente a sus necesidades.

«Martin se portó de maravilla y probablemente trabajó más de lo necesario para mantenernos a flote», indica Pastore. «Trabajó mano a mano con nuestro equipo a diario durante al menos 60 días después de la implementación, solucionando problemas y colaborando con el equipo de desarrollo para crear soluciones a largo plazo».

ARQ también implementó sus propios controles y balances durante el primer despliegue. Se implementaron informes y alertas para informar al equipo de TI sobre los problemas que surgían con los activos rotatorios o las inexactitudes datos, lo que les permitía reducir las posibles interrupciones.

Beneficios empresariales cuantificables: Aumento de la eficacia e información en tiempo real

A pesar de las dificultades iniciales, el CMMS de Shepherd ha aportado importantes beneficios a ARQ. La mejora más notable ha sido la capacidad de la empresa para pasar de prácticas de mantenimiento reactivas a proactivas. La entrada de datos en tiempo real y los análisis integrados permiten al equipo de mantenimiento de ARQ identificar posibles problemas antes de que se agraven, lo que mejora la fiabilidad general de los equipos.

Pastore reflexiona sobre las mejoras operativas: «Ahora somos más proactivos que reactivos. Las lecturas en tiempo real nos ayudan a detectar posibles problemas a tiempo, y nuestro equipo es más rápido con las órdenes de servicio. Tenerlo todo integrado en NetSuite también ha hecho que nuestros flujos de trabajo de informes y compras sean mucho más eficientes».

Una de las ventajas más notables del CMMS de Shepherd es su capacidad para gestionar el inventario. Gracias al monitoreo del inventario en tiempo real y los puntos de reabastecimiento, ARQ puede gestionar sus existencias de forma más eficaz, garantizando que las piezas esenciales estén disponibles cuando se necesiten y sin que haya un exceso de existencias. Además, la capacidad del sistema para generar órdenes de compra directamente a partir de órdenes de servicio ha agilizado los procesos de aprovisionamiento.

«La visibilidad de nuestro inventario y órdenes de compra es mucho mejor ahora. Sabemos exactamente cuándo llegan las piezas, lo que nos ayuda a planificar nuestro trabajo de mantenimiento de forma más eficaz», afirma Pastore.

Mirando hacia el futuro: Ampliar el uso de Shepherd en ARQ

Como ARQ sigue creciendo, se están preparando para ampliar el uso del CMMS de Shepherd a otras plantas de fabricación. Pastore señala que, aunque no prevén grandes cambios de funcionalidad, confían en que el sistema se adapte a las necesidades de sus nuevas instalaciones.

«Estamos preparando a Shepherd para nuestra nueva planta de fabricación, que adquirimos a principios de año. No esperamos necesitar nuevas funciones, pero estamos seguros de que nos servirá de apoyo en nuestros procesos a medida que sigamos expandiéndonos», afirma Pastore.

Conclusión: Una recomendación firme para el CMMS de Shepherd

A pesar de los retos afrontados durante la implantación, ARQ sigue confiando en el CMMS de Shepherd y en su capacidad para agilizar las operaciones de mantenimiento. Pastore incluso ha recomendado Shepherd a otras empresas dentro del ecosistema NetSuite, citando su perfecta integración y el apoyo proporcionado por el equipo de Shepherd como factores clave en su decisión.

«Estamos muy satisfechos con Shepherd. Han colaborado estrechamente con nosotros para resolver los problemas que hemos encontrado, y su integración nativa con NetSuite es una gran ventaja», concluye Pastore.

El caso de ARQ demuestra que incluso con retos de implementación complejos, una solución a medida como el CMMS de Shepherd puede ofrecer en última instancia mejoras operativas significativas, demostrando que es una opción sólida para aquellas empresas que buscan una solución nativa de NetSuite capaz de satisfacer sus necesidades de gestión del mantenimiento.