Gestiona los turnos con la función Shift Time de Shepherd
Para que un servicio sobre el terreno sea un éxito, deben ocurrir muchas cosas. Pero el éxito no consiste solo en acabar el servicio correctamente. También está toda la gestión administrativa, que es clave para que las facturas se envíen a tiempo y sin errores. Shepherd tiene la solución para que el técnico pueda colaborar en esta tarea sin que acabe con dolor de cabeza.
Registrar las horas de trabajo de los técnicos de servicios ahora es facilísimo gracias a la función Shift Time de Shepherd. Esta función simplifica la gestión del registro de horas y garantiza que todas las horas trabajadas se anoten y se reporten con precisión, evitando la necesidad de calendarios o de otras herramientas para gestionar eventos, que suelen generar problemas a la hora de integrar y de actualizar la información. El gerente de servicios también puede acceder a este registro, asegurando que todos estén al día.
Poniendo las cosas en marcha
Para acceder a la función Shift Time, la función Timesheet debe estar activada en la aplicación. Una vez activada, los técnicos pueden acceder fácilmente a la página de Timesheet, donde podrán consultar y gestionar tanto nuevas como viejas entradas de tiempo. La página de Timesheet resume y contabiliza el tiempo por día, además de permitir correcciones y de dejar que los empleados puedan darle el visto bueno a los datos antes de enviarlos al responsable para su validación.
Cuando los técnicos están listos, pueden crear un nuevo registro pulsando el icono «+». Sin embargo, esto no es posible si la opción «Empezar turno» no está activada en la configuración de la aplicación. Una vez activada, la aplicación guía al usuario para que pueda empezar a registrar su tiempo de forma rápida e intuitiva.
Gestionando lo imprevisible
Una vez que comienza un turno, el sistema puede registrar cualquier interrupción que ocurra a lo largo del día. Estas interrupciones pueden estar fuera del control del técnico y puede que no se puedan considerar facturables ni por parte del cliente ni del departamento de servicios, como podrían ser los retrasos por fallos en la maquinaria. Para registrar estas interrupciones, el técnico solo tiene que usar los botones de «Pausa» y «Reanudar», garantizando así un registro preciso del tiempo.
Si, por cualquier motivo, la pausa resulta ser el final del turno, es posible seleccionar el botón «Finalizar» en lugar del de «Reanudar». Esta flexibilidad permite a los técnicos registrar con precisión todas las horas trabajadas, incluso cuando hay pausas o interrupciones durante la jornada. Asimismo, Shepherd entiende que un técnico cansado y que trabaja en condiciones difíciles, podría pulsar el botón de «Finalizar» por error. Para evitar que un turno termine por error antes de tiempo, el técnico debe confirmar la finalización del turno en una ventana emergente antes de registrarlo.
Una característica clave de la función Shift Time de Shepherd es la restricción de solo un turno por día. Una vez iniciado un turno, este no se puede reiniciar ni duplicar en el mismo día. Puede que algunos técnicos tengan sus reservas sobre esta restricción, pero esta medida garantiza que los registros en el sistema reflejen los tiempos reales y no estimaciones de días, de semanas o incluso de meses pasados. Esta función evita errores y garantiza que no haya registros de tiempo duplicados. Cuando los técnicos estén listos para registrar su turno, el sistema les pedirá que confirmen la hora de inicio.
Toques finales
Una vez que el turno del día se confirma como finalizado, el sistema lo registra automáticamente en el correspondiente registro de horas de NetSuite. El turno completado se muestra junto con las demás entradas del registro de tiempo de la semana, proporcionando una vista completa de todas las horas trabajadas. Esta función permite a los gerentes de servicios y a los líderes de los equipos supervisar el tiempo semanal de los técnicos y obtener una visión general de las actividades diarias.
También ayuda a detectar cuándo un técnico puede necesitar apoyo adicional o si se están alcanzando los límites legales de un tipo particular de trabajo en un período determinado, evitando así riesgos para el personal y la posibilidad de infringir la ley.
La función Shift Time de Shepherd simplifica el registro de tiempo de manera significativa al proporcionar una solución centralizada y eficiente. Al reducir la necesidad de herramientas de planificación de terceros, la aplicación garantiza un seguimiento preciso del tiempo de los técnicos, promoviendo una forma sencilla y eficaz de gestionar las horas de trabajo.
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